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Linde / Industriekonzern
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Linde ist Weltmarktführer im Bereich Industriegase. Neben gebrauchsfertigen Gasen bietet Linde Prozessanlagen zur Gasgewinnung und -produktion.
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Hochintegrative Lösung für HR-Anwendungen mit attraktivem Benutzererlebnis
Internationale Einführung von SAP Fiori Self-Services (ESS/MSS) und SAP Fiori Launchpad bei Linde
Die umfassende Digitalisierung von HR-Prozessen mit einer hochintegrativen Plattform ist insbesondere für global agierende Unternehmen ein wichtiges Element zeitgemäßer strategischer Unternehmensführung. Die Bereitstellung von Self-Services für Mitarbeiter und Manager ist dabei ein zentraler Bestandteil, um HR Prozesse zu beschleunigen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und volle Transparenz für Mitarbeiter zu schaffen. Nicht nur Qualität und Umfang der bereitgestellten Funktionen, ist ausschlaggebend für eine positive User Experience, sondern auch eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche. Daher entschied sich Linde für die Einführung des Fiori Launchpads und somit für die vollständige Neugestaltung Ihres ursprünglichen SAP Portal basierten Self-Service Angebots. Ziel des Projektes ist es, die Akzeptanz und Nutzung der bestehenden Employee – und Manager Self-Services auch zukünftig sicherzustellen und die Endanwender durch ein positives Benutzererlebnis von Betroffenen zu Beteiligten zu machen.
Mit rund 74.000 Mitarbeitern weltweit erreicht der Bereich Human Resources bei Linde eine enorme Komplexität und bringt eine Vielzahl an operativen Aufgaben mit sich. Mit Employee Self-Services und Manager Self-Services schafft Linde schon seit geraumer Zeit eine Möglichkeit, wichtige Prozesse durch Einbeziehung der Mitarbeiter organisatorisch zu vereinfachen und ihnen unkompliziert Zugriff auf für sie relevante Informationen zu verschaffen. Dabei stand lange Zeit das Backend im Sinne der reinen Funktionalität der verschiedenen Self-Services im Vordergrund. Spätestens durch den Zusammenschluss von Linde AG und Praxair, Inc. zur Linde plc in 2018 wuchs jedoch der Druck, auch im Bereich des Frontends maßgebliche Veränderungen durchzuführen. Als langjähriger Partner für SAP-Projekte konnte projekt0708 die Plattform bei Linde für Self-Services auf Basis von SAP Fiori/SAPUI5 und des SAP Fiori Launchpads komplett überarbeiten. Dadurch wurde die User Experience maßgeblich verbessert und das Corporate Design funktionsübergreifend und nahtlos integriert. Zudem wurden die zwei eigenständigen Systeme der fusionierten Unternehmen unter einem Dach vereint, ohne dass die Anwender auf bewährte Funktionen und individuell gewachsene Applikationen verzichten müssen.
User Experience im Fokus der Einführung und Neugestaltung
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Länder Roll-Outs geplant
Vereinigung verschiedener Systeme nach Fusion
“Form follows function” ist nicht genug
Als global agierender Industriekonzern und Arbeitgeber setzt Linde unternehmensweit auf Lösungen der SAP. Seit der Einführung von SAP in 2008, im Nachgang zur Übernahme der britischen BOC plc, investiert das wachsende Unternehmen kontinuierlich in ein globales HCM System für alle Ländergesellschaften. Mit SAP war es bereits möglich, über die verschiedenen Stufen des Ausbaus des Unternehmens hinweg, alle relevanten HR-Prozesse in einem System (SAP ERP HCM) zentral zu verwalten.
Im Zuge der Fusion mit der Praxair Inc. und der damit einhergehenden Anbindung an das vorhandene SAP HR-System wurde deutlich, dass zwei sehr unterschiedliche Systeme und Ansätze aufeinandertrafen. Auf der einen Seite verfügte die ehemalige Linde AG über ein funktional anspruchsvolles System, das mit einer globalen Datenstruktur und hoher Konsistenz überzeugte. Auf der anderen Seite arbeiteten die neuen US-amerikanischen Kollegen bis dato mit einer webbasierten Plattform mit Workflows, die vor allen Dingen für ihre Anwenderfreundlichkeit geschätzt wurde. Zusätzlich zu den Komplexitäten der HR/IT Systemarchitektur kam es im Zuge der Fusion zu einer organisatorischen Verlagerung der Zuständigkeit für IT-Systemlösungen. Diese nahm die einzelnen Fachbereiche des Unternehmens mehr in die Verantwortung und verschob so den Blickwinkel verstärkt in Richtung Endanwender.
„Im Vergleich zu vielen anderen Unternehmen ist es uns über unser Wachstum hinweg, auch mit Hilfe von projekt0708, immer gelungen, mit einem globalen SAP HR-Mandanten zu arbeiten und so alle Mitarbeiter und Prozesse global konsistent in einem System zu verwalten“, erklärt Holger Holz, Director Global HR Systems. „Vor dem Hintergrund, dass auch SAP verstärkt damit begonnen hatte, in die Themen User Interface und User Experience zu investieren, entstand die Überlegung, unser System durch die Auseinandersetzung mit dem Thema SAP Fiori auch optisch und in Fragen der Anwenderfreundlichkeit auf ein neues Level zu bringen. Somit wollten wir uns nun auch auf das Frontend, also die Benutzeroberfläche, fokussieren, anstatt ausschließlich ins Backend zu investieren. Hier war für uns projekt0708 der erste Ansprechpartner.“
Das Pilotprojekt startete in den USA, da es vorrangig die 10.000 neuen Mitarbeiter der ehemaligen Praxair, Inc. waren, die mit der Migration in das gemeinsame System gefühlt einen Schritt zurück machten - zumindest hinsichtlich Look & Feel der Oberfläche. Nach erfolgreichem Go-Live des Pilotlandes folgten unmittelbar die Länder Roll-Outs in Kanada, UK, Irland und Singapur.
„Lasst uns das was wir haben attraktiv machen – und zwar richtig attraktiv.”
Holger Holz, Director Global HR Systems bei Linde
Pragmatisch, funktional, effektiv und elegant
Mit der geplanten Modifizierung der Benutzeroberfläche der Self-Services sollte in erster Linie dem Wunsch nach mehr Benutzerfreundlichkeit gefolgt werden. Gleichermaßen ging es für projekt0708 darum, den großen Funktionsumfang, der auch an vielen Stellen weit über den SAP Standard hinaus geht, vollständig zu erhalten und, wo möglich und sinnvoll, zusätzlich zu erweitern.
Historisch betrachtet ist das System am Standort des Pilotprojekts über Jahre gewachsen und setzte sich somit aus einer Vielzahl Services, Diensten und Applikationen zusammen. Zwar orientierte man sich grundsätzlich nah am SAP-Standard, oftmals passte man aber das System auch durch Modifikationen und Konfigurationen den individuellen Bedürfnissen an. Daher stand am Anfang des Projektes eine umfassende Fit-Gap-Analyse auf der Agenda.
Die größte Herausforderung war, gewohnte Funktionen im neuen User Interface funktional und prozessual exakt nachzubilden“, erinnert sich Dirk Jäckel, Projektverantwortlicher und Managing Director/CTO bei projekt0708. „Das ist uns, trotz der Heterogenität des vorhandenen Systems, das sich zum Teil stark vom SAP-Standard unterschied, gut gelungen.“
Im Ergebnis konnte projekt0708 viele der gewohnten Funktionen über die neuen SAP Fiori Standard Applikationen abbilden. Dennoch gab es einige Third-Party-Anwendungen, die ebenso in ein ansonsten geschlossenes HR-IT Ecosystem integriert werden mussten. Durch eine ganzheitliche Gestaltung der Plattform mit übergangslosen Absprung-Punkten zu den jeweiligen Systemen konnte jedoch das einheitliche Look & Feel gewährleistet werden.
Auch wenn noch nicht alle Funktionen vollständig umgesetzt wurden, ist es projekt0708 mithilfe des Fiori Launchpads gelungen, eine einzigartige individuelle Plattform für die Linde Self-Services zu entwickeln. Diese decken auch bereits die internationalen Anforderungen des global agierenden Unternehmens ab.
Dabei wurde von Anfang an das Ziel verfolgt, weitere Roll-Outs in anderen Ländern mit hohem Tempo in großer Breite umsetzen zu können. In diesem Sinne bewährt sich der Aufbau einer Plattform mittels dem SAP Fiori Launchpad als zentraler Einstiegspunkt für Endanwender, einem hohen Anteil an standardnahen Anwendungen (siehe Abbildung links) und der Portierung kundenspezifischer Lösungen im Bereich der Servicezuordnung zu verschiedenen Anwendergruppen. Das System ist hier an wichtigen Stellen individualisierbar und ermöglicht grundsätzlich mit geringem Aufwand eine Anpassung an länderspezifische oder zum Teil firmenspezifische Anforderungen.
Im konkreten Fall vereint die neue Plattform 16 Services, die zur Hälfte aus Fiori-Standard-Apps sowie aus einigen kundeneigenen Entwicklungen bestehen.
„Die von projekt0708 erbrachte Leistung war über alle Bereiche hinweg hervorragend.”
Holger Holz Director Global HR Systems bei Linde
Eine Aufgabe für Experten
Die langjährige, erfolgreiche und zuverlässige Zusammenarbeit in vorausgehenden HR/IT Projekten war ausschlaggebend dafür, dass sich Linde für projekt0708 entschieden hat.
Neben der Erfahrung in zahlreichen internationalen Projekten erwies sich in diesem Fall vor allen Dingen die mit der SAP Recognized Expertise bescheinigte Kompetenz im Bereich User Experience als beste Voraussetzung.
Im aktuellen Projekt entschied sich projekt0708 für einen hybriden Ansatz aus einerseits agilen Elementen wie beispielsweise iterativen Feedbackschleifen und andererseits klassischen Projektmanagementmethoden, wie bspw. Fit-Gap-Analyse und Testmanagement. Dabei mussten unterschiedlichste Stakeholder, bei nicht immer klar abgrenzbaren Zuständigkeiten, berücksichtigt werden.
„Die von projekt0708 erbrachte Leistung war über alle Bereiche hinweg hervorragend“, erklärt Holger Holz. „Dabei war vor allen Dingen die internationale Komplexität eine Herausforderung“. Hier konnte projekt0708 bei technischen Teilaspekten unterstützen, die sich nicht auf den Kern des eigentlichen Projekts beschränkten. „Die Kollegen von projekt0708 sind weit über das Übliche hinausgegangen“, betont Holz.
Eine Basis für ehrgeizige Zukunftspläne
Die allgemeine Akzeptanz der Endanwender war bereits in frühen Phasen ein übergeordnetes Ziel des Projekts und war im Resultat sehr hoch. Selbst vermeintlich banale Neuerungen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, eigenständig Adressänderungen vornehmen zu können, stellen einen wesentlichen Mehrwert für die Linde-Nutzer in den USA dar.
Darüber hinaus wird vor allen Dingen die Interaktion mit dem „Virtual Agent“, einem in die Plattform integrierten Chatbot, sehr positiv wahrgenommen. Damit wächst das Interesse an der bisher nur für die USA ausgerollten Lösung auch in anderen Ländern spürbar. Um diese frühe Begeisterung weiter zu aufrechtzuerhalten, hat sich Linde entschieden, die Weiterentwicklung des Systems hintenanzustellen und stattdessen den breiten Roll-out in etwa 75 Ländern zu forcieren.
Um die Akzeptanz gezielt weiter zu erhöhen, erwägt Linde die Einführung eines Rating-Systems, mit dem es Mitarbeitern noch besser möglich sein soll, Einfluss auf die Weiterentwicklung des Systems nach ihren individuellen Bedürfnissen zu nehmen.
In einem zweiten Schritt soll zusätzlich zum Self-Service-Angebot der Automatisierungsgrad weiter erhöht werden, wofür die Fiori-Plattform das geeignete Fundament bildet. Zusätzlich sollen mehr Workflows eine schnellere Durchlaufzeit und eine kürzere Bearbeitungszeit für HR-Prozesse ermöglichen.
Als unmittelbares Ziel steht jedoch der Roll-out in insgesamt etwa 75 Ländern an. Hierzu soll in einem nächsten Schritt evaluiert werden, welche Zeit für einen einzelnen Roll-out Sprint, abhängig von nationalen Voraussetzungen und Anforderungen, kalkuliert werden muss. Die aktuelle Zielsetzung sieht einen Abschluss bis zum vierten Quartal 2022 vor. Abhängig von verfügbaren Kapazitäten streben Linde und projekt0708 noch ehrgeizigere Zeitpläne an.
„Dabei war vor allen Dingen die internationale Komplexität eine Herausforderung. Hier konnte projekt0708 bei technischen Teilaspekten unterstützen, die sich nicht auf den Kern des eigentlichen Projekts beschränkten. Die Kollegen von projekt0708 sind weit über das Übliche hinausgegangen.”
Holger Holz, Director Global HR Systems bei Linde
