Beantragung und Verwaltung von Mehrarbeitsanträgen mittels SAP ESS/MSS Services

Mit Hilfe des von projekt0708 umgesetzten Mehrarbeitsantrages können die zuständigen Führungskräfte innerhalb des Manager Self-Services (MSS) oder die Mitarbeiter selbst, in Form eines Employee Self-Services (ESS), Mehrarbeitsanträge direkt im SAP System initiieren und abwickeln (lassen).

Warum Mehrarbeitsanträge? 

Mehrarbeiten gehören aufgrund saisonaler Schwankungen oder besonderer Auftragslagen immer öfter zum Alltag vieler Unternehmen. Ein Mehrarbeits­antrag wird gestellt, wenn der Mitarbeiter voraussichtlich mehr arbeiten soll bzw. muss, als es sein Arbeitsvertrag vorsieht. In Konzernen fallen in der Regel jährlich Mehrarbeits­anträge im fünfstelligen Bereich an.

Oftmals werden Mehrarbeitsanträge konventionell, d. h. papierbasiert gestellt und zwischen den Verantwortlichen ausgetauscht.

Enorme Entlastung für Manager und Personalverantwortliche 

Mit dem Mehr­arbeitantrag für SAP HCM Self-Services können Führungskräfte Mehrarbeits­anträge für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einreichen. Durch den digitalen Prozess werden wertvolle Ressourcen eingespart, der administrative Aufwand in der Personal­abteilung verringert und die Durchlauf­zeiten der Anträge erheblich beschleunigt.

Dank dem standadisierten und revisions­sicheren Prozess zur Beantragung von Mehrarbeiten müssen Formulare nicht länger manuell im SAP System hinterlegt werden. Auch werden Medien­brüche vermieden. 

Unser Use-Case zeigt einen digitalen Lösungs­ansatz auf Basis einer komplexen Individual­programmierung für ein Unternehmen der Automobil­industrie, welches mittels SAP Fiori bzw. SAPUI5 realisiert wurde. Die Antrags­stellung für Mehrarbeit wird in diesem Szenario durch den betreffenden Mitarbeiter selbst (ESS), oder in Form eines Manager Self-Services (MSS) von der zuständigen Führungs­kraft im SAP HCM System initiiert.  

Alle Features im Überblick

  • Flexibel konfigurierbarer Genehmigungs­prozess (workflow­gesteuert) inkl. automatischer E-Mail-Benachrichtigung an alle Prozessbeteiligten
  • Intuitive sowie responsive Benutzer­oberfläche (auf Basis SAPUI5) für alle Prozzess­beteiligten und Devices
  • Durchgängiger End-to-end-Prozess mit dem Ziel minimaler Bearbeitungs­zeiten und der Vermeidung von Medienbrüchen
  • Kein manueller Pflegeaufwand für diverse Fachbereiche
  • Möglichkeit für Massenanträge und -genehmigungen 
  • Einfache und schnelle Nachverfolgung der Aufträge sowie aktuelles und übersichtliches Reporting
  • Integrative Weiterverarbeitung aller relevanten Daten z. B. innerhalb der SAP HCM Zeitwirtschaft (PT) und Personalabrechnung (PY)

 

 

 

Bestandteile des Mehrarbeitsantrages

Der Mehrarbeitsantrag bezieht sich immer auf einzelne Personen und kann immer nur dann freigegeben werden, wenn die aufgeführten Mitarbeiter, das Thema und die Begründung für die Entscheidung dem Genehmiger vorliegen. Die Formularmaske des Mehrarbeitsantrags weist dementsprechend mindestens die folgende Bestandteile auf:

  • die Antragskategorie (wie Messen, Dienstreise, Wochenendproduktion)
  • Thema
  • Zeitraum (Kontingent oder tagesgenau)
  • Mitarbeiter
  • Mitarbeitereinverständnis
  • Begründung für die Entscheidung
  • Ausgleichsart (Freizeitausgleich vs. Auszahlung)

Workflow Definition

Der mit Hilfe von projekt0708 umgesetzte Mehrarbeitsantrag  bringt einen definierten Workflow als "Vorschlag" für die Steuerung des Genehmigungsprozesses mit, welcher individuell konfiguriert werden kann: 

  • Konfigurierbares Prozess-Template
  • Automatisierter mehrstufiger Genehmigungsprozess: Flexible Abbildung der Genehmigungsschritte
  • Konfiguration der Aktivitäten vor und nach der Genehmigung bzw. Ablehnung und nach der Verbuchung
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an alle Beteiligten / Rollen 

Transparentes Reporting

Alle gestellten Anträge und Mehrarbeitskonten der Mitarbeiter sind jederzeit für alle Vorgesetzten, Sachbearbeiter und Betriebsräte einsehbar. Dadurch können Sie die Kontrolle behalten, rechtliche Rahmenbedingungen einhalten und eventuelle Arbeitszeitverstöße vorbeugen.

 

 

Mobilfähige Lösung

Der mit Hilfe von projekt0708 umgesetzte Mehrarbeitsantrags basiert auf der neuesten SAPUI5/SAP Fiori Technologie und ermöglicht somit den Nutzern eine intuitive Bedienbarkeit. Das UI5-Framework ist responsive und daher sowohl für Mobile-, als auch für eine Desktop-Bedienung geeignet.

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