Kopejsko und sein Team suchten eine Lösung für das Enterprise-Content-Management (ECM), um das 2014 eingeführte Vergütungsmodell mit den Komponenten Bonus, Merit Increase und Individual Salary Increase (ISI) zu planen und umzusetzen. Mit Hilfe der Lösung sollten die systemgestützte Planung, die Berechnung und das Reporting gesellschaftsübergreifend für alle 40 Länder standardisiert werden. Zudem ging es Benteler darum, Skaleneffekte zu nutzen, also Transparenz zu schaffen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren, um die Datenqualität zu verbessern und um schneller reagieren zu können. Da bereits in anderen Unternehmensbereichen das Personalwirtschaftssystem SAP ERP HCM zum Einsatz kommt, wurde das Vergütungsmanagement auf der Basis von SAP präferiert. „Es war schwer, am Markt einen Anbieter zu finden, der sowohl das entsprechende Know-how besitzt als auch die internationale Erfahrung, die man für ein Projekt wie das unsere benötigt“, erklärt Ralf Landgraf, der als IT Business Application Architect für die IT-Koordination verantwortlich war. Benteler wandte sich daher direkt an SAP, um eine kompetente Unterstützung für das Vorhaben zu finden. Aufgrund einer Empfehlungen des Softwareherstellers und eines anschließenden Auswahlverfahrens fand Benteler in projekt0708 den Partner, der den Vorstellungen des Industriekonzerns entsprach.
Die Herausforderung bestand darin, dass die SAP ECM Lösung mit den Prozessen Bonus, Merit und ISI von Anfang an global in einem „Big-Bang-Verfahren“ zum Einsatz kommen und nicht, wie häufig üblich, sukzessive Land für Land ausgerollt werden sollte. Daher bezog Benteler die Stakeholder aus den einzelnen Regionen früh mit ein und legte zum Beispiel vorab Testtage in der Zentrale in Paderborn fest, zu denen die Projektteilnehmer aus den 40 Ländern, in denen Benteler aktiv ist, eingeladen wurden. „Da das Projektdesign global ausgelegt wurde, mussten unterschiedliche Währungen und deren Umrechnungskurse berücksichtigt werden“, nennt Dirk Jäckel, Geschäftsführer des SAP HCM Spezialisten projekt0708, eine Kernanforderung des Projekts. Darüber hinaus bildet Benteler den kompletten Bonus-Prozess von der dem Bonus zugrundeliegenden Berechnungsformel bis hin zur Berechnung der Total Target Achievements mit SAP ECM ab. „Dadurch erreichen wir sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kollegen in der HR-Abteilung mehr Transparenz“, sagt Birgit Bertels aus dem Comp & Ben-Bereich der Benteler Automobiltechnik.