„EIN NEUES IT-TOOL FÜR DAS GLOBALE COMPENSATION &
BENEFITS-MANAGEMENT”
Benteler reduziert den Arbeitsaufwand im HR-Management deutlich

Unternehmen / Branche
Benteler International AG / Automotive, Maschinenbau

Leistungsspektrum
Die Benteler International AG ist ein ehemals deutsches Indu­strie­unter­nehmen, das seit 2010 mit Sitz in Österreich in den Bereichen Auto­mobil­technik, Stahl- und Rohrproduktion, Maschinenbau und Distribution tätig ist.

Website
www.benteler.com

Gerade Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern benötigen für ein professionelles Compensation-Management eine geeignete IT-Lösung, mit deren Hilfe sich die Transparenz und Qualität der eigenen HR-Daten für den Bereich Compensation & Benefits sowie die Effizienz der damit verbundenen HR-Prozesse konzernweit sicherstellen lassen. Dabei gilt: Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind die Anforderungen an das HR-Management. Der Salzburger Industriekonzern Benteler International AG mit Niederlassungen in 40 Ländern hat sich dieser Herausforderung gestellt.

Seit 140 Jahren steht der Name Benteler für Material-, Fertigungs- und Technologie­kompetenz in den Bereichen Automobil­technik, Stahl- und Rohrproduktion sowie Maschinenbau. Die eigentümer­geführte Unternehmens­gruppe mit einem Jahresumsatz von rund 8 Milliarden Euro beschäftigt 30.000 Mitarbeiter an über 150 Standorten. Unter dem Dach der Benteler International AG sind die drei Geschäfts­bereiche Automobil­technik, Steel/Tube und Distribution zusammengefasst. Angesichts der Unternehmens­größe legt Benteler viel Wert auf kurze Entscheidungswege, optimale Entwicklungs­perspektiven für die eigenen Mitarbeiter sowie ein Höchstmaß an Kunden­orientierung in allen Geschäfts­bereichen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, suchte Benteler nach einer geschäftsbereichs-übergreifenden IT-Lösung im Bereich Vergütungs­management, um alte und aufwendige Prozesse abzulösen.

Bislang wurde die Bonus­administration für jeden Geschäfts­bereich separat und manuell bearbeitet, was mit einem hohen Fehlerrisiko einherging. Zudem fehlte es an einer Schnittstelle zur Payroll, wodurch ein enormer Arbeits- und Zeitaufwand entstand. Das galt insbesondere für Ein- und Austritte von Mitarbeitern sowie für ihre Wechsel zwischen den oder innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche. „Auch bei der Rückstellungs­berechnung, die wir mindestens einmal im Quartal vornehmen, ergab sich ein sehr hoher Workload“, ergänzt Andreas Kopejsko, Head of Corporate Compensation & Benefits von Benteler.

Planung, Berechnung und Reporting für 40 Länder

„Dadurch erreichen wir sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kollegen in der HR-Abteilung mehr Transparenz.”
Birgit Baertels, Compensation & Benefits-Bereich, Benteler Automobiltechnik

Kopejsko und sein Team suchten eine Lösung für das Enterprise-Content-Management (ECM), um das 2014 eingeführte Vergütungs­modell mit den Komponenten Bonus, Merit Increase und Individual Salary Increase (ISI) zu planen und umzusetzen. Mit Hilfe der Lösung sollten die systemgestützte Planung, die Berechnung und das Reporting gesellschafts­übergreifend für alle 40 Länder standardisiert werden. Zudem ging es Benteler darum, Skaleneffekte zu nutzen, also Transparenz zu schaffen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren, um die Datenqualität zu verbessern und um schneller reagieren zu können. Da bereits in anderen Unternehmens­bereichen das Personal­wirtschafts­system SAP ERP HCM zum Einsatz kommt, wurde das Vergütungs­management auf der Basis von SAP präferiert. „Es war schwer, am Markt einen Anbieter zu finden, der sowohl das entsprechende Know-how besitzt als auch die internationale Erfahrung, die man für ein Projekt wie das unsere benötigt“, erklärt Ralf Landgraf, der als IT Business Application Architect für die IT-Koordination verantwortlich war. Benteler wandte sich daher direkt an SAP, um eine kompetente Unterstützung für das Vorhaben zu finden. Aufgrund einer Empfehlungen des Softwareherstellers und eines anschließenden Auswahlverfahrens fand Benteler in projekt0708 den Partner, der den Vorstellungen des Industriekonzerns entsprach.

Die Herausforderung bestand darin, dass die SAP ECM Lösung mit den Prozessen Bonus, Merit und ISI von Anfang an global in einem „Big-Bang-Verfahren“ zum Einsatz kommen und nicht, wie häufig üblich, sukzessive Land für Land ausgerollt werden sollte. Daher bezog Benteler die Stakeholder aus den einzelnen Regionen früh mit ein und legte zum Beispiel vorab Testtage in der Zentrale in Paderborn fest, zu denen die Projekt­teilnehmer aus den 40 Ländern, in denen Benteler aktiv ist, eingeladen wurden. „Da das Projektdesign global ausgelegt wurde, mussten unter­schiedliche Währungen und deren Umrechnungs­kurse berücksichtigt werden“, nennt Dirk Jäckel, Geschäftsführer des SAP HCM Spezialisten projekt0708, eine Kern­anforderung des Projekts. Darüber hinaus bildet Benteler den kompletten Bonus-Prozess von der dem Bonus zugrunde­liegenden Berechnungsformel bis hin zur Berechnung der Total Target Achievements mit SAP ECM ab. „Dadurch erreichen wir sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kollegen in der HR-Abteilung mehr Transparenz“, sagt Birgit Bertels aus dem Comp & Ben-Bereich der Benteler Automobiltechnik. 

Arbeitsaufwand auf ein Fünftel reduziert

Zusammen mit projekt0708 gelang es Benteler dank der zentralisierten Konzern­struktur innerhalb eines Jahres, die SAP ECM Lösung in allen 40 Ländern zu imple­mentieren. „Ein äußerst sportlicher Ansatz, für den andere Unternehmen etliche Jahre brauchen“, sagt projekt0708-Geschäftsführer Jäckel. Das Kompliment gibt Kopejsko zurück: „Die Mitarbeiter von projekt0708 waren sehr motiviert, unsere Prozesse bis ins Detail zu verstehen.“ Kopejsko betont außerdem das positive Feedback aus den auslän­dischen Nieder­lassungen. „Tatsächlich empfanden die Kollegen viel Freude, an dem Projekt mitzuwirken, obwohl sie es on top zu ihrer täglichen Arbeit erledigen mussten“, ergänzt der Leiter des Bereichs Corporate Compensation & Benefits.

Benteler hat schließlich aus dem Projekt bedeutende Vorteile gezogen: Abgesehen von einer erhöhten Transparenz und Datenqualität innerhalb der Prozesse, die nun geschäfts­bereichs­übergreifend in SAP ECM betrieben werden, hat sich der Workload der HR-Mitarbeiter, die bislang in diese Prozesse involviert waren, auf ein Fünftel reduziert. Für Benteler ist SAP ECM die Basis für weitere system­gestützte IT-Lösungen, um zum Beispiel in Zukunft auch vergütungs­relevante KPIs zu berechnen. Für Kopejsko besteht daher Interesse an einer weiteren Zusammenarbeit mit projekt0708.