Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting im Einzelhandel

Wie dm-drogerie markt sein Recruiting länderübergreifend aufstellt

Unternehmen / Branche
dm-drogerie markt GmbH + Co. KG / Einzelhandel

Leistungsspektrum
1973 eröffnete der erste dm-Markt in Karlsruhe. Heute ist dm in 13 europäischen Ländern mit mehr als 3.700 Märkten präsent. Um das Einkaufen bei dm zu einem Erlebnis zu machen, arbeiten in Europa rund 62.500 Mitarbeiter - davon rund 41.000 in Deutschland.

Website
www.dm.de

Karriereseite (inkl. Quick Apply)
www.dm-jobs.com

Eine Kurzbewerbungs-App für Jobinteressenten, schlanke und einheitliche Recruiting-Prozesse im dm-Verbreitungsgebiet sowie eine frische, spannende Karrierewebsite: Diese Ziele erreichte das international tätige Drogerieunternehmen dm-drogerie markt mit der Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting, unterstützt durch ihren Implementierungspartner.

 

Lesen Sie den Anwenderbericht auch in der 3. Ausgabe der S@PPORT 2021.

 

Das Drogerieunternehmen dm wollte sein Recruiting neu gestalten und suchte nach einem geeigneten System sowie nach externer Unterstützung. Die Evaluierung sollte im Rahmen eines Proof-of-Concepts anhand definierter Use Cases erfolgen. Man bat also die potenziellen Software-Anbieter und -Dienstleister, zunächst konkrete Anwendungsfälle exemplarisch umzusetzen. „Im Rahmen der agilen Projektentwicklung war uns wichtig, unseren künftigen Usern schon vorab einen Eindruck zu vermitteln, wie eine neue Lösung aussehen könnte“, erläutert Dominik Hucker, IT-Produktverantwortlicher für Mitarbeitersysteme bei dmTECH, der IT-Tochter von dm. Hucker und seine Kollegin Amelie Schiborr, die im Fachbereich HR das E-Recruiting verantwortet, leiten gemeinsam das Projekt zur Einführung des neuen E-Recruiting-Systems. 

Länder­übergreifendes
Recruiting-System

8

Länder
Roll-Outs
Nahtlos integrierte
Karriere-Website

Unkompliziert bewerben

Das überzeugendste Gesamtkonzept wurde gemeinsam von SAP und projekt0708 auf Basis von SAP SuccessFactors Recruiting präsentiert. Als Proof-of-Concept hatte das Münchner IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen projekt0708 auf Basis der SAP Cloud Platform eine Zusatzentwicklung für SAP SuccessFactors Recruiting vorgestellt, mit der sich Jobinteressenten ohne zeitaufwändige Registrierung auf gewünschte Stellen bei dm mobil bewerben können.

Eine solche Bewerbungsmöglichkeit mit reduzierten Hürden war eine der wichtigsten Anforderungen an das neue Recruiting-System, wie Schiborr erklärt – aber eben nicht die einzige. Der Kriterienkatalog war umfangreich: Gesucht wurde ein länderübergreifendes, unternehmensweites System, das sämtliche bestehenden Prozesse für externe wie interne Bewerber abbildet und dabei auch skalierbar ist für neue Bewerbungsverfahren, z. B. über Social Media Plattformen wie Xing oder LinkedIn. Eingeführt werden sollte es zunächst in den Ländern des dm-Verbreitungsgebietes: Slowakei, Kroatien, Deutschland und Österreich. Hucker beschreibt die Kriterien für die einzelnen Stakeholder-Gruppen – wie beispielsweise Bewerber, Filialleiter und Recruiter: „Für Jobinteressenten sollte der Aufwand bei der Bewerbung minimiert werden; wichtig sind hier zudem Informationen zur geografischen Lage der ausgeschriebenen Stellen“.

Zu den Besonderheiten im Einzelhandel gehören dezentrale Prozesse, auch im Recruiting. Nicht selten bewerben sich Interessenten persönlich mit ihren papierbasierten Bewerbungsunterlagen direkt in den dm-Märkten („Walk-In Candidates“). Auch diese Prozesse in den einzelnen Filialen galt es im neuen Recruiting-System zu berücksichtigen.

Die Recruiter sollten vor allem bei der Bewerber-Vorauswahl wirkungsvoll unterstützt werden.

Parallel stand zudem ein Relaunch der Karrierewebsite an. Hier war vor allem ein nahtloser Übergang von Contentseiten zu vakanten Positionen im Jobportal gewünscht. 

„Für Jobinteressenten sollte der Aufwand bei der Bewerbung minimiert werden; wichtig sind hier zudem Informationen zur geografischen Lage der ausgeschriebenen Stellen”
Amelie Schiborr, Key User SuccessFactors E-Recruiting, dm-drogerie markt GmbH + Co. KG

Neues Recruiting-System in vier Ländern des dm-Verbreitungs­gebietes

Alle Anforderungen der einzelnen Stakeholder Gruppen wurden zu Beginn innerhalb von umfangreichen Workshops mit Nutzervertretern diskutiert und gesammelt. Innerhalb von elf Monaten gelang die Umstellung auf SAP SuccessFactors Recruiting an den kroatischen und slowakischen Standorten. Dort war zuvor noch keine vergleichbare Lösung im Einsatz, es wurde im Wesentlichen mit Microsoft Excel oder manuellen Papierprozessen gearbeitet. An den Standorten in Deutschland und Österreich war ursprünglich das On-Premises basierte SAP E-Recruiting im Einsatz, hier erfolgte die Umstellung auf SAP SuccessFactors im Anschluss.

Im Ergebnis konnte so an den Firmenstandorten in der Slowakei und Kroatien erstmals ein digitalisierter Workflow implementiert werden. Aber auch in den deutschen und österreichischen Niederlassungen brachte die Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting die gewünschten Verbesserungen:

Kurzbewerbungs-App

„Die neue Anwendung führt die Anwender intuitiv durch den gesamten Prozess”
Dominic Hucker, K, IT-Produktverantwortlicher für Mitarbeitersysteme, dmTECH

Bewerber brauchen mit der neuen Kurzbewerbungs-App „Quick Apply“ jetzt nur noch wenige Kerndaten einzugeben. Der Lebenslauf kann wahlweise vom Smartphone oder aus der Cloud hochgeladen werden. Benötigte Daten werden automatisch extrahiert, Registrierung und Dateneingaben entfallen. Auch die Informationen zu den angebotenen Stellen wurden für Interessenten optimiert: Anhand einer Geokarte sind die offenen Stellen nun direkt visualisiert.

Für die Filialleiter bedeuten die schlankeren Prozesse vor allem eine Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung bei der Mitarbeitersuche. „Die neue Anwendung führt die Anwender intuitiv durch den gesamten Prozess“, so Hucker. Auch hier unterstützt die neue Kurzbewerbungs-App, da Papierdokumente, wie der Lebenslauf, mittels Smartphone abfotografiert und wie beschrieben automatisiert verarbeitet werden können.

Die Recruiting-Verantwortlichen verfügen mit dem integrierten Cockpit über einen umfassenden Überblick über alle Bewerbungsvorgänge, können Tracking- und Analysetools im neuen System nutzen und eigene Reports erstellen.

Karriereseite: Von der Information zur Interaktion

Laut dm stellt vor allem die neue länderübergreifende Karriereseite einen großen Mehrwert dar. Mit Hilfe des Career Site Builders von SAP SuccessFactors kann die Seite nun direkt durch den Fachbereich HR verwaltet und aktualisiert werden. Hinzu kommen umfangreiche kundenindividuelle Anpassungen auf Basis der „Career Site Components“ von projekt0708, einem „Baukasten“ zur Gestaltung von attraktiven Karriere-Seiten. „Es war ein intensiver, arbeitsreicher Prozess. Im Ergebnis ist uns eine fließende Verknüpfung von Content und Bewerberportal gelungen“, resümiert Schiborr.

Während dm bereits weitere Verbesserungen plant, profitieren die Anwender auch von den kontinuierlichen Weiterentwicklungen des Systems durch den Hersteller selbst. Dabei schätzen die Projektverantwortlichen den weiterführenden Support durch den Implementierungspartner.

In einem weiteren Schritt ist für das Jahr 2020 der Roll-out des neuen Recruiting Systems an weiteren Standorten des Verbreitungsgebiets von dm geplant.

„Mit den Kollegen von projekt0708 haben wir einen Partner an unserer Seite, der uns nicht nur technisch berät, sondern auch unsere Prozesse und spezifischen Anforderungen versteht.“
Amelie Schiborr, Key User SuccessFactors E-Recruiting, dm-drogerie markt GmbH + Co. KG
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