„SAP Fiori Apps beschleunigen HR-Prozesse im Einzelhandel”
SAP Prozesse und Formulare für mobile Anwendungen

Unternehmen / Branche
dmTECH GmbH / Einzelhandel

 

Leistungsspektrum

Mit über 800 Mitarbeitern und als 100%­-Tochter von dm-drogerie markt, Deutschlands umsatz­stärkstem Drogerie­markt, ist dmTech verantwort­lich für innovative Lösungen innerhalb des dm-drogerie markt Online-Shops, für Kunden- und Mitarbeiter-Apps sowie für die IT in den dm-Märkten, den Verteilzentren und der Zentrale.

 

Website
https://www.dm-jobs.com/dmTECH

Für Nutzer der SAP ERP HCM Suite ist ein Umstieg zum Personalmanagement in die HR-Cloud eine Herausforderung. Wie sollte man diese Veränderung angehen? Mit Mut zu neuen Lösungen und iterativer Umsetzung, um die Verbesserungen schnell nutzbar zu machen – so lässt sich das Erfolgsrezept einer großen Drogeriemarktkette beschreiben. Neu dabei ist die Verknüpfung der on-premise basierten Komponente „Prozesse und Formulare“ mit Fiori-Apps für die mobile Nutzung.

Keine Frage: Technologische Änderungen im Personalmanagement, vor allem in den Kernanwendungen, wollen sorgfältig geplant sein; Mitarbeiterrechte, Datenschutz und Mitbestimmung der Betriebsräte sind zu berücksichtigen. Für Unternehmen, die SAP ERP Human Capital Management (HCM) im Einsatz haben, drehen sich die Überlegungen meist um die Frage, wann und in welchem Umfang ein Umstieg auf die zukunftsträchtige Cloudlösung SAP SuccessFactors erfolgen soll. Eine allgemeingültige Antwort kann es nicht geben. Wenn aber bereits konkrete Prozessverbesserungen anstehen, sind neue Ideen und  tragfähige „Brückenlösungen“ besser als Abwarten – diese Erfahrung machte man bei dmTECH, dem IT-Tochterunternehmen der Drogeriemarktkette dm.

Seit Längerem schon suchte man hier nach einer zeitsparenden Lösung für die klassischen HR-Prozesse wie etwa Arbeitszeitänderung oder unbefristete Übernahme. Zwar standen die Antragsformulare im Intranet bereits digital innerhalb von MS Sharepoint zur Verfügung. Am Ende mussten aber die bewilligten Formulare von den Mitarbeitern der Personalabteilung aufwendig manuell verbucht werden, d. h. eine Integration in das SAP HCM-Backendsystem war nicht gegeben. Vor allem in den Filialen nahm zuvor das Ausfüllen der sehr langen Formularmasken viel Zeit in Anspruch, die eigentlich für das Tagesgeschäft benötigt wurde. Umfangreiche Einzelangaben wie Mitarbeiternummer, Personaldaten oder Tarifvorgaben waren zunächst herauszusuchen und dann manuell einzutippen. 

Mobilfähige Benutzeroberfläche für das On-Prem-System

„Die Anwendungen sind so selbster­klärend, dass es keiner Schulung bedurfte”
IT-Inhouse Consultant und stellvertretender Projektleiter Constantin von Hornung

Es waren zwei Veränderungen, die letztlich den Anstoß zum Change-Prozess gaben: Nach dem geplanten Umstieg auf MS Office 365 brauchte es in jedem Fall eine neue Lösung für die Formulare. Noch entscheidender aber war, dass im Zuge der Digitalisierung ab 2016 alle dm-Mitarbeiter mit einem Smartphone ausgestattet wurden. „Mobile first“ macht natürlich Sinn, wenn wie bei der Drogeriekette der überwiegende Teil der Belegschaft in den Filialen, nah am Kunden und nicht am Schreibtisch arbeitet.

Die neue Lösung musste also vor allem mobilfähig sein. Bei dmTECH wollte man dafür ein Toolset nutzen, das in der SAP HCM Suite bereits enthalten ist: „Prozesse und Formulare“. Die Prozesse bzw. Templates aus diesem Baukastensystem sind zunächst zu kopieren und auf die jeweiligen Anwendungsfälle anzupassen. Standardmäßig können dafür Web Dynpro ABAP oder auch Adobe Interactive Forms – und seit kurzem auch SAP Fiori – als Benutzeroberflächen verwendet werden. Gleichzeitig hat SAP aber auch die Möglichkeit geschaffen, beliebige weitere User Interfaces mit anzubinden – somit auch die in diesem Fall implementierten, kundenspezifischen SAPUI5 Oberflächen. Da diese individuell programmiert werden mussten, suchten die IT-Verantwortlichen nach Unterstützung. „SAP empfahl uns als Umsetzungspartner projekt0708 aus München“, berichtet Constantin von Hornung, IT-Inhouse Consultant bei dmTECH und stellvertretender Projektleiter.

projekt0708, Spezialist für SAP-Cloudlösungen für HR (SAP SuccessFactors), SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) und SAP-Concur-Lösungen verfügt über die nötige Expertise in der Mobilisierung von Geschäftsanwendungen und hat die Herausforderung angenommen. „Anhand einer einzelnen Anwendung haben wir zunächst ein Proof of Concept erstellt. Damit konnten wir zeigen, dass es technisch machbar ist, Fiori als flexibles User-Interface für die SAP HCM Prozesse und Formulare einzusetzen“, erläutert Stefanie Hanske, Director HR Technology bei projekt0708. Das Ergebnis war so überzeugend, dass man bei dmTECH umgehend das gemeinsame Projekt startete. 

Vorarbeit: Prozesse harmonisieren

Zunächst war vor allem auf Kundenseite noch einiges an Vorarbeit nötig, denn trotz einheitlicher Formulare wurden die Antrags- und Freigabeprozesse in den einzelnen Gebieten recht unterschiedlich gehandhabt. Auch die externen Bedingungen wie etwa die Tarifbestimmungen der Bundesländer unterschieden sich.  „Wir haben im Vorfeld mehrere Workshops durchgeführt, um alle Anforderungen nachzuvollziehen und daraus dann ein verbindliches Konzept erstellen zu können“, so Constantin von Hornung.

Dabei war allen Beteiligten klar, dass es sich um eine Brückenlösung von drei bis vier Jahren handeln würde, da auf längere Sicht ein Umstieg auf SAP SuccessFactors auch für die HR-Kernfunktionen geplant ist. Doch auch für diesen Zeitraum lohnte es sich, weil die neuen Anwendungen den Aufwand für die Nutzer spürbar verringern würden.

Um möglichst früh von den Verbesserungen zu profitieren, wählte man einen agilen Projektansatz. Sobald einzelne Prozesse fertiggestellt und getestet waren, gingen sie live. projekt0708 hatte sich zum Ziel gesetzt, in den monatlichen Workshops beim Kunden vor Ort immer ein neues Feature vorzustellen. Auch auf Entwicklerseite war zunächst mehr Grundlagenarbeit nötig, weil die Verknüpfungen der Prozesse und Formulare mit den Fiori-Oberflächen in Form eines wiederverwertbaren Frameworks erst entwickelt werden mussten.

Dann aber nahm die Entwicklung mehr und mehr Fahrt auf; zunehmend konnte auf bereits erstellte Bausteine zurückgegriffen werden. Gleichzeitig wurde die Projektmethode innerhalb der einzelnen Prozesse angepasst: „Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und vor Gremien wie dem Betriebsrat zu bestehen, mussten die einzelnen Prozesse bereits in sich fertig und valide sein“, erläutert Constantin von Hornung.

Beginnend mit einer Ausfüllhilfe wurden so nacheinander die Formulare und Prozesse für die Arbeitszeit- und Einkommensänderung, Befristungsverlängerung, Austritt und die unbefristete Übernahme umgesetzt sowie die Vorlagen für eine arbeitgeberseitige Kündigung pilotiert.

Zeitsparende Lösung überzeugt in den Filialen

In den Filialen wurde das neue Vorgehen begrüßt: „Die Anwendungen sind so selbsterklärend, dass es keiner Schulung bedurfte“, sagt Constantin von Hornung. „Im Gegenteil, die Filialleiter waren froh über jeden neuen Prozess, der live ging, und fragten nach weiteren Anwendungen, weil sie damit so viel Zeit sparen.“ Im Gegensatz zu früher stehen jetzt nämlich alle personenbezogenen Grunddaten vorbefüllt, d. h. integriert bereit und der Filialleiter muss nur noch wenige Angaben auswählen.

Die finale Datenverbuchung der Antragsdaten am Ende eines Prozesses läuft nicht vollautomatisiert, sondern über ein ebenfalls realisiertes Sachbearbeiter-Cockpit; das heißt, die Sachbearbeiter prüfen die Angaben zuvor noch auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit.  Mit den neuen Anforderungen machten sie sich zuvor in Schulungen vertraut.  Auch in diesem Bereich hat sich der Aufwand für die Personalprozesse verringert; da die HR-Mitarbeiter jetzt keine Daten mehr manuell aus Formularen oder E-Mail-Korrespondenz ins SAP HCM Backend-System übertragen müssen.

Und auch wenn die Portierung der implementierten Prozesse in die Struktur und Logik der Cloudanwendung keine geringe Aufgabe ist, sehen sich die IT-Verantwortlichen auf einem guten Weg. „Allein dadurch, dass die Prozesse bereits vereinheitlicht sind, sparen wir bei den künftigen Entwicklungen viel Arbeit und Zeit“, schätzt Constantin von Hornung ein. 

Zusatz­entwicklung wird gemeinsam auf den Markt gebracht

projekt0708 und dmTECH werden auch künftig zusammenarbeiten. Unter anderem wird die Zusatzentwicklung unseres gemeinsam entwickelten "Belehrungs-Addons "Digital Instructions" als gemeinsames Softwareprodukt auf dem Markt auch anderen SAP-Anwenderunternehmen angeboten werden. So haben andere Kunden die Möglichkeit, vom bestehenden Prozess-Know-how zu profitieren und eine technisch ausgereifte State of the Art Lösung zu erhalten. 

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