„Digitale Belehrungs­prozesse auf Basis eines SAP AddOns”
Belehrungsmanagement im Einzelhandel

Unternehmen / Branche
dmTECH

Leistungsspektrum
Mit über 800 Mitarbeitern und als 100%­-Tochter von dm-drogerie markt, Deutschlands umsatz­stärkstem Drogerie­markt, ist dmTech verantwort­lich für innovative Lösungen innerhalb des dm-drogerie markt Online-Shops, für Kunden- und Mitarbeiter-Apps sowie für die IT in den dm-Märkten, den Verteilzentren und der Zentrale.

Website
www.dm.de

Arbeitsschutzgesetze, Vorschriften von Berufsgenossenschaften und unternehmensinterne Richtlinien: In Unternehmen müssen Unterweisungen und Belehrungen regelmäßig und nachweisbar durchgeführt werden. Die Vorschriften legen im Detail fest, was im Alltag beachtet werden muss, beispielsweise damit Mitarbeiter keinen unnötigen Gefahren ausgesetzt sind. Daran schließen sich zudem Regelungen an, wie die Unternehmen ihre Mitarbeiter hinsichtlich Arbeitsschutz unterweisen und schulen müssen. Oftmals geschieht dies noch papierbasiert – bei großen Mitarbeiterzahlen gerät dies jedoch schnell zum Hemmschuh für die Ablauforganisation. In Zusammenarbeit mit einem auf SAP-Cloudlösungen für HR (SAP SuccessFactors) und SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) spezialisierten IT-Beratungsunternehmen hat ein Einzelhandelsunternehmen im Drogeriebereich ihre Belehrungsprozesse nun vollständig digitalisiert und hierbei weitestgehend automatisiert. Damit sind die Prozesse fortan auch auf mobilen Endgeräten lauffähig. 

Lesen Sie den Anwenderbericht auch in der 11. Ausgabe der S@PPORT 2020.

dm-drogerie markt ist heute in 13 europäischen Ländern mit mehr als 3.500 Märkten präsent, mehr als 1.950 davon befinden sich in der Bundesrepublik. Von den rund 61.000 Mitarbeitern arbeiten über 40.000 in Deutschland. Mit diesen pflegt dm eine Unternehmenskultur, die insbesondere auf soziale, wirtschaftliche und ökologische Nachhaltigkeit sowie auf ein großes Identifikationspotential mit dem Unternehmen setzt. In diesem Sinne organisiert dm auch seine Unterweisungen und Belehrungen. Ziel ist auch dabei bestmögliche Effizienz sowie Einfachheit der Anwendbarkeit.

Bei dm in Deutschland definiert ein festgelegter Prozess, zu welchem Zeitpunkt welche Unterweisungen in den dm-Märkten und der Zentrale erfolgen sollen. Pro Jahr müssen je Mitarbeiter  im Durchschnitt 15 Belehrungsdokumente bestätigt werden. Das bedeutet, dass rund 600.000 Unterschriften erforderlich sind. Neben den Sicherheitsunterweisungen gehören auch unternehmensinterne Regelungen wie zum Beispiel Kassieranweisungen, die festhalten, wie die Kassiervorgänge durchzuführen sind, Datenschutzerklärungen oder Unterweisungen zum Verhalten bei Überfall dazu. 

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Ordnung mit System braucht Automatisierung

„Diese Lösung entlastet uns spürbar, da wir uns im Filialalltag keine Gedanken mehr bezüglich Zeitpunkt, Umfang und Inhalt machen müssen”
Filialleiterin Christina Salamone-Schmitt

Die Personalreferenten hatten also alle Hände voll zu tun – konnten sich dabei aber zu wenig den wichtigen Aufgaben wie Personalentwicklung, Analysen und strategische Planung widmen. Das lag daran, dass man mit dem bisherigen System an seine Grenzen stieß: Alle Daten der Bewerber mussten zunächst händisch übertragen werden. Das erforderte sehr viel Zeit, die dann für die eigentlichen Aufgaben der HR-Abteilung fehlte. Ein anderes Problem war die mangelnde Transparenz: „Wie lang brauchen wir im Schnitt, um eine Stelle zu besetzen? Erreichen wir mit unseren Anzeigen auch wirklich unsere Bewerberzielgruppe, zum Beispiel IT-Spezialisten? Solche grundlegenden Fragen konnten wir mit dem bestehenden System gar nicht beantworten“, sagt Julia Kretzdorn, Personalreferentin und verantwortlich für Recruiting bei Sortimo, „Wir wollten unbedingt besser und effizienter werden, dafür brauchten wir ein System, das auch Analysen und Soll-Ist-Vergleiche umfasst“.

Deshalb suchte man nach einer neuen Lösung. Da unternehmensweit bereits SAP im Einsatz war, fiel die Wahl auf SAP SuccessFactors Recruiting. Die cloudbasierte Recruiting-System bietet eine ganzheitliche und durchgängige Anwendung für die Personalgewinnung mit integrierten Auswahl- und Analysetools. Bewerber können sowohl über klassische Jobportale als auch über soziale Netzwerke individuell erreicht werden.

Als Partner für die Implementierung konnte die Münchner IT-Beratung projekt0708 mit Spezialwissen und Kundenorientierung überzeugen. Die Geschäftsführer selbst kamen für einen ganztägigen Vortermin nach Zusmarshausen. „Sie nahmen sich diese Zeit, um zunächst alle SAP Problemstellungen ausführlich mit uns durchzusprechen“, erläutert Personalleiter Martin Troschke und nennt ein weiteres Kriterium: „Bei Partnerprojekten ist uns wichtig, einen Ansprechpartner während des gesamten Projekts zu haben“. Auch diese Bedingung war mit dem Einsatz von Senior Consultant Robert Fieser als Projektleiter seitens projekt0708 erfüllt.

Nach dem Kick-off Anfang Oktober 2017 konnte das Projekt beginnen. Der Zeitplan war anspruchsvoll: Innerhalb von 6 Monaten sollte nicht nur SAP SuccessFactors Recruiting im Unternehmen eingeführt werden, sondern parallel auch eine ganz neue, ebenfalls auf der Software basierende Karriere-Website erstellt werden. Das erforderte viel Vorbereitung und Arbeit auch auf Kundenseite sowie intensive interne Zusammenarbeit mit den Marketing- und IT-Verantwortlichen.

Von Beginn an setzten die Dienstleister für die Arbeit im gemeinsamen Projektteam auf eine Regelkommunikation: In wöchentlichen Calls wurden anstehende Fragen und der Stand der Aufgabenerfüllung besprochen – für die Anwender eine Arbeitserleichterung und auch ein deutlicher Pluspunkt in der Bewertung.

Papiergebundener Prozess wird komplett digitalisiert

Diese gesetzlichen wie unternehmenseigenen Belehrungen wurden ursprünglich alle auf Papier mit Unterschrift bestätigt. Die Dokumentation erfolgte dann nicht zentral, sondern in Aktenordnern in den dm-Märkten vor Ort. Das hatte zur Folge, dass die Durchführung der Unterweisungen in den Märkten variierte. Dadurch konnte die für Arbeitssicherheit zuständige Fachabteilung nicht auf Anhieb erkennen, ob zum Beispiel die aktuellste Variante einer Unterweisung von allen Märkten bereits vorgenommen worden war. Bei Prüfungen und Revisionen musste man die aktuellen Dokumente aus den Papierunterlagen zudem mühsam heraussuchen. Diesen aufwändigen manuellen Prozess wollte dm in eine elektronische, revisionssichere und standortunabhängige Technologie überführen. „Diese Lösung entlastet uns spürbar, da wir uns im Filialalltag keine Gedanken mehr bezüglich Zeitpunkt, Umfang und Inhalt machen müssen“, freut sich Filialleiterin Christina Salamone-Schmitt.

Neben der Anforderung, die Belehrung in einem vollständig digitalisierten und automatisierten Prozess abbilden zu können, wünschte sich dm zudem eine Dokumentation im führenden personalwirtschaftlichen System SAP HCM, über das auch zentral Auswertung gefahren werden können. Da die Durchführung der Belehrungen und Unterweisungen in der Verantwortung der Filialleiter liegen, können diese durch die Auswertungen nachvollziehen, wer die erforderlichen Belehrungen zur Kenntnis genommen hat. Weitere Anforderung war die Mobilfähigkeit der Lösung. Ab dem 2. Halbjahr 2017 wurden bei dm alle Filialmitarbeiter mit einem Smartphone als zentralem Arbeitsmittel ausgestattet. Die Dokumentation der erfolgten Belehrungen sollte in diese Mobil-Strategie passen und vollständig über das Smartphone abzuwickeln sein.

dm wählte projekt0708 als Partner, um eine Anwendung für das Belehrungsmanagement zu designen, zu implementieren und Iive zu schalten. Die Zusammenarbeit begann bereits in der Jahresmitte 2017, als das Unternehmen für ein anderes Digitalisierungsprojekt von HR-Prozessen einen Partner suchte, der mittels der SAP UI-Technologie SAP Fiori bzw. SAPUI5 eine mobil bedienbare Benutzeroberfläche realisieren sollte. SAP empfahl dafür projekt0708. Daraus entstand eine Zusammenarbeit auch für Folgeprojekte in anderen HR-Feldern.

Lösung mit der neuesten Benutzer­oberflächen­technologie

dm selbst erstellte Mitte Juli 2018 ein Fachkonzept, wie man die Belehrung prozessual umsetzen könnte. Auf dieser Basis wurde mit projekt0708 ein technisches Konzept für die Implementierung erstellt. Das vorhandene Prozess-Know-how war bereits hoch: dm hatte jahrelange Erfahrungswerte, wie solche Belehrungen fachlich abgewickelt werden können. Gemeinsam wurde dann eine Lösung entwickelt, die alle Anforderungen vollständig abbildet.

Dafür wurde die neueste Benutzeroberflächentechnologie (UI) der SAP herangezogen, SAP Fiori. „Die Lösung für die Mitarbeiter ist State of the art, was Look und Feel anbelangt“, sagt projekt0708-Geschäftsführer Michael Scheffler. Geplant ist, dass das Addon Mitte Februar 2019 in Betrieb gehen soll.

Über die App auf den mobilen Endgeräten können sich die Mitarbeiter die Belehrungen durchlesen und sie bestätigen. Das Abarbeiten der Belehrungsdokumente erfolgt komplett digital. Die Lösung fügt sich nahtlos in die bestehende Umgebung ein und ist somit eingebettet in die dm-Gesamtstrategie. Die Mitarbeiter finden in Fiori als echter On-Stop-Shop-Lösung fast alle Anwendungen, die sie im täglichen Gebrauch benötigen, darunter zum Beispiel verschiedene Anwendungen aus dem HR-Bereich oder der Warenwirtschaft. Der User sieht nicht, welche Systeme im Hintergrund laufen und kann barrierefrei die Anwendungen wechseln, ohne sich neu authentifizieren zu müssen. Damit steigt die Benutzerfreundlichkeit und die Mitarbeiter in den dm-Märkten haben im Kundengespräch schnellen Zugriff auf alle erforderlichen Informationen.

Addon ist selbst­erklärend und intuitiv zu bedienen

Wichtig war für dm auch die Usability der Lösung. Sie musste selbsterklärend und intuitiv zu bedienen sein. Über elektronische Handouts und kleine Anwendungsvideos erhalten die Mitarbeiter eine Benutzereinführung in das Addon.

Neben der mobilfähigen Lösung, die in die Fiori-Strategie passt und sich in die bestehende Technologie einbettet, ist auch die Administration des Addons leicht zu bedienen. „Der Jahres-Administrationsaufwand wurde von etwa 10 auf ein bis zwei Personentage reduziert“, sagt Ingo Chmielewski, Prozessverantwortlicher für die Lösung im Ressort Mitarbeiter bei dm.

Während der Entwicklung hat projekt0708 auch eine ILM-Funktionalität integriert, damit die Datenarchivierung DSGVO- und auditkonform erfolgen kann und regelbasierte Reporte und Archivierungen von Bewegungsdaten möglich sind. Durch die Zusammenarbeit mit projekt0708 und den dadurch gewonnenen neuen Blickwinkel konnte dm auch interne Prozesse weiter optimieren.

Die Projektverantwortlichen von dm sind sehr zufrieden. „Die Zusammenarbeit mit projekt0708 war vorbildlich. Es ist erstaunlich, dass ein Remote Projekt in der Komplexität so gut funktioniert hat“, findet Andreas Gessner, IT-Bereichsverantwortlicher bei dmTECH, der IT-Tochter von dm, und ergänzt: „Die Lösung wird darüber hinaus durch einfaches Customizing gesteuert und gewährleistet vollständige Transparenz in jedem einzelnen Prozessschritt.“

Zusatz­entwicklung wird gemeinsam auf den Markt gebracht

projekt0708 und dmTECH werden auch künftig zusammenarbeiten. Die Zusatzentwicklung Belehrungs-Addon soll als gemeinsames Softwareprodukt auf dem Markt auch anderen SAP-Anwenderunternehmen angeboten werden. So haben andere Kunden die Möglichkeit, vom bestehenden Prozess-Know-how zu profitieren und eine technisch ausgereifte State of the Art Lösung zu erhalten. Als nächster Rolloutschritt ist die Einführung des Addons in diesem Jahr für dm in Österreich geplant. 

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