Unternehmen / Branche
Gebr. Heinemann SE & CO. KG / Groß- und Einzelhandel
Leistungsspektrum
Gebr. Heinemann betreibt Duty Free & Travel Value Shops, lizenzgeführte Markenboutiquen und Concept Stores an internationalen Flughäfen sowie Shops an Grenzübergängen und an Bord von Kreuzfahrschiffen und beliefert weltweit Flughäfen, Fluggesellschaften, Kreuzfahrtschiffe und Grenzshops.
Website
https://www.gebr-heinemann.de
Karriereseite (inkl. Quick Apply)
https://www.gebr-heinemann.de/karriere
Im zunehmend globalisierten Wettbewerb können sich Unternehmen nur durch globale Strategien behaupten. Das Personalmanagement erweist sich dabei für international agierende Unternehmen als besondere Herausforderung. Die umfassende Digitalisierung von HR-Prozessen ist eine Grundvoraussetzung für wettbewerbsfähige Effizienz in alltäglichen Abläufen, sowohl vor Ort an nationalen Standorten als auch in der globalen Steuerung. Das Hamburger Handelsunternehmen Gebr. Heinemann, das weltweit im Reiseeinzelhandel sowie in der Distribution tätig ist, entschied sich 2018, die HR Prozesse zu standardisieren und durch Einführung von SAP SuccessFactors HCM zu digitalisieren. Das Vorhaben ist Teil der globalen Personalstrategie des Unternehmens. Gemeinsam mit dem Beratungspartner projekt0708 startete das langfristig aufgestellte Projekt mit der Entwicklung einer Global Template Best Practice Lösung für den Pilot-Einsatz in der Asia-Pacific Region in Singapur, Malaysia, Hongkong und Australien. In einem nächsten Schritt folgte dann in 2020 die Implementierung des Systems in Deutschland und Österreich.
Ein modernes Personalmanagement umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Prozesse, deren reibungsloser Ablauf auch Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat. Vom Recruiting über das Onboarding neuer Mitarbeiter, Karriere- und Entwicklungs- sowie Learning-Management bis hin zum Vergütungsmanagement umfasst ein solches System alle Ereignisse. Teilschritte zu digitalisieren und in einem übergreifenden System zusammenzuführen, steigert die Effizienz ineinandergreifender Prozesse und ermöglicht ein zentrales Reporting, die Analyse und damit die strategische Steuerung ortsunabhängiger Organisationseinheiten. International operierende Unternehmen wie Gebr. Heinemann stehen dabei zusätzlich vor der Herausforderung, unterschiedlichen nationalen und internationalen Sicherheits- und Datenschutzstandards gerecht werden zu müssen und länderübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Mit projekt0708 und SAP SuccessFactors entschied sich Gebr. Heinemann für ein innovatives, skalierbares, cloudbasiertes Personalmanagement-System.
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Im Zuge der Erstellung einer neuen HR-IT Roadmap sowie der Ankündigung der mittelfristigen Einstellung der Mainstream-Wartung der On-Premise Variante der SAP ERP HCM Systems, stellte sich für Gebr. Heinemann erstmals die Frage, wie eine Alternative zum in der Hamburger Firmenzentrale und an einzelnen nationalen Standorten bewährten System aussehen könnte. Aufgrund einer insgesamt dezentralen Organisation wurden HR-Prozesse an den verschiedenen Standorten des Unternehmens bis dahin mit individuellen Lösungen, nicht selten analog bewältigt. Parallel fiel seitens der Unternehmensleitung die Entscheidung, unter der Zielsetzung „HR - Partner for global Success“ im Personalmanagement die regionale Steuerung sinnvoll durch eine globale Strategie zu ersetzen. Kernpunkte der Zielsetzung waren dabei Prozesstransparenz sowie die Schaffung digitaler Prozesse und eine übergreifende Bereitstellung und Nutzung von Kennzahlen.
Nachdem der Standort Asia-Pacific ankündigte, sich intensiver mit möglichen System-Lösungen auseinandersetzen zu wollen, fiel schließlich die Entscheidung, diesen als Pilotprojekt zu nutzen und gemeinsam mit einem geeigneten Beratungspartner hier eine Lösung zu implementieren. Diese sollte in einem weiteren Schritt als Best Practice, in Form eines globalen Templates auf andere Standorte übertragen werden. Gebr. Heinemann stand vor der Wahl zwischen zwei grundsätzlich geeigneten Anbietern cloudbasierter HCM-Lösungen. Die Entscheidung fiel schnell zugunsten SAP SuccessFactors, als bereits an einzelnen Standorten etabliertes System und klare Präferenz des Modell-Standorts Asia-Pacific. In der darauffolgenden Dienstleisterauswahl konnte sich projekt0708 im Herbst 2018 gegenüber zwei weiteren qualifizierten Beratungs- und Implementierungshäusern behaupten.
„Ausschlaggebend für uns waren bei der Auswahl des Dienstleisters unterschiedliche Aspekte. Dazu gehören selbstverständlich die für das Projekt erforderliche Expertise, Flexibilität und Zuverlässigkeit aber natürlich auch Kostenfaktoren“, erinnert sich Alexander Messer, Head of Digital Commerce IT, bei Gebr. Heinemann. „Letztlich muss bei einem so langfristig angelegten Projekt aber natürlich auch die Chemie stimmen. projekt0708 hat uns mit der Kombination aus Bescheidenheit im Auftreten auf der einen und Kompetenz auf der anderen Seite überzeugt.“
Die erste Stufe des Projektes bestand aus der Einführung von Lösungen im Bereich Recruiting und Employee Central im Asia-Pacific Raum mit den Standorten Singapur, Malaysia, Hong Kong und Australien.
Hierbei entschied sich projekt0708 bewusst für eine vorkonfigurierte Best Practice Lösung, die bis dahin etablierte manuelle, oft papierbasierte Prozesse ersetzen sollte. Im vor Ort Workshop mit den lokalen Einheiten konnte auf dieser Grundlage ein Anforderungsabgleich stattfinden, um weiteren Anpassungsbedarf zu identifizieren, der im zweiten Schritt in die Lösung integriert werden sollte.
Mit insgesamt zwei Besuchen vor Ort konnte das System so auf einen Stand gebracht werden, dass es von den Anwendern gut angenommen wurde und heute sehr erfolgreich damit gearbeitet wird. Der gesamte Projektabschnitt benötigte dabei nur knapp ein halbes Jahr. Gleichzeitig wurde so die Basis geschaffen, auf der die Lösung in 2020 am Hauptsitz des Unternehmens in Deutschland implementiert wurde.
„Von den Erfahrungen in APAC konnten wir unglaublich profitieren“, betont Canan Eskikaya, Head of HR Controlling & Compensations, bei Gebr. Heinemann. „Im Rückblick ist das ein Haupterfolg und ein wertvoller Lerneffekt für das weitere Projekt. Insbesondere haben wir erkannt, wie wichtig es ist, die Standorte frühzeitig einzubeziehen, um ein Commitment herzustellen und dadurch das System erfolgreich zu etablieren.“
Auf Grundlage der in der Asia-Pacific Region gewonnenen Erkenntnisse bestand der zweite Projektschritt ab Januar 2020 in der Implementierung des erprobten Systems in Deutschland und Österreich.
„Der Scope in APAC war schon ein bisschen kleiner als in Deutschland“, weiß Alexander Messer. „Trotzdem war der Grundgedanke von Anfang an, das hier erprobte System als Rollout in Deutschland und Österreich einzuführen.“
Lokale Voraussetzungen und Prozesse mussten hierbei angepasst werden, grundsätzlich folgte die Implementierung jedoch dem übergeordneten Gedanken des globalen Templates soweit möglich zu folgen.
Als insgesamt größte Herausforderung in diesem Rahmen erwies sich die Ablösung des SAP-HCM als führendes Stammdatensystem sowie die damit verbundene Datenmigration nach SAP SuccessFactors Employee Central. Da SAP HCM weiterhin für die Entgeltabrechnung genutzt wird, wurde neben der initialen Datenmigration auch eine laufende Integration der Systeme auf Basis der SAP Business Technology Plattform implementiert.
„Sehr geholfen haben uns bei den Herausforderungen der Migration und Integration eine allgemeine Hands-On-Mentalität, die sowohl Gebr. Heinemann als auch projekt0708 auszeichnen“, weiß Canan Eskikaya.
„Rückblickend können wir anderen Unternehmen nur empfehlen, sich schon frühzeitig auch mit den technischen Aspekten der Datenmigration zu befassen“, empfiehlt Alexander Messer.
Neben der Digitalisierung der administrativen Personalprozesse wurde auch im Rahmen der Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting eine flexible Schnittstelle zum bereits bestehenden Content-Management-System (CMS) mit eigens realisiertem Job-Portal umgesetzt. Mittels dieser Lösung werden nun die Daten aus SuccessFactors eingespielt und von einer individuellen Benutzeroberfläche im CMS bzw. auf der Karriereseite innerhalb der Stellensuche und Jobbörse dargestellt. Im Zuge der individuellen Entwicklung erfolgte auch die Einführung der Kurzbewerbungs-App „p78 Quick Apply für SAP SuccessFactors“ um den Bewerbungsprozess so einfach und attraktiv wie möglich zu gestalten.
Auch vor dem Hintergrund der Corona Pandemie steht das gesamte Projekt für Gebr. Heinemann im Kontext einer langfristigen Digitalisierungsstrategie.
Bisher konnten über 40 HR Prozesse digitalisiert werden und damit deutlich mehr Transparenz in den Arbeitsschritten geschaffen werden.
„Für uns war und ist es eine neue Erfahrung, mit einem solchen System komplett auf eine hundertprozentige Cloudlösung zu setzen“, erklärt Alexander Messer. „Besonders wichtig war uns dabei, einen Partner an Bord zu haben, der sich nun auch langfristig um die Betriebs- und Supportthemen kümmert, sodass wir am Ende nur noch steuern.“
Perspektivisch sollen als nächster Schritt bis 2024 alle 100%-Gesellschaften an SAP SuccessFactors Employee Central und, wo erforderlich, an das Recruiting angegliedert werden. Ab 2022 stehen zudem die SuccessFactors Module Onboarding sowie Performance & Goals auf der Roadmap um die HR Digitalisierungsstrategie von Gebr. Heinemann zu vervollständigen.
