„Planstellencontrolling bei MAN Truck & Bus wird digital”
Zielwertplanung mit SAP HCM OM und Prozesse & Formulare

Unternehmen / Branche
MAN Truck & Bus AG | München / Automobil­branche

Leistungsspektrum
Die MAN Truck & Bus AG mit Sitz in München zählt zu den führenden Anbietern von Nutz­fahrzeugen und Transport­lösungen in Europa und verfügt über Produktions­stätten in drei europäischen Ländern sowie in Russland, Südafrika, Indien und der Türkei.

Website
www.mantruckandbus.com/de

MAN rüstet sich für die Zukunft der Arbeit: Digitale Prozesse und automatisierte Workflows auf Basis von SAP HCM Prozessen und Formularen professionalisieren das sogenannte Planstellencontrolling in der Truck & Bus Sparte des Unternehmens – papierbasierte Formulare und Excellisten gehören damit der Vergangenheit an.

Digitalisierung steht weit oben auf der Agenda aller Geschäftsbereiche der MAN Truck & Bus AG, so auch im Bereich Human Resources. Rund 36.000 Mitarbeiter beschäftigt das größte Unternehmen der MAN Gruppe in seinen über sieben Länder verteilten Produktionsstätten. Schon aufgrund der hohen Anzahl und Verteilung ist es kein geringer Aufwand, die Besetzung dieser Stellen zu planen und zu steuern. Was jedoch für das Personalcontrolling bei MTB erschwerend hinzukam: Bis Anfang Juli 2016 lief die gesamte Personalanforderung rein papierbasiert und parallel zum SAP ERP HCM Organisationsmanagement (OM) ab.

Ob Neuanlage oder Verschiebung von bestehenden Planstellen – für all diese Vorgänge waren zunächst die jeweiligen Word-Formulare auszufüllen, zu drucken und papierbasiert per Hauspost über alle Entscheidungsebenen zur Prüfung und Genehmigung weiterzuleiten. Entsprechend lang dauerten die Prozesse. Planstellen konnten innerhalb des SAP OM zudem praktisch an allen Standorten angelegt werden. Den Überblick über geplante und besetzte Stellen zu behalten, war daher schwierig.

Thomas Riedl, zuständig für Personalcontrolling der MTB und fachlicher Projektleiter verdeutlicht: „Daten aus vier verschiedenen Systemen und neun unterschiedlichen Datenplattformen mussten per Excel-Auswertung zusammengefasst werden, Reportings konnten nur mit hohem Aufwand und zeitlicher Verzögerung erstellt werden.“

Einführung eines system­gestützten Plan­stellen­controllings als Gebot der Stunde

Allen Beteiligten war bewusst, dass flexiblere Arbeitszeitmodelle sowie die Zunahme von Projektarbeit und Teilzeitsplitting in Zukunft sogar noch komplexere Planungsvorgänge erfordern würden. Ein systemgestütztes Planstellencontrolling sollte dabei helfen und ermöglichen, Planstellen innerhalb der Organisationseinheiten transparent, effizient und nachhaltig planen und steuern zu können. Die Ausschreibung für dieses Projekt umfasste die Aufgaben:

  • Customizing des bereits vorhandenen Moduls SAP OM durch Abbildung von Merkmalen wie Planstellen für direkte und indirekte Mitarbeiter, Kennzeichen für Berufsgruppen, Vorstand, Bereichsleitung und Personalcontroller.

  • Implementierung eines automatisierten Workflows als Ersatz für den bisherigen, papierbasierten Dokumentenaustausch

  • Reporting-Funktionen für Auswertungen und Soll-Ist Vergleiche

Die neuen Prozesse sollten zunächst bei MAN MTB, anschließend auch in der gesamten MAN Gruppe eingeführt werden.

Die Voraussetzungen, einen globalen, einheitlichen Prozess aufzusetzen und technisch zu unterstützen, schaffte die MAN mit dem Aufbau eines weltweiten Ein-Mandanten MAN SAP HCM Systems auf Grundlage eines globalen Templates in den letzten Jahren. „Diese Basis ermöglicht es uns, Personalprozesse zu digitalisieren und mit wenig technischem Aufwand weltweit auszurollen.“, erklärt Hannes Bunke, technischer Projektleiter und SAP HCM Inhouse Consultant des Global HR IT Teams bei MAN.

Als Projektpartner entschied sich MAN MTB für den Anbieter projekt0708, der auf Human Capital Management Lösungen im SAP-Umfeld spezialisiert ist. Der Dienstleister aus Garching bei München überzeugte mit einem Gesamtkonzept, das u.a. die noch relativ unbekannte Lösung „SAP HCM Processes & Forms“ umfasste. Mit diesem Framework lassen sich wie mit einer Art Baukasten Prozesse und Formulare digitalisieren. Bei MAN, wo bereichsübergreifend am Wandel zur Digitalisierung gearbeitet wird, stieß dieser Ansatz auf besonderes Interesse.

Fachkonzept vor technischer Umsetzung

Das Projekt begann im Frühsommer 2015 mit der fachlichen Konzeption. Nachdem sich projekt0708 einen Überblick über die bestehenden Prozesse verschafft hatte, ging es zunächst darum, gemeinsam mit den Verantwortlichen von MAN Truck & Bus ein Konzept mit effizienten organisatorischen Abläufen und verschlankten Prozesse zu erarbeiten. So wurde zum Beispiel die Anzahl der Freigaben durch Personalverantwortliche auf zwei beschränkt, auch die Rechtevergabe für das Anlegen von Planstellen war nun klar geregelt und der betreffende Personenkreis begrenzt. Dieses Fachkonzept wurde anschließend dem Management vorgestellt und dort bewilligt, erst dann startete die Übersetzung in technische Prozesse. Begonnen wurde mit der unkompliziertesten Anwendung, der Zielwerterhöhung, um danach die komplexeren Abläufe in Angriff zu nehmen. Insgesamt wurden automatische Workflows für fünf Planungsvorgänge programmiert: Planstellenantrag mit und ohne Zielwerterhöhung, Doppel- bzw. Mehrfachbesetzung von Planstellen, Zielwerterhöhung durch Teilzeitsplitting und Planstellenverschiebung.

Alle Anwendungen wurden ausführlich getestet. Das war umso wichtiger, als man sich bei MAN gegen eine schrittweise Einführung mit Pilotphase entschieden hatte. Um zu vermeiden, dass alte und neue Prozesse parallel liefen, sollte die neue Lösung im Juli 2016 gleichzeitig an allen Standorten zum Einsatz kommen. Zum ersten Mal, betont Victoria Peters, zuständig für Personalcontrolling und die Konsolidierung der MAN Gruppe, wurde ein solches Projekt bei MAN in dieser Weise (mit einem „Big Bang“) umgesetzt.

Mitarbeiter­schulungen als Voraus­setzung der erfolg­reichen Einführung

Voraussetzung für das Gelingen war neben einer reibungslosen technischen Umsetzung, dass alle betroffenen Mitarbeiter pünktlich zur Einführung auch auf dem neuen System geschult waren. Hier konnte das projekt0708 Schulungsteam um Stefanie Hanske unterstützen – mit Workshops vor Ort in München, Nürnberg, Salzgitter sowie an den Standorten in Österreich, der Türkei und Polen. Dazu kamen diverse Online-Seminare für alle weiteren Standorte sowie die Unterstützung bei der Erstellung des Q&A Katalogs. „Uns war wichtig, die Mitarbeiter zeitnah, also auch nicht zu lange vor dem Start des Systems zu schulen. Alle Veranstaltungen fanden im Juni, dem Monat vor dem Go-Live statt. Das hätten wir allein mit Bordmitteln, ohne den Support durch projekt0708, in der Form gar nicht abdecken können.“, sagt Peters. Die Garchinger Dienstleister ihrerseits schätzten das Engagement, die Sorgfalt beim Testen sowie die profunde Vorbereitung und Ausstattung der Schulungen durch das MAN Truck & Bus Projektteam: „Während sich manche Unternehmen bei der Einführung neuer Prozesse darauf beschränken, nur die Anleitungen als Manuals zu versenden, konnte man bei MAN MTB in den Schulungen viele Fragen bereits im Vorfeld klären. Für das Funktionieren und vor allem die Akzeptanz einer neuen Lösung ist das sehr wichtig“, betont Michael Scheffler, Geschäftsführer bei projekt0708.

Projekt­ergebnisse und Ausblick

„Wir fahren gut mit der neuen Lösung“ ist das Fazit des MAN Truck & Bus Projektteams. Transparenz, Datensicherheit und Flexibilität des systembasierten Planstellencontrollings überzeugten auch die Anwender. Auch wenn sich manche Personalverantwortlichen mit den neuen Regeln anfangs noch etwas schwertaten - inzwischen ist die Lösung von allen akzeptiert und wird routiniert genutzt. Die Prozesse in der Stellenplanung haben sich beschleunigt, nachdem der Papierversand weggefallen war und die Abläufe gestrafft wurden. Reportings können nun jederzeit und übersichtlich direkt aus dem System gezogen werden.

Nach dem Rollout wird das System noch weiter optimiert, durch die Konsolidierung können nun auch vorhandene Daten effizient gepflegt und bereinigt werden. Auch ein „Release 2.0“ und eine automatisierte grafische Vergleichsdarstellung der Zielwerte und Ist-Zustände für die Manager-Ebene sind derzeit in Planung. Parallel läuft zudem ein Folgeprojekt auf Basis der „Processes & Forms“ – die Digitalisierung der Arbeitsprozesse bei MAN geht somit weiter voran.