„Die Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, waren unsere vorrangigen Ziele.”
Michael Mederer, Gruppenleiter IT Entwicklung

Unternehmen / Branche
Firmengruppe Max Bögl, Sengenthal / Bauindustrie

Leistungsspektrum
Seit der Gründung im Jahr 1929 hat sich die Firmengruppe Max Bögl kontinuierlich vom reinen Bau­unternehmen zum international agierenden Technologie- und Dienst­leistungs­unternehmen entwickelt. Heute erstrecken sich die Aktivitäten über alle Bereiche und Schwierig­keits­grade des modernen Bauwesens. An über 35 Standorten weltweit realisieren 6.000 hoch qualifizierte Mitarbeiter neben zukunfts­weisenden Produkten maß­geschneiderte Einzel­lösungen bis hin zu komplexen Gesamt­lösungen aus einer Hand.

Website
www.max-boegl.de

Um sich im Kampf um Fachkräfte zu behaupten und den Nachwuchs anzusprechen, müssen sich Unternehmen im Bewerbungsprozess modern und offen darstellen. Wer die zu vergebenen Stellen nicht attraktiv auf der eigenen Website präsentiert, nur auf die klassische Papierbewerbung setzt oder die Bewerber erst nach Monaten über den Stand ihrer Bewerbung informiert, hat schnell ein angestaubtes Image und verliert Talente an die Konkurrenz. Das hat auch die  Firmengruppe Max Bögl erkannt und nach einer Lösung gesucht, die die Prozesse im Personalmanagement optimiert. Ziel war es, den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine optisch ansprechende Karriereplattform zu schaffen, welche auch für mobile Endgeräte geeignet ist und die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt.

Fortschritt baut man aus Ideen

Die Firmengruppe Max Bögl kann heute bereits auf mittlerweile 85 Jahre Firmengeschichte zurückblicken. Mit 35 Standorten in Deutschland und dem Ausland, mehr als 6000 Mitarbeitern, etwa 300 Auszubildenden und rund 1,5 Milliarden Euro Jahresumsatz gehört das Unternehmen zu den nationalen Top 5 seiner Branche.

Prozesse beschleunigen

„Mit Hilfe eines ansprechenden und intuitiv bedienbaren Karriereportals wollen wir auch die Bewerber, die mit Smartphone, Tablet und Co. unterwegs sind, erreichen.”
Stefan Grad, Anwendungsbetreuer SAP E-Recruiting

„Die Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen waren unsere vorrangigen Ziele“, erinnert sich Michael Mederer, Projektleiter SAP E-Recruiting bei Max Bögl. Doch galt es nicht nur, die Abläufe im Bewerbermanagement zu verbessern sondern auch, sich für potentielle Interessenten attraktiver zu präsentieren und die Kommunikation zu optimieren. „Mit Hilfe eines ansprechenden und intuitiv bedienbaren Karriereportals wollen wir auch die Bewerber, die mit Smartphone, Tablet und Co. unterwegs sind, erreichen. „Die Kandidaten und Max Bögl können dadurch auch außerhalb ihres festen PC-Arbeitsplatzes, überall und jederzeit in Kontakt miteinander treten“, erklärt Stefan Grad, bei Max Bögl für Personalprozesse verantwortlich. Optisch hatte Max Bögl ebenfalls genaueste Vorstellungen: Das Unternehmen wünschte sich eine Benutzeroberfläche nahe am SAP-Standard – passend zur Corporate Identity des Unternehmens. 

Zeitgemäß und flexibel

Monatlich konkurrieren bei dem Bauunternehmen  über 500 Interessenten um zahlreiche ausgeschriebene Jobs.

In den letzten Jahren wurde immer deutlicher, dass die bisherige Form des Bewerbermanagements nicht mehr zeitgemäß und der hohen Zahl an eingehenden Bewerbungen nicht mehr gewachsen war. 

Die SAP-Lösung bietet das Grundgerüst, kann aber flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ein technisch einwandfrei funktionierendes und übersichtliches Karriereportal für die potentiellen Bewerber war das Ziel.

Professionalität und Sympathie

„Die flexible Consulting-Leistung hat bei uns einen besonders guten Eindruck hinterlassen. Die Berater haben uns genau zugehört und nur das empfohlen, was wir wirklich brauchten.“ Zudem habe die persönliche Ebene gestimmt. „Die Mischung aus Professionalität, Kreativität und Sympathie hat das Projekt letztlich zum Erfolg geführt.“

Gemeinsam nahm man eine umfangreiche Analyse der aktuellen Situation und der Prozesse bei dem international tätigen Bauunternehmen vor und plante das Projekt anschließend bis ins letzte Detail. „Ein gutes Drittel der Implementierungsphase war der Planung und Konzeption vorbehalten. Innerhalb von vier Monaten hatten wir den Ist Zustand erfasst und einen Soll-Zustand abgebildet. Die anschließende eigentliche Implementierung verlief reibungslos – die lange Planungsphase zeigte Wirkung“, so Mederer.

Um alle Recruiter mit ins Boot zu holen, fanden zwei Schulungstermine statt, die Stefan Grad durchführte: „In Form einer Grundlagenschulung haben wir den gesamten Bewerbungsdurchlauf vom Eingang der Personalanforderung bis zur Einstellung durchgespielt und dabei auch eventuell auftretende Abweichungen vom Soll-Prozess berücksichtigt. Weiterhin wurden die Führungskräfte des Unternehmens mit der Anwendung vertraut gemacht. So wurden alle, die später mit der SAP-Lösung in Berührung kommen sollten, frühzeitig in das Projekt integriert und bekamen Sicherheit im Umgang mit der neuen Software.“

Von der Umstellung der internen Prozesse und von dem neuen Karriereportal profitieren in erster Linie die Bewerber, die sich im Karrierebereich auf der Homepage des Baukonzerns schnell einen Überblick über die derzeit ausgeschriebenen Stellen verschaffen können. Ist eine passende Stelle gefunden, ist eine Bewerbung mit wenigen Klicks abgeschickt. „Den Bewerbern fällt es mit dem Kandidatencockpit wesentlich leichter, ihre Unterlagen zu managen“, freut sich Stefan Grad. Bereits jetzt – wenige Monate nach der Implementierung – lässt sich eine Zunahme der Online-Bewerbungen feststellen. 

Um die Kandidaten besser durch den gesamten Bewerbungsprozess begleiten zu können, haben sich die Recruiter intensiv mit dem System auseinandergesetzt. Verringerte Prozesszeiten und die einheitliche Bearbeitung der Bewerbungen haben es möglich gemacht, dass die Kandidaten ihre Bewerbung jederzeit einsehen und verändern können. Die transparente Bearbeitung erleichtert also nicht nur die Arbeit im Personalbereich – auch die Bewerber profitieren von standardisierten Prozessen. 

Mittlerweile ist das Karriereportal für Max Bögl zu einem Aushängeschild geworden. Die Bewerber können sich jetzt durch eine ansprechende Oberfläche klicken, die im Corporate Design von Max Bögl gestaltet ist, während im Hintergrund die SAP-Lösung die optimale Prozessunterstützung sicherstellt. 

Mit dem Einsatz von SAP E-Recruiting ist bei Max Bögl jetzt eine zukunftsfähige Lösung im Einsatz, die nicht nur die internen Prozesse optimiert hat, sondern auch ein modernes Image des Arbeitgebers nach außen transportiert.