Grund für das früher zeitraubende Beantragen der Teilnahme an Schulungen war nicht die Angebotsvielfalt, sondern die papierbasierte Abwicklung: Wer sich für eine Weiterbildungs­maßnahme interessierte, druckte das jeweilige Formular aus, leitete es an seinen Vorgesetzten zur Unterschrift weiter, reichte es per Fax ein – und wartete.

»Wenige Wochen vor Kursbeginn erhielt der Mitarbeiter eine Einladung und erst damit die Gewissheit, ob es mit der Teilnahme am gewünschten Kurs klappt«, erinnert sich Jürgen Lehmair, Leiter der Abteilung Bildung und Veranstaltungsmanagement. Eine planbare Kursteilnahme ist aber umso wichtiger bei qualifizierungs­pflichtigen Tätigkeiten, wenn also bestimmte Fachkenntnisse nachweisbar in vorgegebenen Zeitabständen aufgefrischt werden müssen. Innerhalb der SWM betrifft das viele Bereiche und es fehlte eine einheitliche Übersicht, wann welche Qualifikationen aktualisiert werden mussten. Haupt­anforderungen an eine übergreifende Plattform waren vollständig digitalisierte Prozesse inklusive Genehmigungs-Workflow, Nach­verfolgbarkeit und Überblick über absolvierte und anstehende Qualifizierungs­nachweise. Da bereits SAP ERP Human Capital Management im Einsatz war, sollte die Plattform SAP-basiert sein. Per Ausschreibung suchte der Versorger daher einen geeigneter Partner, um eine on-premise basierte SAP Learning Solution einzuführen. Die IT-Abteilung der SWM verfügt über Erfahrung sowohl in der Projektplanung und -durchführung als auch in der Auswahl passender Partner. Technische und fachliche Expertise wurden anhand eines komplexen Kriterienkatalogs bewertet. »Die richtige Zusammenstellung des Projektteams ist erfolgsentscheidend. Wir haben daher intern die Team­mitglieder sehr sorgfältig ausgewählt und darauf geachtet, dass auch die externen Berater gut ins Team passen«, erklärt Bettina Hartl, IT-Projektleiterin bei SWM. Die Wahl fiel auf projekt0708 als externen Partner. Im Dezember 2015 war Start des Umsetzungsprojektes, bis zum geplanten Go-live im Januar 2017 dauerte es etwas mehr als ein Jahr. Ein entsprechendes Projekt­vorgehens­modell ist bei SWM bereits etabliert. Die Fach­abteilungen haben die Partner von Anfang an mit eingebunden; einzelne Anwendungen für die Bereiche fertiggestellt und in den Fachabteilungen getestet.

Insgesamt wollte man sich eng an den Standard halten. Als größte Herausforderung erwiesen sich die stark heterogenen Prozesse in der dezentral organisierten Weiterbildung. Rund 40 Trainings­administratoren organisieren die Weiterbildung in den einzelnen Unternehmens­bereichen. Die technischen Voraussetzungen waren äußerst unterschiedlich. Auf diese musste man sich entsprechend einstellen und sie differenziert handhaben. Dies gelang dem Team aus externen Beratern und internen Projekt­mitarbeitern, sodass die Einführung der SAP Learning Solution im geplanten Zeit- und Kostenrahmen umgesetzt werden konnte. Für die Einführung wurden zunächst die Administratoren geschult, dann stellte man mit Hilfe von Road shows, Infoständen und Videotrailern die neue Plattform auch allen Mitarbeitern vor. »Am Ende fand ein kompletter Wissenstransfer zu unserer IT statt, sodass wir die neue Plattform nun gut im eigenen Haus betreuen können«, so Hartl.