Universitätsmedizin Mainz Success Story

Langfristige Digitalisierung von Personalprozessen im Gesundheitswesen

Bedarfsgerechte Support-Betreuung und Weiterentwicklung von SAP ESS/MSS und E-Recruiting

Unternehmen / Branche
Universitätsmedizin der
Johannes Gutenberg-Universität Mainz / Gesundheitswesen

Leistungsspektrum
Medizin, Forschung und Lehre in rund 60 Kliniken, Institutionen und Abteilungen. Medizinische Versorgung von 300.000 Menschen jährlich. Ausbildung von 3.000 Studierenden aus Medizin und Zahnmedizin sowie 650 Auszubildenden in Gesundheitsfachberufen, kaufmännischen und technischen Berufen. Rund 8.600 Beschäftigte.

Website

www.unimedizin-mainz.de

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist für Institutionen eine besondere Herausforderung. Dies betrifft auch und vor allen Dingen den Bereich Human Ressources. Einrichtungen in Medizin, Pflege und Forschung erzeugen im Personalbereich durch vielfältige Prozesse große Datenmengen. Um langfristig effizient arbeiten zu können, ist die Umsetzung von Digitalisierungsstrategien unverzichtbar. Gleichzeitig sind Kostendruck und institutionelle Entscheidungsfindungsprozesse oft eine Herausforderung für den Transfer etablierter, nicht selten analoger Systeme hin zu einem zeitgemäßen, digitalen Standard.

Neben unkomplizierten und zuverlässigen Systemen benötigt das Gesundheitswesen in der Digitalisierung oftmals personelle als auch fachliche Unterstützung. Diese endet nicht mit der Auswahl und Implementierung eines  geeigneten Systems. Die Weiterentwicklung der Systeme und ihre Anpassung an veränderte Arbeits- und Rahmenbedingungen sind unverzichtbar und benötigt nicht selten einen qualifizierten Partner. Darüber hinaus sind die dauerhafte Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems Grundvoraussetzungen, die von einem kompetenten Partner durch ein umfassendes Application-Management (AM) abgedeckt werden können.
Mit projekt0708 hat die Universitätsmedizin Mainz sich nicht nur für einen erfahrenen und zertifizierten Implementierungspartner entschieden, sondern den Grundstein für eine bereits langjährig vertrauensvolle und zuverlässige Partnerschaft in Support-Betreuung und kontinuierlicher Anpassung und Weiterentwicklung des Systems gelegt. 

Implementierung & Support für SAP ESS/MSS und SAP E-Recruiting

2012

Digitalisierung & Zentralisierung des Bewerber­managements
Kontinuierliche Supportbetreuung als langfristiger Erfolgsfaktor

Digitalisierung und Zentralisierung

Mit rund 8.600 Mitarbeitern gehört die Universitätsmedizin Mainz zu den größten Arbeitgebern der Region. Verbunden mit der Größe gestaltet sich auch das Personalwesen als tägliche Herausforderung, die mit „althergebrachten“ Mitteln langfristig nicht mehr zu bewältigen war. Betroffen sind hiervon sowohl das Personalmanagement als auch vor allen Dingen der Bereich Recruiting.

Bereits 2012 fiel in Mainz die Entscheidung, durch Digitalisierung und Zentralisierung die Effizienz des gesamten Bewerbermanagements zu verbessern. Der bis dahin analoge, überwiegend papierbasierte Prozess erwies sich zunehmend als unzeitgemäß. Insbesondere Entscheidungsprozesse im Recruiting, die aufgrund der Organisationsstruktur der Universitätsmedizin Mainz meist über mehrere Instanzen verlaufen, sollten durch die Digitalisierung und die damit verbundene Möglichkeit des zentralen Zugriffs auf Bewerberdaten maßgeblich optimiert und verkürzt werden.

Aufgrund der Organisationsstruktur und damit verbundener Abstimmungsprozesse seitens der Universitätsmedizin Mainz sowie in Folge der Entscheidung für ein vorkonfiguriertes System mit entsprechend höherem Anpassungsbedarf  erfolgte die Implementierung des on-premise basierten SAP E-Recruiting-Systems, welches seit Ende 2016 im Einsatz ist.  

Parallel erfolgte durch projekt0708 2012/2013 mit der Implementierung von SAP ESS/MSS bereits eine weitreichende Reform des Personalwesens. Das System etabliert umfangreiche Self-Services für die Mitarbeitenden (ESS) sowie den zentralen Zugriff auf personalwirtschaftliche Daten für Führungskräfte (MSS). Durch die Digitalisierung wiederkehrender Prozesse erzielt die Universitätsmedizin Mainz eine signifikante Reduzierung des Bearbeitungsaufwands. Der Zugriff auf Dienstpläne und Zeitkonten und der einfache Überblick über personalwirtschaftliche Daten wie organisatorische Zuordnung oder An- und Abwesenheitszeiten, erhöhen die Transparenz und senken Verwaltungskosten.

„Wir greifen aktuelle Themen sukzessive weiter auf und gehen davon aus, dass es auch in Zukunft Änderungen und Anpassungen geben wird, denen wir uns mit der professionellen Unterstützung von projekt0708 angemessen widmen werden.”
Anja Oberländer, Leiterin Personalressourcen und -entwicklung, Universitätsmedizin Mainz

projekt0708 - langfristig kompetent

Entsprechend den Vorgaben für die Universitätsmedizin Mainz als Körperschaft des öffentlichen Rechts, erfolgte auch die Entscheidung für projekt0708 im Rahmen eines geregelten Ausschreibungsverfahrens. Das Münchner IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen konnte sich als offizieller SAP Gold Partner in einer Auswahl verschiedener Bewerber behaupten. Hierbei spielte nicht zuletzt die angebotene Systemlösung eine ausschlaggebende Rolle. Das SAP E-Recruiting entsprach den Anforderungen, die seitens der Universitätsmedizin Mainz an eine Lösung zur geplanten Zentralisierung und Digitalisierung des Bewerbermanagements gestellt wurden. Gewünscht wurde vor allen Dingen eine zeitgemäße, aber nicht cloudbasierte Lösung.

Schon unmittelbar nach Abschluss der vorangehenden Implementierung von SAP ESS/MSS und erneut nach dem Go-live des E-Recruitings wurde absehbar, dass die Systeme langfristig weiterentwickelt werden sollten, um so auf Dauer veränderlichen Anforderungen und Voraussetzungen optimal gerecht zu werden.

Darüber hinaus ist die konstante, zuverlässige und fehlerfreie Funktion des Systems gerade im Gesundheitswesen von existenzieller Bedeutung. Systemausfälle können hier nicht nur wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen.

Ein zentraler Ansprechpartner, der die hauseigene IT-Abteilung in systemspezifischen Fragen kompetent unterstützt und begleitet, ist deshalb genauso wichtig wie die Auswahl des geeigneten Systems und seine bedarfsgerechte Implementierung.

Support als individuelle Unterstützungsleistung

„Ein zuverlässiger IT-Dienstleister ist für die Universitätsmedizin Mainz die Grundlage einer sicheren und leistungsfähigen IT. Diese Zuverlässigkeit bekommen wir nun schon seit Jahren von projekt0708 gewährleistet. Change Requests werden hochqualitativ und flexibel umgesetzt.”
Oliver Kieborz, Leiter Personalsysteme und Zeitmanagement, Universitätsmedizin Mainz

„Wir bieten jedem unserer Kunden das passende Support-Modell“, erklärt Thomas Korte, Senior Consultant bei projekt0708, als zentraler Ansprechpartner der Universitätsmedizin Mainz. „Die interne IT-Abteilung der Universitätsmedizin Mainz leistet bereits einen großartigen Job in der Instandhaltung der Systeme. Unsere Aufgabe besteht deshalb im Wesentlichen in der Weiterentwicklung und der Auseinandersetzung mit ‚harten Nüssen‘.“

Die Unterstützung durch projekt0708 erfolgt flexibel und bedarfsbezogen. Weist die interne Analyse auf eine Aufgabe hin, die mit vorhandenen Ressourcen und spezifischem Know-how nicht eigenständig zu bewältigen ist, wird projekt0708 angefragt.

So wurden seit Abschluss der grundlegenden Implementierung immer wieder vor allen Dingen Anpassungen und Weiterentwicklungen des Systems durchgeführt. Neben erforderlichen Updates (technische aber auch gesetzliche Änderungen) wurde so zum Beispiel das Ausschreibungslayout überarbeitet und um Funktionen wie eine Mehrfachauswahl bei der Weiterleitung von Kandidaten erweitert. Daneben machte das Thema Information Lifecycle Management (ILM) im Rahmen der Bestimmungen der DSGVO umfangreichere Arbeiten am System erforderlich. Mit nachträglich implementierten Workflows zwecks Automatisierung von Arbeitsabläufen konnte der umfassende Einsatz des Systems zusätzlich optimiert werden.

„Erfahrungsgemäß stellen Anwender erst im praktischen Einsatz des Systems fest, welche Stellschrauben es noch zu drehen gilt“, weiß Korte.

Insgesamt ergibt sich so ein Support- und Weiterentwicklungsbedarf, der in Phasen einen Umfang von drei bis vier Tagen pro Monat erreicht.

Support mit Weitsicht

Der klassische First- oder Second-Level-Support seitens projekt0708 spielt im Falle der Universitätsmedizin Mainz, aufgrund eigener Kompetenz, eine nachgeordnete Rolle. Hier verschwimmen jedoch die Grenzen zwischen begleitender Support-Betreuung und kontinuierlicher, bedarfsgerechter Weiterentwicklung im Rahmen von Change Requests, Updates oder Performance Optimierungen.

„Wir greifen aktuelle Themen sukzessive weiter auf und gehen davon aus, dass es auch in Zukunft Änderungen und Anpassungen geben wird, denen wir und mit der professionellen Unterstützung von projekt0708 angemessen widmen werden“, erklärt Anja Oberländer, Leiterin Personalressourcen und -entwicklung der Universitätsmedizin Mainz.

Aus dem Support entstehen so neue Projekte, die im Rahmen der Support-Betreuung realisiert werden. Aktuell erfolgt so seit Februar 2021 die Weiterentwicklung von SAP ESS/MSS auf Basis SAP Fiori, die in drei Phasen bis 2022 abgeschlossen sein soll.

„Das Know-how der kompetenten projekt0708-Kollegen und die Fähigkeit über den Tellerrand hinauszublicken‘ tragen zu einer permanenten Verfügbarkeit sowie vollumfänglichen Funktionsfähigkeit unserer HR-Systeme bei“, betont Oliver Kieborz, Leiter Personalsysteme und Zeitmanagement der Universitätsmedizin Mainz. 

Das Know-how der kompetenten projekt0708 Kollegen und die Fähigkeit über den Tellerrand hinauszublicken‘ tragen zu einer permanenten Verfügbarkeit sowie vollumfänglichen Funktionsfähigkeit unserer HR-Systeme bei.
Oliver Kieborz, Leiter Personalsysteme und Zeitmanagement, Universitätsmedizin Mainz
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