„Seit der Einführung der SAP-Selfservices freuen sich Mitarbeiter und Vor­gesetzte über mehr Transparenz und schnellere Prozesse. Davon profitiert die gesamte Universitäts­medizin.”
Mounir Baouch, Projektleiter, Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Unternehmen / Branche
Universitätsmedizin Mainz / Gesundheitswesen

Leistungsspektrum
Universitäts­klinik und Forschungs­institut mit über 60 Fachkliniken, Instituten und Abteilungen für die stationäre und ambulante Behandlung und Pflege

Website
www.unimedizin-mainz.de

Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz ist die einzige medizinische Einrichtung der Supramaximalversorgung in Rheinland-Pfalz und ein international anerkannter Wissenschaftsstandort.

Krankenversorgung auf höchstem universitärem Niveau: Mehr als 60 Fachkliniken, Institute und Abteilungen gehören zur Universitätsmedizin Mainz. Mit etwa 7.500 Mitarbeitern ist sie einer der größten Arbeitgeber der Region und ein wichtiger Wachstums- und Innovationsmotor. Um auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren und neue Aufgaben im Gesundheitswesen wahrnehmen zu können, wurden umfassende Modernisierungs- und Reformprozesse eingeleitet. Einen Teil davon bilden Reformen in der Personalwirtschaft. Mit Selfservice-Angeboten ermöglicht die Universitätsmedizin Mainz ihren Mitarbeitern den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre persönlichen Daten und Zeitkonten.

Hintergrund für das Einführungsprojekt bei der Universitätsmedizin Mainz

Um auf die veränderten Rahmenbedingungen und wachsenden Herausforderungen im Gesundheitswesen reagieren zu können, hat die Universitätsmedizin Mainz unter anderem auch den Bereich Personalwirtschaft reformiert. 

Um dies zu unterstützen wurden mit Hilfe des auf SAP-Lösungen spezialisierten IT-Dienstleisters projekt0708 SAP ERP Human Capital Management Self Services implementiert.

Ziel des Transformations­prozesses

Zur technischen Umsetzung der Geschäftsprozesse unter SAP HCM wurden die nachfolgenden Ziele verfolgt:

  • Steigerung der Datenqualität durch die Ablösung papierbasierter Formulare und den Abbau der redundanten Personaldatenerfassung und -pflege bei gleichzeitiger Kostensenkung in diesem Bereich
  • Beschleunigte, schlanke und standardisierte Personalprozesse durch effiziente Selfservice-Angebote und Workflow-Unterstützung
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit infolge der verbesserten Transparenz und Flexibilität

Die Vorteile der Transformation

Durch die Einführung der SAP HCM Self-Services ergeben sich gleichermaßen Vorteile für Mitarbeiter als auch Vorgesetzte. Im Allgemeinen werden Papierformulare dank elektronischer Personalprozesse abgebaut und dadurch Durchlaufzeiten verkürzt. Die Fehlerrate und -anfälligkeit reduziert sich dadurch ebenfalls. Speziell werden durch automatisierte Engeltnachweise sowie Self-Services für Zeitbuchungskorrekturen und Abwesenheitsanträge Zeit und Kosten gespart. Als Folge daraus ist von einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, dank spezifischer automatisierter Selfservice-Lösungen für jeden Arbeitsplatz, auszugehen.

Das Resultat

Die Mitarbeiter der Universitätsmedizin Mainz sind nun in der Lage, einfach und bequem über die NetWeaver Business Client Software auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen. Mitarbeiter ohne eigenen Systemzugang (z.B. Pflegepersonal) können sich über extra eingerichtete Kioskterminals einloggen. Über ein persönliches Profil können die eigenen Dienstpläne und Zeitkonten abgerufen und An- bzw. Abwesenheitsanträge sowie Dienstwünsche erstellt und weitergeleitet werden. Führungskräfte nutzen den Manager Self Services, um die personalwirtschaftlichen Daten (wie organisatorische Zuordnung, An- und Abwesenheitszeiten, Resturlaubsstand etc.) ihrer Mitarbeiter abzurufen. Des Weiteren können die Vorgesetzten Anträge für Urlaub, Gleitzeit und Heimarbeit einsehen und genehmigen.

„So kann zum Beispiel 73 Prozent an Zeit für die Korrektur von Fehlern bei der Zeiterfassung eingespart werden. Auch Abwesenheits­anträge können fast doppelt so schnell erfasst und so wertvolle Ressourcen anderweitig genutzt werden.”
Michael Scheffler, Managing Director, projekt0708 GmbH