SAP SuccessFactors Recruiting, Learning und Talent Management im Human Capital Management der Webasto-Gruppe

Digitalisierung und Standardisierung globaler HR-Prozesse mit SAP SuccessFactors

Unternehmen / Branche
Webasto SE / Automobilzulieferer

Leistungsspektrum

Die Webasto Gruppe ist globaler innovativer Systempartner der Mobilitätsbranche und zählt zu den 100 größten Zulieferern der Automobilindustrie weltweit. Das Angebot des Unternehmens umfasst eigen entwickelte Dach-, Heiz- und Kühlsysteme für verschiedene Fahrzeugarten, Batterien und Ladelösungen für Hybrid- und Elektrofahrzeuge sowie ergänzende Services rund um das Thermomanagement und die Elektromobilität. Zu den Kunden von Webasto zählen Hersteller von Personenkraftwagen, Nutzfahrzeugen und Booten ebenso wie Händler und Endkunden. 2021 erzielte die Gruppe einen Umsatz von 3,7 Milliarden Euro und beschäftigte rund 15.700 Mitarbeitende an über 50 Standorten. Der Hauptsitz des 1901 gegründeten Unternehmens befindet sich in Stockdorf bei München.

Website
www.webasto-group.com

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der letzten Jahren ist, dass Mitarbeiter die wichtigste Säule jeden Unternehmens sind. Das Personalmanagement erweist sich dabei für international agierende Unternehmen als besondere Herausforderung und gewinnt deshalb immer stärker an Bedeutung. Der zunehmende Wettbewerb verlangt im Bereich der Digitalisierung auch eine intensive Auseinandersetzung mit einer zeitgemäßen Gestaltung von HR-Prozessen. Unternehmen wie der erfolgreiche Automobilzulieferer Webasto, die im globalen Wettbewerb ihre Führungsposition behaupten wollen, richten ihren Fokus im Personalwesen deshalb auf eine Modernisierung durch bewährte Systeme und neue Fachkonzepte.

Als Weltmarktführer und international bekannte Marke im Bereich Dach- und Cabriosysteme sowie Standheizungen und einer der führenden Zulieferer für innovative Produkte in der Automobilindustrie, stellt sich Webasto täglich neuen Herausforderungen. Den Wandel im Automobilsektor begleitet das weltweit erfolgreiche Unternehmen mit zukunftsweisenden Systemlösungen, zum Beispiel im Bereich E-Mobilität. So gefragt wie das Unternehmen in der Branche ist, so begehrt und erfolgreich ist Webasto auch als Arbeitgeber. Zum wiederholten Male wurde das familiengeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Stockdorf bei München im Januar 2022 vom Top Employers Institute als „Top Employer Germany 2022“ ausgezeichnet.

Mit mehr als 15.700 Mitarbeitern an über 50 Standorten weltweit erweist sich gerade das Personalwesen für ein Unternehmen wie Webasto täglich als vielfältige Herausforderung. Sowohl das Recruiting als auch alle weiterführenden Aufgaben im Bereich HR beanspruchen Ressourcen und erfordern zunehmend eine kleinteilige Vernetzung im Rahmen einer übergeordneten Unternehmensstrategie. Die Digitalisierung und Strukturierung elementarer HR-Prozesse ist für Webasto deshalb eine dynamische Aufgabe, für die das Unternehmen gezielt auf geeignete Systeme zurückgreift, die nicht zuletzt eine zentrale Steuerung ermöglichen. Mit SAP SuccessFactors hat sich Webasto für ein Personalmanagementsystem entschieden, dessen vielfältige Module Verantwortliche gezielt bei ihrer Arbeit unterstützen und für die Zukunft rüsten. Als Beratungs- und Implementierungspartner konnte projekt0708 Webasto mit Know-how und vielfältiger Projekt-Erfahrung erfolgreich begleiten und Grundlagen für eine erfolgreiche Zukunft schaffen.

HR-Lösung für Standorte
in mehr als 50 Ländern

SAP SuccessFactors Module in parallelen Projektsrängen

Überwiegend Remote-Projekt

Strategische Weiterentwicklung bestehender Systeme

Ausgangsbasis war ein globales SAP HCM System On Premise. Hier erfolgt standortübergreifend die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten sowie das Performance Management. Zusätzlich nutzen einzelne Standorte das System für Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung. In Deutschland wurde außerdem das Veranstaltungsmanagement eingesetzt.

Im Zuge der Einführung eines neuen Fachkonzepts im Talent Management suchten die Verantwortlichen der Fachabteilung schließlich nach einer geeigneten Software. Darüber hinaus stützte sich das Recruiting bei Webasto zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf ein einheitliches System. Im Learning kamen dagegen mit dem SAP-basierten Veranstaltungsmanagement und dem Learning-Management-System eines Drittanbieters zwei getrennte Tools zum Einsatz. Der ausdrückliche Wunsch bestand darin, auch hier die Aufgaben mit einer Applikation abzudecken.

In Folge dieser Überlegungen entschied sich Webasto 2018 zur Ausschreibung und damit zur Suche nach einem geeigneten System sowie einem kompetenten Beratungspartner für alle bestehenden Anforderungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen des Unternehmens.

Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens fiel die Wahl letztlich auf SAP SuccessFactors als Systemlösung und projekt0708 als Dienstleister für dessen Einführung. Hierbei profitierte der erfahrene HR-Beratungs- und Implementierungspartner sowohl von der SAP-Listung als Partner mit Recognized Expertise im Bereich SAP SuccessFactors als auch von dem bereits gemeinsam erfolgreich durchgeführten Projekt zur Einführung des SAP Performance Managements.

„Dank der hohen Projekt-Kompetenz und dem reichen Erfahrungsschatz von projekt0708 müssen wir auch bei Pilot-Projekten nicht bei null anfangen.””

Michael Suerbier, Head of IT Enterprise Solutions bei Webasto

Systematische Umsetzung durch projekt0708

Die Größe und Vielseitigkeit des Gesamtprojektes sowie die Umsetzung an unterschiedlichen Standorten des global aktiven Unternehmens erforderten eine systematische Planung und Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen. Vorrangig deshalb erfolgte eine Aufteilung in zwei eigenständige Projekte. Im ersten Schritt wurden parallel Recruiting in Deutschland sowie Learning weltweit implementiert. Zeitlich versetzt entwickelte ein weiteres Projektteam alle erforderlichen Konzepte und Maßnahmen zur Einführung eines globalen Talent Managements.

projekt0708 arbeitete dabei mit seiner erprobten Standard-Implementierungsmethodik sowie einem iterativen Ansatz. Innerhalb der klassischen Konzeptionsphase wurden Workshops genutzt, um die konkreten Anforderungen angemessen bei der anschließenden Konfigurationsphase berücksichtigen zu können. Genau zehn Monate nach Projektstart erfolgte so der erste Roll-Out des neuen SAP SuccessFactors Systems im Bereich Recruiting.

Im Bereich Learning wurde seitens Webasto großer Wert auf die Zusammenstellung der Workshop-Teams sowie die Prozessoptimierung gelegt. Da Learning im Unternehmen global organisiert ist, wurden gleichermaßen Stellvertreter der funktionalen und der regionalen Akademien sowie Koordinatoren aus den übergeordneten Regionen einbezogen.

Die Implementierung des neuen Talent Managements erfolgte unabhängig davon mit zwei SAP SuccessFactors-Modulen. SAP SuccessFactors Performance & Goals unterstützt Webasto zukünftig bei der kontinuierlichen Identifikation interner Potenzialträger. Dazu gehört ebenfalls Calibration als Mittel zur Überprüfung und Sicherstellung einheitlicher Talentbewertungen. Das Modul Succession & Development dient zusätzlich der Talententwicklung. Da es sich hierbei für Webasto um globale Prozesse handelt, wurde auch die Umsetzung von Anfang an vom gesamten Projektteam global gedacht und in Absprache mit Key-Usern aus den größten Anwenderregionen abgestimmt, um schließlich einen globalen Go-live zu realisieren.

Als besondere Herausforderung erwiesen sich die Begleitumstände der Corona-Pandemie, die während des Projektes Einfluss auf dessen Umsetzung nahmen. So wurde innerhalb des Projektes zunehmend auf Vor-Ort-Termine verzichtet und im Remote-Verfahren fortgefahren. Dank des hohen Engagements aller Beteiligten ist es trotzdem gelungen, eine zielführende Kommunikationskultur zu etablieren und auch auf Distanz in der Zusammenarbeit ein Maximum an Effizienz, Zuverlässigkeit und Vertrauen zu entwickeln.

Zudem war die oberste Prämisse im Projekt, das System so standardnah wie möglich zu nutzen und somit die internationalen Prozesse weitestgehend an den Standard anzupassen.

Challenge accepted – Lessons learned

Das umfangreiche Projekt war rückblickend mit einigen Herausforderungen verbunden, die das Projektteam mit Unterstützung von projekt0708 sehr gut bewältigen konnte.

Zentrale Themen waren hierbei einerseits die erforderliche Einbeziehung des Betriebsrats in die elementaren Veränderungsprozesse, andererseits die gerade in Europa an Aufmerksamkeit und Bedeutung gewinnenden Themen Datenschutz und Datensicherheit.

Die grundlegende Umstellung von einem zuvor on-premise basierten System auf ein globales Cloud-Produkt erforderte die Auseinandersetzung mit weiteren Themen wie beispielsweise der Authentifizierung und dem Systemzugang.

Erschwerend kam hinzu, dass Webasto mit der Implementierung von SAP SuccessFactors den Weg von einer zuvor weitgehend dezentralen Organisation im Personalwesen hin zu einem global einheitlichen System beschritt. Damit verbunden wurden zahlreiche Prozesse global auf Basis des SAP SuccessFactors Standards vereinheitlicht.

„Eine Empfehlung, die wir anderen Unternehmen mit vergleichbaren Projektvorhaben weitergeben können, betrifft die Projektteam-Trainings. Im aktuellen Projekt schlossen diese bei Webasto mit drei Monaten Abstand an die erste Analysephase an. Im Nachgang zeigte sich jedoch, dass es sinnvoll gewesen wäre, die Schulungen des Projektteams zu SAP SuccessFactors an den Anfang zu stellen, um so eine Grundlage bzw. ein Grundverständnis bei den Mitarbeitern für alle anschließenden Projektschritte zu schaffen“, erinnert sich Silvia Thum.

Aktuell arbeitet Webasto mit einer hybriden Systemlandschaft und nutzt in einzelnen Bereichen weiterhin parallel sowohl SAP SuccessFactors als cloudbasiertes System als auch die vorhandene SAP HCM On-Premise-Lösung. Mit der Erfahrung und der fachlichen und technischen Expertise aus „beiden Welten“ konnte projekt0708 Webasto bei allen Fragen rund um die erforderlichen Schnittstellenlösungen kompetent beraten und unterstützen.

Insgesamt verlief die Zusammenarbeit zwischen Webasto und projekt0708, auf operativer Ebene in verschiedenen Projektteams sehr gut. Trotz Querverbindungen arbeiteten die einzelnen Teams weitestgehend unabhängig voneinander. Intern wurde seitens projekt0708 dabei mit regelmäßigen Meetings der einzelnen Projektverantwortlichen sichergestellt, dass die autarke Arbeitsweise keinen negativen Einfluss auf das Gesamtprojekt nehmen konnte.

„Für uns ist der hybride Ansatz der richtige Mittelweg. Als zentraler Ansprechpartner hat uns projekt0708 nicht nur projektrelevant, sondern auch strategisch immer fachlich durchdacht, flexibel und engagiert umfassend beraten und begleitet.”

Silvia Thum, IT Project Manager HR bei Webasto

Mission accomplished - to be continued

Mit der sukzessiven Umstellung des Recruitings auf SAP SuccessFactors durch weitere Rollouts in den USA, Mexiko, Portugal und Rumänien zeigen sich schon heute massive positive Veränderungen in den verbundenen Prozessen, vor allen Dingen zugunsten einer deutlich erhöhten Standardisierung und Transparenz. So ersetzt zum Beispiel das systeminterne Notification-Prinzip über eingehende Bewerbungen den Versand von Bewerberdaten und -dokumenten. Damit gelingt es Webasto nicht zuletzt, den eigenen Compliance-Standards in Bezug auf den Datenschutz gerecht zu werden.

Die Zentralisierung des Recruitings unterstützt Webasto vor allen Dingen bei der Umsetzung globaler Strategien. So lassen sich nicht nur alle Stellenausschreibungen weltweit über eine Plattform verwalten, sondern auch zum Beispiel externe Personaldienstleister nahtlos einbinden. Bei einzelnen Vorgängen entfallen aufwendige, meist analoge und oft fehleranfällige Verfahren der Nachverfolgung. Auf einen Blick erhalten Verantwortliche Status-Informationen zu jedem Vorgang und können so jederzeit prüfen, wo Maßnahmen erforderlich sind.

Für die Zukunft plant Webasto schon heute einen weiteren Ausbau des Systems, bei dem projekt0708 als Implementierungspartner weiterhin für Webasto der Dienstleister der Wahl ist. „Wir wollen die Integrationskompetenz von projekt0708 weiterhin, auch in systemübergreifenden Projekten nutzen, um uns kontinuierlich weiterzuentwickeln“, erklärt Michael Suerbier, Head of IT Enterprise Solutions bei Webasto. „Dank der hohen Projekt-Kompetenz und dem reichen Erfahrungsschatz von projekt0708 müssen wir auch bei Pilot-Projekten nicht bei null anfangen.“

„Dank der hohen Projekt-Kompetenz und dem reichen Erfahrungsschatz von projekt0708 müssen wir auch bei Pilot-Projekten nicht bei null anfangen.”

Michael Suerbier, Head of IT Enterprise Solutions bei Webasto