HR/IT TALK

Expertenwissen für Personaler und SAP-Spezialisten

Episode #02
Geschäftsreisen mobil und papierlos mittels SAP Concur


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Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung die digitale Transformation umzusetzen. Eine der wichtigen Schritte in diesem Zusammenhang sind Investitionen in geschäftliche Cloudlösungen zur Automatisierung ihrer Geschäftsabläufe. Dies betrifft insbesondere Anwendungen und Prozesse im Bereich der Reisebuchung sowie der Reisekostenabrechnung.

Shownotes

Ergänzende Informationen zu dieser Episode:

  1. CWT-Umfrage - Auf Geschäftsreise nur mit Handy: www.fvw.de/biztravel/news/cwt-umfrage-auf-geschaeftsreise-nur-mit-handy-202551
  2. Offizielle SAP Concur Fusion Exchange (FFM, 28.05.2019) Vortragsunterlagen zum Download: go.concur.com/FusionExchange_Frankfurt_Presentations.html
  3. SAP Concur Fusion Exchange: Die Highlights. Veranstaltungsrückblick von SAP Concur sap.to/6046EoFNI 
  4. projekt0708 / SAP Concur Case Study www.concur.de/casestudy/projekt0708
  5. Darum hat sich projekt0708 für SAP Concur entschieden youtu.be/jjufEJdQJ3E
  6. projekt0708 führt SAP Concur im eigenen Unternehmen ein (Pressemitteilung): www.projekt0708.de/news/projekt0708-fuehrt-sap-concur-im-eigenen-unternehmen-ein.html

Transkript

[00:00:00] HR/IT Talk, [00:00:02] der Podcast für Personaler und SAP-Spezialisten mit Fallbeispielen, Best-Practices und technischem Expertenwissen direkt von den Fachleuten von projekt0708 aus München.

[00:00:15] Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung die digitale Transformation umzusetzen. [00:00:23] Eine der wichtigsten Schritte in diesem Zusammenhang sind Investitionen in geschäftliche Cloudlösungen zur Automatisierung ihrer Geschäftsabläufe. [00:00:30] Dies betrifft insbesondere Anwendungen und Prozesse im Bereich der Reisebuchung, [00:00:35] sowie der Reisekostenabrechnung, denn diese erlauben eine rasche Umstellung von Geschäftsabläufen und die Einhaltung von Compliance sowie Kostenvorgaben. [00:00:44] Mit Christoph Grünberg, Senior Consultant bei projekt0708 spreche ich heute über das Geschäftsreisemanagement der Zukunft. [00:00:51] Wie lassen sich Reiseprozesse automatisieren, die Betriebsausgaben senken und gleichzeitig Mitarbeiterzufriedenheit steigern? [00:00:58] Damit herzlich Willkommen zu einer neuen Folge von HR/IT Talk. Mein Name ist Michael Scheffler ich bin Geschäftsführer der projekt0708 GmbH und seit über 20 Jahren im SAP Umfeld als Berater, Projektleiter und Entwickler tätig.

[00:01:12] Christoph, du beschäftigst dich seit ca. einem Jahr mit dem Thema SAP Concur und den Herausforderungen im Umfeld des Geschäftsreisemanagements, [00:01:20] hier bei projekt0708. Kannst du dich in einem ersten Schritt persönlich vorstellen und dann deinen beruflichen Werdegang schildern.

[00:01:28] Sehr gerne, also mein Name ist Christoph Grünberg, ich bin Senior Consultant bei projekt0708. [00:01:34] Bin seit gut 2 Jahren bei uns im Unternehmen und [00:01:39] hab an und da zumal eine Ausbildung zum Industriekaufmann gemacht, anschließend studiert was letztendlich geendet hat in einem MBA mit Schwerpunkt Unternehmensführung und Finanzmanagement. [00:01:48] Parallel war ich längere Zeit in einem größeren Logistikunternehmen tätig, von da an beginnend dann auch im SAP Umfeld und [00:02:02] habe dort zum Schluss dann als Teamleiter die Einführung von diversen SAP Modulen, [00:02:09] im HR Umfeld verantwortet und hab, [00:02:13] mich dann vor zwei Jahren entschieden, zu projekt0708 zu wechseln und kümmere mich hier um die Themen HR Digitalisierung und das Thema Travelmanagement mit Fokus auf SAP Concur.

[00:02:24] Vielen Dank. Ich selbst komme ja auch aus dem klassischen und On-Premise Geschäft. [00:02:30] Noch vor nicht allzu langer Zeit wurden Geschäftsreisen mit der Lösung Reisemanagement bzw. mit SAP ERP, was auf On-Premise basiert, [00:02:40] abgebildet. Spätestens seit der Übernahme von Concur durch die SAP, [00:02:44] ich denke das war 2014, hat sich das geändert. Kannst du uns als allererstes einen Überblick über die Lösung SAP Concur geben, was genau ist das eigentlich?

[00:02:55] SAP Concur bietet die Möglichkeit cloudbasiert vom Reiseantrag, [00:03:05] bis hin zur Reiseabrechnung und auch danach noch das Thema Analytics, den kompletten Travelmanagementprozess abzubilden für Unternehmen. [00:03:15] Und wie du auch gerade schon gesagt, die bisherige Lösung von Seiten SAP war FI-TV also das Reisemanagement On-Premise. [00:03:23] SAP hat sich 2014 entschieden, [00:03:31] Concur zu übernehmen, für sechseinhalb Milliarden, das war bis zu diesem Zeitpunkt der größte Zukauf von Seiten SAP und zeigt aber auch das, [00:03:39] SAP strategisch ganz ganz stark in Richtung Cloud marschiert und auch da die Lösung letzten Endes die Wahl für das Geschäftsreisemanagement ist. [00:03:49] Zurück zur Lösung, [00:03:52] Concur bietet neben der reinen Prozessorunterstützung die Möglichkeiten, dass es auch im Baukastensystem funktioniert. Es ist nicht so, dass du [00:04:00] einmal die komplette Lösung kaufen musst, also das sagt ok ich möchte eigentlich nur die Reisekostenabrechnung machen, mehr ist als Unternehmer nicht mein Bedarf, sondern dass du auch [00:04:10] dann gezwungen bist z. B. die Reisebuchung mit zu kaufen, sondern du kannst es dir ja wie ein Baukasten, die Einzelmodule letztendlich [00:04:19] zusammenstecken für das was Du im Idealfall für dich benötigst. Es geht los von wie gesagt, [00:04:27] Buchung, Abrechnung bis hin zu Zusatzfeatures, z. B. Mitarbeiterlokalisierung fürs Risikomanagement. [00:04:37] Analog zu der On-Premise Lösung also ein Baukasten, [00:04:41] mit dem man sich seine Geschäftsreisen Digital erfassen kann. Nur mit dem Unterscheid, dass du in der On-Premise Welt über deinen Benutzer mit der,[00:04:52] Lizenz die komplette Lösung kaufst [00:04:57] und dann später natürlich implementierst, wenn du es benötigst oder eben entsprechend deinen Anforderungen. Bei Concur ist es eben ein Cloud Modell, sprich [00:05:07] du bezahlst auch nur das, was du auch benötigst.

[00:05:16] Wir haben ja bei projekt0708 Anfang des Jahres Concur Expense eingeführt, das heißt wir sind selbst Anwenderunternehmen für diese Lösung und unsere Beraterinnen und Berater wickeln ihre Geschäftsreisen hiermit ab. [00:05:28] Kannst du bitte nochmals für unsere Zuhörer beschreiben, warum wir uns genau für dieses Modul entschieden haben [00:05:36] und wie das Ganze bei unseren Endanwendern angekommen ist?

[00:05:42] 2018 hatten wir uns erstmalig mit dem Thema auseinandergesetzt, weil wir ein sehr starkes Wachstum bei projekt0708 haben. [00:05:53] Da war es dann so, dass wir [00:05:56] gesagt haben, wir müssen was tun. Ich beschreibe kurz den Prozess, wie er damals war. Es war so, dass wir in einer ganz normalen Reisekostenabrechnungen unsere Belege zusammen gesammelt haben, die [00:06:07] nachher zur Reisekostenabrechnung gepackt haben, die auf Excel basierte und den ganzen Packen in der Buchhaltung abgegeben haben und der Kollege aus der Buchhaltung das Ganze verbucht. Der Prozess [00:06:22] war relativ zeitaufwendig und dadurch hatten wir längere Durchlaufzeiten zwischen Reise, also Kostenentstehung und Auszahlung. [00:06:35] Dadurch haben wir gesagt, wir müssen was tun. Dann haben wir überlegt, was können wir tun? Wir haben uns natürlich den Markt auch mal angeschaut und [00:06:44] die Lösungen miteinander verglichen. Wir haben gesehen, dass uns SAP Concur die Möglichkeit bietet mobil, [00:06:52] die Reisekosten zu erfassen und auch dann während der Reise die mobile App zu verwenden und darin [00:07:01] haben wir einen relativ großen Vorteil gesehen. [00:07:04] Und haben uns dann letztendlich, fairerweise muss man auch sagen, weil wir Concur Implementierungspartner sind und die Lösung auch selber implementieren können, für SAP Concur an der Stelle entschieden und dann Anfang des Jahres begonnen das Projekt umzusetzen.

[00:07:19] Du hast gerade das Thema Mobile Erfassung von Geschäftsreisen angesprochen. [00:07:24] Ich denke das ist ein genereller Trend in diesem Umfeld, damit meine ich dass die privaten Reisegewohnheiten also der Consumer Bereich zu einem anderen Anspruch der Endanwender im Hinblick auf die Business-Applikation führt. [00:07:37] Wie siehst du das? Kannst du ein anderes Buchungsverhalten beobachten?

Definitiv. [00:07:45] Es ist ja so wie du gerade gesagt hast, dass die privaten Reisegewohnheiten, die wir alle aus unserem privaten Umfeld kennen. [00:07:55] Den Anspruch erwecken bei den Mitarbeitern, dass es auch im Geschäftsumfeld genauso von statten geht. Wenn ich privat unterwegs bin nutze ich. [00:08:05] Booking.com oder suche mir eine Ferienwohnung über Airbnb. [00:08:11] Das geht heutzutage relativ schnell, relativ intuitiv, die Instagramgeneration rückt nach, wo die Mitarbeiter, [00:08:17] dann auch genau dieses Anspruchsdenken, was sie in ihrem privaten Umfeld von [00:08:22] ihren Applikation kennen, dann auch gerne im geschäftlichen Umfeld sehen möchten. Bisher hatten wir ja immer so einen Gap zwischen dem was ich im privaten Umfeld war, was meines Erachtens ein Stückchen voraus war, [00:08:37] was Apps usw. betrifft, gegenüber dem geschäftlichen Umfeld, was aufgrund der notwendigen Konstanz die dort einfach vorherrscht [00:08:46] immer etwas zurück hängt. Da ist es einfach so, dass die Erwartungshaltung steigt und dann über moderne Lösung wird z. B. SAP Concur dann im Unternehmen auch [00:08:58] Einzug halten kann. Sodass ich dann genau die gleichen Möglichkeiten habe wie im privaten Umfeld. [00:09:04] Ich habe eine Applikation, mit der ich meine Reise buchen, abrechnen kann und es dann auch [00:09:11] relativ schnell zur Auszahlung kommt. Das zeigt auch die Erwartungshaltung der Mitarbeiter, es gibt eine Statistik, dass es in diesem Fall eine 80% höhere Akzeptanz oder direkte Akzeptanz im ersten Monat da war. [00:09:25] Hier sieht man schon, dass die Mitarbeiter auf sowas warten und sowas sofort einschlägt.

[00:09:35] Kann ich mir gut vorstellen, Mitarbeiter und Führungskräfte haben einfach einen anderen Anspruch und [00:09:42] sind einfach die Lösungsqualität aus dem privaten Umfeld gewohnt.

Definitiv! Kannst du auch mal kurz schildern wie du privat, oder im Geschäftsumfeld mit deinen Reisen umgehst? Das ist ja auch wahrscheinlich nicht mehr so, dass du ins Reisebüro gehst.

[00:09:55] Bei mir ist das in der Tat so. Ich selbst reise wenn ich bei unseren Kunden vor Ort aktiv bin, sehr gerne mit der Deutschen Bahn. [00:10:04] Dabei nutze ich dann die App DB Navigator, das bedeutet dort buche ich die Reise, so habe ich mein Ticket auch digital immer dabei. [00:10:14] Heutzutage druckt man das ja nicht mehr aus. Gleiches gilt für die Bahncard, die dort integriert ist und dann auch nachgewiesen werden kann. [00:10:23] Wenn ich beim Kunden Vorort ankomme, [00:10:26] brauche ich noch eine Kurzstrecke, dazu buche ich dann vielleicht über die App myTaxi - oder neuerdings FreeNow - die wurden ja umbenannt. [00:10:35] Was ja auch, [00:10:37] soweit ich weiß in SAP Concur integriert werden kann, sprich als Partner-App dort mit eingebunden werden kann in den Prozessablauf. Wie genau läuft das denn ab?

[00:10:47] Ja das trifft ja so ein bisschen das Baukastensystem, was wir eben gesagt haben, du kannst ganz viele oder SAP Concur hat ganz viele, [00:10:56] Partner bzw. Partner-Apps die du anbinden kannst. Du hast das Beispiel FreeNow/myTaxi genannt, genauso wie zum Beispiel Uber. [00:11:04] Und da ist es so, dass du einfach [00:11:08] die App von Concur oder über deinen Concur Account mit deinem Uber Account oder deinem myTaxi Account letztendlich bekanntmachst. Heißt du gehst bei myTaxi z. B. in die App [00:11:20] und hinterlegst dort dann deinen Concur Account als Mitarbeiter, du brauchst da keine speziellen [00:11:26] Proxyeinstellungen oder sonst irgendetwas, sondern ganz einfach so wie wir es bei anderen z. B. Social Media Anwendungen auch kennen. [00:11:37] Am Bahnhof angekommen, fährst du die letzten 5 km zum Kunden. Indem Moment wo die Fahrt abgeschlossen ist, ist es ganz einfach, dass dein [00:11:49] Beleg nicht wie wir es von früher kennen, du eine handgeschriebene Taxiquittung erhältst, sondern es gibt einen digitalen Beleg der sofort [00:12:01] bei dir in Concur, in der Applikation auftaucht und du ihn direkt verwenden kannst um ihn in die Reisekostenabrechnung einzufügen.

[00:12:10] Da würde ich gerne noch einmal einhaken, das interessiert mich als CFO natürlich besonders. Ich verantworte ja hier bei projekt0708 den [00:12:19] Finance Bereich und daher weiß ich: Keine Buchung ohne Beleg! Wie genau läuft das denn ab? Ich habe jetzt eine Uber Fahrt getätigt wie du gerade beschrieben hast. [00:12:30] Der Geschäftsreisebeleg dazu, wie verhält sich das? Der eigentliche Papierbeleg is ja nicht mehr vorhanden...

[00:12:42] Grundsätzlich kommt hier immer das Finanzamt ins Spiel und damit müssen wir dann entsprechend umgehen, [00:12:51] das kommt immer von Land zu Land darauf an, jedes Land hat da unterschiedliche Anforderungen, was das Beleghandling betrifft und das ist relativ unterschiedlich.

[00:13:03] Mal ganz konkret am Beispiel Deutschland, wie würde sich das jetzt hier verhalten?

In Deutschland ist es so, dass das Finanzamt und das Bundenzentralamt für Steuern sagt, [00:13:14] ich akzeptiere papierlose Belege. [00:13:19] Heißt alles was wir sozusagen als digitales Erzeugnis haben, wie z. B. einen E-Mail-Beleg oder jetzt in unserem Case, [00:13:30] den Uber-Beleg der direkt in Concur auftaucht oder auch das ganze Thema, [00:13:36] gescannte Belege sprich entweder über den Scanner, abfotografiert und so weiter. [00:13:41] Dieser Beleg wird dann in dem Sinne, dass er lesbar ist, unveränderbar und mit den notwendigen Daten, Datum und so weiter, vom Finanzamt als Originalbeleg akzeptiert. [00:13:56] Und dadurch kannst du den Papierbeleg, den du vielleicht noch hast, wie z. B. den Hotelbeleg welchen du bekommst, [00:14:04] danach vernichten, weil in dem Moment wo du ihn fotografierst und in einem ordnungsgemäßen System wie jetzt Concur z.B. hinterlegst, ist das [00:14:14] für das Finanzamt der Originalbeleg und wird damit auch akzeptiert. [00:14:19] In der jüngeren Vergangenheit oder bzw in der Zukunft erfolgt auch noch einmal eine Klarstellung von Seiten [00:14:27] des Finanzamtes und des Bundeszentralamtes für Steuern heißt, die GoBD-Regel ist die Grundlage auf der diese ganzen Regelungen basieren und, [00:14:38] darin gibt es dann noch einmal eine weitere Klarstellung wie mit den Papierbelegen. [00:14:43] Oder auch mit den gescannten Belege umgegangen werden soll, auch über mobile und ortsunabhängige Lösungen. Das hört sich etwas spärlich an aber letztendlich ist das dann das Handy mit dem ich meinen Beleg abfotografiere.

[00:14:56] Wir waren ja auch als [00:14:57] offizieller SAP Concur Certified Implementation Partner auf der Concur Fusion Exchange im Mai 2019 als Aussteller vertreten, deswegen weiß ich da gab es eine ganze Reihe von Vorträgen die sich um dieses Thema [00:15:11] gedreht haben. Du warst in einem der Vorträge soweit ich weiß?

Genau, das war der Vortrag mit dem Titel "papierlose Reisekostenabrechnung, [00:15:20] Steuerprüfung ohne Stress?". Dabei war unter anderem der Bernhard Lindgens von Bundeszentralamt für Steuern und, [00:15:30] er hat das ganze Thema dann noch einmal vorgestellt am 28. Mai, wie sich das aus seiner Sicht mit den papierlosen Belegen verhält [00:15:40] und welche Voraussetzung dafür notwendig sind, dass man als Unternehmer zumindest in Deutschland sagen kann ok, ich kann, [00:15:48] mit Sicherheit sagen, dass ich meine Papierbelege auch vernichten kann. [00:15:54] Ein ganz wichtige Voraussetzung dafür ist das Thema steuerliche Verfahrensdokumentation, die ist notwendig, dass [00:16:02] das Finanzamt weiß und auch nachvollziehen kann die wir als Unternehmen mit den Belegen letztendlich umgehen. [00:16:11] Das gibt es ein paar Grundvoraussetzungen, die erfüllt sein müssen damit so eine Verfahrensdokumentationen, [00:16:16] funktioniert und zwar muss ich erst einmal den Überblick beschreiben, die Zielsetzung des Ganzen und dann meine Aufbauorganisation schildern. [00:16:29] Wie schaut das Organigramm aus? Wie ist mein internes Kontrollsystem organisiert? Welche [00:16:38] Lösungen setze ich letztendlich ein und dann brauche ich noch eine Beschreibung der Prozesse? [00:16:45] Wie läuft bei mir an Reisekostenabrechnung ab? [00:16:50] Und die kommt z. B. um noch einmal das Beispiel Uber-Beleg aufzugreifen, wie kommt mein Uber-Beleg, [00:16:56] von von der Fahrt letztendlich in unser Buchhaltungssystem z. B. SAP, DATEV etc. hinein und [00:17:06] wie kann danach sichergestellt werden, dass dieser Beleg auch jederzeit wieder im Original und unveränderbar zur jeweiligen Buchung aufgerufen werden kann. [00:17:16] Zum Schluss dann noch einmal das IT-Umfeld beschreibt und damit dann letztendlich die steuerliche Verfahrensdokumentation schließt. [00:17:25] Da ist aber definitiv der richtige Ansprechpartner der jeweilige Steuerberater, der kann da die Kunden entsprechend unterstützen.

[00:17:35] Ich habe gesehen die DSAG, die deutschsprachige SAP-Anwendergruppe, hat im Rahmen der Concur Fusion einen sehr spannenden Vortrag zu dem Thema SAP Concur. [00:17:46] bzw. SAP Travelmanagement On-Premise gehalten. Den Foliensatz zu diesem Podcast verlinke ich gerne noch einmal in den Shownotes. [00:17:55] Ich denke das hilft sehr, wenn man mal eine Gegenüberstellung der Funktionen hat, in der alten vs. der neuen Welt und auch wie sich das Ganze mit der Systemanpassung, mit der Wartung und Ähnlichem dann darstellt. [00:18:07] Also gerne noch einmal in die Shownotes gucken, da verlinke ich diesen Foliensatz. [00:18:13] Zurück zum Thema Reisekostenmanagement, fachlich gesehen was sind denn deine Erfahrungen nach, [00:18:19] die üblichen Anforderungen der Anwenderunternehmen, wo drückt da in der Regel der Schuh?

[00:18:26] Das ist relativ unterschiedlich, also wenn man das Ganze mal so ein bisschen übergeordnet betrachten, ist es so, [00:18:36] dass Geschäftsreisemanagement für Unternehmen mehr bedeutet, als Mitarbeiter von A nach B zu befördern und zu entsenden. [00:18:45] Es gilt Risiken zu managen wie z. B. Naturereignisse oder auch Streiks oder leider auch Anschläge [00:18:53] und damit dann auch umzugehen. Wenn Mitarbeiter sich im Ausland befinden, muss ich als Unternehmer um meiner Fürsorgepflicht [00:19:01] nachzukommen, wissen, wo sich meine Mitarbeiter befinden und das Ganze, [00:19:08] geht dann noch einmal weiter, dass man sagt okay, ich habe Thema Devices. Wie gehe ich mit meinem mobilen Endgeräten um? [00:19:18] 99 Prozent der Menschen in Deutschland haben Smartphone, [00:19:23] aber im privaten Umfeld, im geschäftlichen Umfeld ist es immer noch so, dass ja ein Großteil der Mitarbeiter kein Smartphone haben, was vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. [00:19:35] Jetzt ist hier eben die Fragestellung, dürfen [00:19:39] die Mitarbeiter ihr privates Smartphone nutzen um z. B. die geschäftliche Reisekostenabrechnung über die Concur App durchzuführen? Das sind auch zum Teil mögliche Grundsatzfragen, die man dann auch diskutiert und darauf eingehen muss an der Stelle. [00:19:55] Das kann man tatsächlich auch an den Prioritäten von Travelmanagern sehen. Es gab eine Erhebung, die zwar schon etwas älter ist, ich glaube aus dem Jahr 2015/16 aber da sieht man auch ganz klar, [00:20:08] Dass z. B. 60% der Travelmanager oder knappe 60% wollen die Reisekosten senken, [00:20:16] 39 % wollen das Risikomanagement verbessern, was ich soeben angesprochen habe, Compliance und auch Reiserisiken die es gibt, [00:20:26] und letztendlich auch hier 40% möchten gerne, dass Ihre Mitarbeiter mit den Reisen zufrieden sind.

[00:20:33] Okay wenn ich noch mal zusammenfassen darf, die Herausforderungen vor denen die Anwenderunternehmen stehen ist das Thema Mobile, [00:20:41] das Thema papierlos, die Lösung muss intuitiv sein, sie muss schnell zu bedienen sein und natürlich muss die Compliance stimmen und am Ende des Tages sind die Kosten [00:20:54] ein ganz maßgeblicher Treiber.

[00:20:56] Genau also auch noch einmal das Stichwort "Schnelligkeit", durch moderne Reisekosten-Abrechnungssysteme habe ich dann auch die Möglichkeit aus Sicht des Mitarbeiters z. B. 4 bis zu 5 fach schnellere Zeiten zu haben zwischen Ausgabe und [00:21:16] Rückerstattung von Spesen. Der Zeitraum und das ist für die Mitarbeiter sehr sehr wichtig, dass er einfach sehr gering und schnell zu bewältigen ist. Das kann ich [00:21:24] über den manuellen Prozess so nicht gewährleisten, dafür verbrauche ich einfach einen digitalen Prozess der [00:21:30] zügig durchläuft.

Das kann ich mir gut vorstellen, dass das die Mitarbeiterzufriedenheit steigert wenn die Reisekostenauslagen sehr zügig wieder auf dem eigenen Konto sind.

Definitiv, [00:21:39] das ist einer der Grundanforderungen, dass es zügig geht.

[00:21:45] Wie läuft denn ein SAP Concur Einführungsprojekt der Regel ab? [00:21:50] Wie würdest du das jetzt ausgestalten bei unseren Kunden, wenn du vor solchen Herausforderungen stehen würdest.

Im Regelfall ist es so, dass wir zunächst einmal mit dem Kunden die Anforderungen besprechen müssen. [00:22:01] Die Kunden kommen aus ganz ganz unterschiedlichen Richtungen, der eine Kunde hatte wie gesagt das [00:22:09] FI-TV also das Reisekostenmanagement On-Premise im Einsatz, der nächste Kunde, [00:22:16] möchte gerne eine Cloud-Lösung oder sprich Concur weiter ausrollen in einzelne Länder oder der dritte Kunde hat z. B. noch gar keine Reisekostenmanagement digital. [00:22:30] Und dann gilt es erst einmal zu klären, was sind letztens Endes seine Anforderungen und was ist die Lösung die er benötigt. Nachdem wir das Ganze gemacht haben, einfach um am Beispiel zu bleiben und er sagt, ok, SAP Concur [00:22:46] Travel Expense ist jetzt meine Lösung, das ist das was ich benötige und jetzt gilt es letztendlich ein Implementierungsprojekt zu gestalten. Hier ist es so, dass wir im Regelfall. [00:22:57] mehrere Phasen haben, wir starten mit einem Kickoff, der vor dem Lösungsdesign stattfindet. In diesem Kickoff bereiten wir den Kunden auf die [00:23:07] Konzeptionsphase vor. Hier ist es so, dass wir die Agenda mit ihm durchgehen und [00:23:15] hier schon alle notwendigen Inputs geben, ihm sagen wie er ein Projektteam zusammenstellt, wer wird benötigt.

Wer wird denn benötigt? Kurze Zwischenfrage.

Im Regelfall ist es ist so, dass du jemanden aus dem [00:23:30] Travelmanagement brauchst, essenziell, dann aus HR, Finance, IT. [00:23:38] Das sind so die Wesentlichen. Klar, hat man immer noch ein bisschen Rand-Beziehungen in Richtung Steuerdepartment oder so aber die vier genannten sind die wesentlichen Treiber. Aus jedem Teilbereich sollte auf jeden Fall jemand im Projekt. [00:23:55] enthalten sein. [00:23:58] Dann es ist so, dass wir den Kunden bestmöglich darauf vorbereiten, für diese Lösungsphase und dann so dass wir in diesem Lösungsdesign mit ihm. [00:24:08] Wie der Name schon sagt, [00:24:10] die Lösung konzipieren und ausarbeiten. Dann gehen wir immer relativ schnell in eine Pilotierungsphase, wo wir dann einen schnellen Piloten aufbauen [00:24:23] im System, so dass der Kunde auch relativ gut erkennen kann, [00:24:28] wie werden seine Anforderungen abgebildet und man kann die Anforderungen noch ein bisschen rundschleifen. Häufig ist es in der Theorie so, [00:24:37] dass die Anforderungen nicht ganz klar sind, wie sie sich das dann nachher im System darstellt und dadurch hat man ein viel viel besseres Vorstellungsvermögen und kann hier sagen, [00:24:46] so hab ich mir das nicht vorgestellt, das hätte ich gern bisschen anders oder das passt genauso.

Also bisschen Fleisch an den Knochen bringen..

Und dann gehen wir über meist zwei Iteration, [00:24:56] schleifen das Ganze noch einmal durch und irgendwann ist es dann soweit, dass der Go-Live vor der Tür steht. Und dann [00:25:05] unterstützen wir den Kunden häufig noch, indem wir entweder das Kernteam noch einmal schulen in der Anwendung oder dann auch die Enduser. [00:25:15] Nach dem GoLive gibt's eigentlich wie immer eine Hypercare-Phase wo wir für Fragen, Verbesserungen usw. auch zur Verfügung stehen.

[00:25:24] Vielen Dank Christoph für diese Zusammenfassung. Wir sind damit auch schon am Ende von dieser Episode. [00:25:32] Danke für den Input, sehr spannend wie ich finde, ich hoffe wir können uns da auch noch mal in Zukunft austauschen. [00:25:38]

Hat ihnen dieser Podcast gefallen, dann freuen wir uns sehr über fünf Sterne bei iTunes, [00:25:50] Feedback zu dieser Folge oder Themenvorschläge für künftige Episoden gerne per Mail an podcast@projekt0708.com.

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