Zunächst war vor allem auf Kundenseite noch einiges an Vorarbeit nötig, denn trotz einheitlicher Formulare wurden die Antrags- und Freigabeprozesse in den einzelnen Gebieten recht unterschiedlich gehandhabt. Auch die externen Bedingungen wie etwa die Tarifbestimmungen der Bundesländer unterschieden sich. „Wir haben im Vorfeld mehrere Workshops durchgeführt, um alle Anforderungen nachzuvollziehen und daraus dann ein verbindliches Konzept erstellen zu können“, so Constantin von Hornung.
Dabei war allen Beteiligten klar, dass es sich um eine Brückenlösung von drei bis vier Jahren handeln würde, da auf längere Sicht ein Umstieg auf SAP SuccessFactors auch für die HR-Kernfunktionen geplant ist. Doch auch für diesen Zeitraum lohnte es sich, weil die neuen Anwendungen den Aufwand für die Nutzer spürbar verringern würden.
Um möglichst früh von den Verbesserungen zu profitieren, wählte man einen agilen Projektansatz. Sobald einzelne Prozesse fertiggestellt und getestet waren, gingen sie live. projekt0708 hatte sich zum Ziel gesetzt, in den monatlichen Workshops beim Kunden vor Ort immer ein neues Feature vorzustellen. Auch auf Entwicklerseite war zunächst mehr Grundlagenarbeit nötig, weil die Verknüpfungen der Prozesse und Formulare mit den Fiori-Oberflächen in Form eines wiederverwertbaren Frameworks erst entwickelt werden mussten.
Dann aber nahm die Entwicklung mehr und mehr Fahrt auf; zunehmend konnte auf bereits erstellte Bausteine zurückgegriffen werden. Gleichzeitig wurde die Projektmethode innerhalb der einzelnen Prozesse angepasst: „Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und vor Gremien wie dem Betriebsrat zu bestehen, mussten die einzelnen Prozesse bereits in sich fertig und valide sein“, erläutert Constantin von Hornung.
Beginnend mit einer Ausfüllhilfe wurden so nacheinander die Formulare und Prozesse für die Arbeitszeit- und Einkommensänderung, Befristungsverlängerung, Austritt und die unbefristete Übernahme umgesetzt sowie die Vorlagen für eine arbeitgeberseitige Kündigung pilotiert.