Das Framework: SAP HCM Prozesse & Formulare
HR-Digitalisierung auf Basis moderner Benutzeroberflächen
Für Unternehmen die ihre personalwirtschaftlichen Prozesse digitalisieren bzw. automatisieren möchten, ist das "Framework" SAP HCM Prozesse und Formulare (P&F) von besonderem Interesse. Dies gilt insbesondere, wenn anstelle der bisherigen UI-Technologien SAP Fiori bzw. SAPUI5 vorgesehen wird.
Mit dieser flexiblen Lösung lassen sich, ähnlich einem Baukastenprinzip, beliebige HR-Prozesse und -Formulare digitalisieren. Durch die Straffung von Abläufen, dem Wegfall von Papier und der Reduzierung manueller Eingabetätigkeiten können zum Beispiel Prozesse in der Personalbetreuung erheblich beschleunigt werden – und dies unter Einsatz neuester Benutzeroberflächen und –technologien, wie etwa HR Renewal, SAP Fiori und SAPUI5.
Das eine maßgeschneiderte Erweiterung der SAP Standards Sinn machen kann, zeigte ein technischer Proof-of-Concept (PoC), welcher von projekt0708 im Auftrag eines Kunden aus dem Einzelhandel durchgeführt wurde.
Gegenstand dieses PoC´s war die Erprobung einer alternativen Benutzeroberfläche für die SAP ERP HCM Komponente Prozesse und Formulare (P&F) auf Basis von SAP Fiori anstelle von WebDynpro ABAP (WD4A). Letzere wurde im Zuge von HR Renewal bzw. der Core Renovation Initiative durch SAP im Standard bereitgestellt und ergänzte die bis dahin gängigen Adobe Interactive Forms. Das Ziel hierbei war zum Einen die zu schaffende Lösung auf mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) responsive darstellen zu können. Zum Anderen sollte von Anfang an der Endanwender und dessen Anforderungen aus der Praxis im Fokus der zu schaffenden Lösung stehen.
Beispiel-Prozess:
Versetzung eines Mitarbeiters
Der PoC erfolgte an dem beispielshaften Prozess „Versetzung eines Mitarbeiters“. Dieser HR-Prozess ist nur einer von vielen, die der Kunde derzeit mit diversen Antragsformularen im Intranet (Microsoft Sharepoint) vorhält und rudimentär digitalisiert hat. Die derzeitige Lösung besitzt eine Reihe von Schwachstellen. Beispielsweise besteht keine Integration in das führende personalwirtschaftliche System SAP ERP HCM, d. h. am Ende des Tages müssen die beantragten Anpassungen an Personalstamm- oder Organisationsdaten durch die HR Sachbearbeiter manuell vorgenommen werden. Auch ist zum Zeitpunkt der Antragsstellung keine Verprobung mit den Mitarbeiterdaten möglich – was zu entsprechenden Fehlern in Punkto Datenqualität führen kann.
Der SAP Standard sieht für Prozesse und Formulare (P&F) entweder die Oberflächentechnologie
• Adobe Interactive Forms oder
• Web Dynpro ABAP (FPM Forms)
vor. Darüber hinaus wurde von der SAP aber die Möglichkeit geschaffen, dass alternative Benutzeroberflächen zum Einsatz kommen können, d. h. der UI-Layer ist beliebig auswechselbar. Es kann somit bei Bedarf auch eine non-SAP Technologie (z. B. Microsoft Sharepoint, PHP, etc.) zum Einsatz kommen. Oder eben wie in diesem Kundenbeispiel geschehen, SAPUI5, die von SAP strategisch auf der UI-Roadmap gesetzte Technologie.
Der Antragsprozess „Versetzung eines Mitarbeiters“ besitzt eine mehrstufige Roadmap:
- Antrag anlegen
- Betriebsratsgenehmigung
- Information Mitarbeiterverantwortlicher (= Manager)
- Bearbeitung durch Personalabteilung
Es ist eine Plausibilitätsprüfung gegeben, d. h. Datenfelder die als Mussfelder deklariert, aber nicht gefüllt werden, zeigt das System in rot an. Gleiches gilt für Felder mit nicht zulässigen Feldwerten. Korrekt gefüllte Felder werden hingegen bei der Verprobung grün dargestellt. Wertehilfen unterstützen den Anwender dabei die korrekten Feldwerte einzugeben. Der Prozess kann erst dann gestartet bzw. abgesendet werden, wenn alle Daten richtig hinterlegt wurden.
Mobile Genehmigung
Des Weiteren wurde die SAP Fiori App „Mein Eingang“ bereitgestellt. In diesem zentralen Arbeitsvorrat schlagen zukünftig die zu genehmigenden Anträge des Prozesses „Versetzung eines Mitarbeiters“ auf. Technisch gesehen handelt es sich hierbei um Workitems des entsprechenden SAP Business Workflows, welcher der SAP HCM Prozesse und Formulare Lösung zugrunde liegt. Die SAP Fiori Inbox ist vollständig responsive und kann somit z. B. auch auf Smartphones zum Einsatz kommen. Die mobile Genehmigung ermöglicht den zuständigen Prozessteilnehmern, jederzeit - auch von unterwegs - eine Genehmigung oder Ablehnung des Antrags vorzunehmen. Prozesslaufzeiten werden dadurch entsprechend beschleunigt.
Da der PoC bewiesen hat, dass es technisch möglich ist SAP Fiori als alternatives UI für SAP HCM Prozesse und Formulare heranzuziehen, wurde nun das Projekt "AutAp" (Automatisierung von Antragsprozessen) gestartet. Ziel von "AutAp" ist die vorhandenen Antragsformulare abzulösen und weitere HR-Prozesse auf Basis dieses Lösungsansatzes zum Einsatz zu bringen.
Um möglichst schnell einen Mehrwert für die Endanwender des Kunden zu erzeugen, wurde eine agile Projektvorgehensweise gewählt. Auf Basis dieser Methodik werden in sogenannten „Sprints“ u. a. die folgenden Prozesse kurzfristig zur Verfügung gestellt:
• Austritt
• außerordentliche Arbeitszeit
• Eintritt
• Versetzung/Umgruppierung
• Kündigung (AG)
• Vertragsverlängerung
