WIR BEGLEITEN SIE AUF IHRER REISE IN DIE CLOUD
Reise- und Ausgabenmanagement
mit SAP Concur

Nationale oder internationale Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Deren Planung, Genehmigung und Abrechnung bilden die Kernkompetenz von SAP Concur, der cloudbasierten Lösung für Geschäftsreisemanagement aus dem Hause SAP. Das Lösungsportfolio von SAP Concur Travel & Expense bietet darüber hinaus umfassende Funktionen für Ihr Ausgabenmanagement. Somit lassen sich Rückerstattungen aller Art integrativ abwickeln.
Optimieren Sie gemeinsam mit uns Ihre Prozesse im Travelmanagement. Als zertifizierter und zuverlässiger Beratungs- und Implementierungspartner begleiten wir Sie bei der Transformation und (weltweiten) Einführung von SAP Concur. Wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite: von der Konzeption über die Implementierung bis hin zum Changemanagement und dem anschließenden Support.
KERNPROZESSE IM ÜBERBLICK
SAP Concur Module
Reisen planen und buchen Ihre Mitarbeiter künftig einfach über SAP Concur unter Einhaltung der Reiserichtlinien und Berücksichtigung von Bonusprogrammen, Rahmenverträgen und Budget.
Ihre Mitarbeiter beantragen anstehende Ausgaben und/oder Reisen einfach in SAP Concur. So digitalisieren und vereinfachen Sie den gesamten Beantragungs- und Genehmigungsprozess. Sie behalten gleichzeitig den Überblick über geplante und tatsächliche Ausgaben.
Mit dem intelligenten Tool Budget erhalten Sie maximale Transparenz und Kontrolle über ihre Budgets innerhalb SAP-Concur-Lösungen. Budget ist auf mobilen Geräten oder dem Desktop verfügbar.
TripLink erfasst jede Reservierung automatisch und hinterlegt die Reisedaten in SAP Concur. So können Sie im Unternehmen nicht nur genauer über aktuelle und zukünftige Ausgaben berichten, sondern auch ihre Fürsorgepflicht erfüllen.
Die digitalisierte und hoch automatisierte Lösung zur einfachen und korrekten Abrechnung von Ausgaben und Dienstreisen. Concur Expense berechnet automatisch die zustehenden Verpflegungspauschalen (Travel Allowance Service).
Ihre Mitarbeiter können Ihre Ausgaben schnell und einfach erfassen: Rechnungen fotografieren und rechtskonform mit der SAP Concur Mobile App hochladen. Es erfolgt eine automatische Befüllung der Ausgabenformulare durch OCR Erkennung.
Erfasst und berechnet mühelos Kilometerangaben und -pauschalen innerhalb der SAP-Concur-Mobile-App. Im Gegensatz zur manuellen Berechnung, entspricht die Erstattung mit Concur Drive immer der tatsächlich zurückgelegten Strecke.
Sobald eine Ausgabe in Concur angelegt wurde, wird automatisch ein monatlicher Ausgabenbericht erstellt. Ihre Mitarbeiter, die sich für die Nutzung von Expense Assistant entscheiden, können wählen, ob Expense Assistant automatisch kalenderbasierte oder reisebasierte Reisekostenabrechnungen für Sie erstellen soll.
Für den zentralen Kontenabgleich vom Unternehmen werden bezahlte Rechnungen automatisch zuvor genehmigten Reisebestandteilen zugeordnet.
Im Rahmen von Receipt Audit stellt ein globales Audit Team sicher, dass Datum, Betrag und Ausgabenarten auf der Rechnung mit der Erfassung in Concur Expense übereinstimmen. Zusätzlichen Schutz bietet Receipt Audit durch einen Sicherheits-Check, der die Richtlinienkonformität fehlender Belege bestätigt. Innerhalb des Policy Audits wird die Einhaltung Ihrer individuellen Reiserichtlinie geprüft.
Die schnelle Rückerstattung der Ausgaben an Ihre Mitarbeiter sowie die automatische Verbuchung in Ihrem Finanzsystem ist Ihnen garantiert, unabhängig von Ihrer ERP- bzw. Buchhaltungssoftware. Der automatisierte End-to-End-Abrechnungsprozess erleichtert die Erstattungsprozesse für Mitarbeiter und deren Kreditkartenabrechnungen.
SAP Concur fügt sich als Cloud-Lösung nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein (unabhängig von Ihrer ERP- bzw. Finanz- und Buchhaltungssoftware). Dadurch werden Ausgaben schnell und fehlerfrei verbucht, sämtliche Systeme bleiben stets konsistent und es herrscht eine durchgehende Transparenz der Ausgaben über alle Kanäle hinweg.
Sie analysieren auf den Cent genau in Echtzeit, wohin Ihr Reisebudget fließt. Anhand dieser Ergebnisse können Sie Rabatte aushandeln, Steuern sparen und Ihr Budget sicher planen. Concur Intelligence bietet detaillierte und anpassbare Reports und Dashboards, um Sie bei Ihren Entscheidungen zu unterstützen, maximale Transparenz in allen Bereichen und Einblicke in das Ausgabeverhalten des Unternehmens zu geben.
Das Concur App Center verfügt über vorkonfigurierte Partnerintegrationen mit SAP-Concur-Kernprodukten. Drittanbeiter wie beispielsweise Kreditkartenanbieter, Reiseportale, Autovermietungen etc. können einfach und schnell direkt mit SAP Concur verknüpft werden. Sie verbessern die Reiseerfahrung, vereinfachen Rechnungs- und Finanzprozesse und viele weitere unternehmensinterne Vorgänge. So gestalten Sie eine ganzheitliche Lösung mit Ihren bevorzugten Apps und Dienstleistungen.
z. B. Uber, Sixt, WeChat, …
Davon profitieren Sie mit uns als Partner
Wir begleiten Sie bei der
Implementierung
- Weltweite SAP Concur Implementierungen für jede Unternehmensgröße
- Professionelles Projekt- und Changemanagement von der Bestandsaufnahme über den Go-Live hinaus
Unsere erfahrenen Projektleitern begleiten Ihr Projekt zum Erfolg. Dazu bieten wir Ihnen ergänzend Unterstützung bei den Themen Change Management, HR-Digitalisierung sowie HR-Prozessoptimierung an. - Zielgruppengerechte Mitarbeitertrainings
Wir bieten Ihnen persönliche Schulungen oder p78 Concur Tutorials als Schulungspakete für Ihre Anwendergruppen (Mitarbeiter, Manager, Administrator, Genehmiger, Vertreter) an. Somit stellen Sie die richtige Nutzung des Systems sicher. - Entwicklung passgenauer und kundenindividueller Apps & AddOns
- Langfristiger Support für Ihr SAP Concur System
Mit unserem SAP Concur Support unterstützen wir Sie vom Roll-Out über das Akzeptanzmanagement bis hin zu Admin- und Anwender-Trainings. Darüber hinaus gerne auch bei laufendem Betrieb mit Updates, Releaseänderungen und Anpassungen.
- Sie erfahren eine rundum Betreuung: als zertifzierter Implementierungs- und Beratungspartner für SAP Concur Lösungen betreuen wir sie intensiv vor während und nach der Systemeinführung.
- Profitieren Sie von unserer Projekterfahrung aus globalen Länder Roll-Outs in über 30 Ländern.
- Setzen Sie mit uns als Spezialist für S4HANA und SAP SuccessFactors Integrationen auf eine ganzheitliche IT-Strategie.
- Wir entwickeln passende und individuelle Apps & AddOns für Ihr Reisekostenmanagement.
- Wir holen Ihre Mitarbeiter von Anfang ins Boot, gestalten den Change in Ihrem Unternehmen aktiv mit und schulen Ihre Mitarbeiter, um SAP Concur vollumfänglich nutzen zu können.
Projektvorgehen
Unsere
Implementierungsansätze
Sie sagen uns Ihre individuellen Anforderungen - wir setzen Sie um! Die implementierte Lösung ist für Ihr Unternehmen maßgeschneidert und wird Ihre Bedürfnisse vollumfänglich abdecken.
1. Kick-Off Workshop
Anforderungsanalyse (Design)
2. Vorkonfiguration (Prototyping)
3. Iterativer Prozess
Anpassung des Konfigurationentwurfes bis zur individuellen Endlösung
4. Testing und Go-Live Vorbereitungen
Einspielen der Mitarbeiterstammdaten
Standardschnittstelle zu (SAP) FI
5. Go-Live
Einführung & Anwenderschulungen
6. Hypercare (nach Go-Live)
After Go-Live Konfiguration: Bedarfsorientierte Unterstützung während der Einarbeitungsphase
Sie erhalten von uns eine vorkonfigurierte Lösung, die auf Basis unserer Best- Practices und langjährigen Kundenerfahrungen setzt. Gemeinsam finalisieren wir Ihre Lösung mittels einer Fit-Gap Analyse.
1. Kick-Off Workshop
Anforderungsanalyse (Check)
2. Best-Practice Konfiguration (Prototyping)
3. Fit-Gap Analyse und gemeinsame Finalisierung des Konfigurationentwurfes
Anpassung des Konfigurationentwurfes bis zur individuellen Endlösung
4. Testing und Go-Live Vorbereitungen
Einspielen der Mitarbeiterstammdaten
Standardschnittstelle zu (SAP) FI
5. Go-Live
Einführung & Anwenderschulungen
6. Hypercare (nach Go-Live)
After Go-Live Konfiguration: Bedarfsorientierte Unterstützung während der Einarbeitungsphase
Dieser pragmatische Ansatz ist für weltweite bzw. länderübergreifende SAP Concur Roll-Outs angedacht. Im Gegensatz zum sonst üblichen Verfahren, wird nicht an einem einzelnen Land orientiert gearbeitet, sondern ein Anforderungsprofil entwickelt, das von Anfang an langfristig weitestgehend auf alle Standorte übertragen und in allen Ländern genutzt werden kann. Der Prozess wird einmalig vorgegeben und die jeweiligen Länder passen dahingehend ggf. ihre internen Prozesse an.
1. Entwicklung eines globalen Templates (Anforderungsprofils)
2. Best-Practice Konfiguration (Prototyping)
3. Minimale Fit-Gap Analyse für einzelne Länder und Finalisierung des Konfigurationsentwurfes
Länder passen unternehmensinterne Prozesse an das definierte globale Template an, um Implementierung zu ermöglichen.
4. Testing und Go-Live Vorbereitungen
Einspielen der Mitarbeiterstammdaten
Standardschnittstelle zu (SAP) FI
5. Go-Live
Einführung & Anwenderschulungen
6. Hypercare (nach Go-Live)
After Go-Live Konfiguration: Bedarfsorientierte Unterstützung während der Einarbeitungsphase
Sie wissen nicht welcher Ansatz für Sie der Richtige ist?
Vereinbaren Sie gerne mit uns ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Wir begleiten Sie als Implementierungspartner
Reise- und Ausgabenmanagement mit SAP Concur im Überblick
p78 Launch for Success Packages
Best-Practice Pakete zum attraktiven Festpreis
Launch for Sucess: SAP Concur Expense
Wir führen Ihnen ein vorkonfiguriertes Best Practice Reisekostenabrechnungs- bzw. Ausgabenmanagementsystem im Unternehmen ein, halten Ihre internen Aufwände so gering wie möglich und begleiten Sie während des gesamten Projektes.
Launch for Sucess: SAP Concur Travel & Expense
Wir implementieren Ihnen ein vorkonfiguriertes Best Practice Reisemanagement und Reisekostenabrechnungs- bzw. Ausgabenmanagementsystem im Unternehmen. Die SAP Concur Travel Beratung und Design inkl. Testunterstützung ist inklusive.
EXKLUSIVE ERWEITERUNG FÜR IHR SAP CONCUR SYSTEM
p78 Apps & AddOns

Connector für Datev
Nutzt Ihr Unternehmen zur Finanzbuchführung die DATEV Buchhaltungssoftware und rechnet so auch Ausgaben und Reisekosten ab? SAP Concur bietet die optimale Lösung für Ihr Reise- und Ausgabenmanagement, indem es direkt an Ihre DATEV-Lösung angebunden werden kann. Mittels dem p78 DATEV Connector überführen Sie die Buchungsdaten Ihrer Reisekosten-Abrechnungen mit wenigen Klicks in Ihr DATEV Programm.

Erleichtern Sie sich die Verarbeitung Ihrer Reisekostenabrechnungen innerhalb Ihres DATEV-Systems mit dem p78 DATEV Connector.
Funktionsumfang im Überblick
Beschleunigen und optimieren Sie den gesamten Reisekostenabrechnungsprozess mit dem p78 DATEV Connector – von der Erfassung der Reisekosten bis zur Überführung der Buchungsdaten in Ihr DATEV System.
- Die Übergabe der Reisekosten von SAP Concur nach DATEV ist mithilfe des p78 DATEV Connectors schnell und einfach gemacht. Dadurch entfällt die manuelle Buchung der Reisekosten komplett.
- Alle geprüften und freigegebenen Abrechnungen werden kontinuierlich mit wenigen Klicks aus Ihrem SAP Concur System exportiert und anschließend sekundenschnell per Klick in Ihr DATEV System importiert.
- In der Exportdatei befinden sich alle notwendigen Angaben wie Kreditoren- und Aufwandskonten, Vorsteuerschlüssel, Beträge sowie Kostenstellen und Kostenträger etc. Welche Daten und Informationen von Reisekosten und Ausgaben an DATEV übermittelt werden, kann individuell für Ihr Unternehmen definiert werden.
Leichter und schneller Umgang mit fehlerhaften Buchungen: sollten Abrechnungen aufgrund von fehlerhaften Buchungen nicht in DATEV verarbeitet werden können, wird eine standardisierte Fehlerdatei aus DATEV generiert, die Ihnen den genauen Fehler ausgibt.
- Über den p78 DATEV Connector kann der Sachbearbeiter (Prozessor) die Fehler innerhalb der Reisekostenabrechnung in SAP Concur berichtigen.
- Die Anfrage wird erneut an DATEV übermittelt. Die entsprechenden Datensätze werden gebucht.

SAP Concur Document & Review
Unser exklusives AddOn für SAP Concur „Document & Review“ erleichtert die Belegverwaltung durch die digitale Auswertung und Anzeige Ihrer (Auslands-)Belege. Das Filtern und Zusammenstellen bestimmter Dokumente aus der Gesamtheit Ihrer Reisekostenabrechnungen wird so einfach wie nie zuvor sein. Sie sparen Zeit und Ressourcen in Ihrem Reisekostenmanagement.

Zusätzlich unterstützt p78 Document & Review die Analyse und Durchführung Ihrer Vorsteuerrückerstattung sowie die einwandfreie Durchführung von Compliance Audits:
- In welchen Ländern lohnt es sich eine Vorsteuerrückerstattung für unsere Auslandsbelege einzureichen?
- Wie können Sie sich auf Jahresabschlüsse und Compliance Audits optimal vorbereiten und diese zukünftig effizient abwickeln?
- Können Sie bestimmte Belege umgehend zur Verfügung stellen?
In unserem p78Lab erhalten Sie einen ersten Eindruck zu Funktionsumfang und Optik der Lösung.
Funktionsumfang im Überblick:
- Einfaches Filtern und Zusammenstellen bestimmter Belege aus der Gesamtheit aller Reisekostenabrechnungen nach individuell definierbaren Kriterien
- Belegsichtung und -prüfung innerhalb der Lösungen SAP ERP FI/CO und SAP Concur
- Direkter Zugriff auf die Belegverwaltung (durch individuelle Rollen- bzw. Berechtigungsvergabe im SAP System)
- Sichere und datenschutzkonforme Belegverwaltung gemäß Compliance und Länder-Richtlinien
- Vereinfachte Vorbereitung der Belege für den Vorsteuerrückerstattungsantrag bei der zugehörigen Landesfinanzbehörde
Alle Infos aus dem SAP Concur Umfeld
Gebündeltes Wissen
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Ihr Ansprechpartner
Anton Novac
Travelmanagement Experte seit 15 Jahren
Managing Consultant
E-Mail hello@projekt0708.com