Wissen, was man will

Fachkonzeption als Erfolgsbasis für die passgenaue IT-Unterstützung

Unternehmen / Branche
Klinikum Ingolstadt / Gesundheitswesen

Leistungsspektrum
Medizinische Kompetenz, erstklassige Versorgung und individuelle Betreuung – im Klinikum Ingolstadt ist jeder Patient in guten Händen. Bestmögliche Behandlung und Therapie garantieren die national und international anerkannten Mediziner in den Kliniken, Instituten und Zentren, sowie den Belegkliniken. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit der einzelnen Spezialisten ermöglicht umfassende medizinische Betreuung und Beratung. Auch in unvorhersehbaren Notfällen ist stets ein Spezialist vor Ort und kurze Transportwege erhöhen den Komfort und die Qualität.

Website
www.klinikum-ingolstadt.de

Wenn eine veraltete Softwarelösung ersetzt werden soll, starten viele Unternehmen übereilt ein Implementierungsprojekt und wundern sich dann, wenn die neue Software nicht ihren Vorstellungen entspricht. Das Klinikum Ingolstadt hat vor diesem eigentlich zweiten den ersten Schritt gemacht und damit den Grundstein für ein zukunftsfähiges Personalinformationssystem gelegt.

Zur bayrischen Großklinik gehören insgesamt 22 Kliniken und Institute. Mit mehr als 3.000 Mitarbeitern sowie 1.166 Betten- und Behandlungsplätzen steht das Klinikum für medizinische Kompetenz, erstklassige Versorgung und individuelle Betreuung. Bundesweit hat sich das Klinikum Ingolstadt durch die Einführung fortschrittlicher Arbeitszeitmodelle einen Namen als familienfreundliches und innovatives Unternehmen gemacht. Der zweitgrößte Arbeitgeber in Ingolstadt spielt in der Region auch als Ausbildungsbetrieb eine große Rolle, der junge Menschen in Zusammenarbeit mit dem Berufsbildungszentrum Gesundheit Ingolstadt in verschiedenen medizinischen Berufen ausbildet.

Um zum einen den hohen Bedarf an gut geschultem und kompetentem Personal decken zu können und zum anderen den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden - in den Kliniken und Instituten arbeiten vier Generationen zusammen - legt das Klinikum Ingolstadt viel Wert auf schlanke und effektive Prozesse im Personalwesen. Diese sollen einen möglichst geringen administrativen Aufwand bedeuten. „Wir hatten die Grenzen unserer eingesetzten Softwarelösung zum Beispiel in den Bereichen eRecruiting oder Weiterbildungsmanagement erreicht“, erklärt Renate Frischkorn, Leiterin der Hauptabteilung Personal, IT und Organisation. Deshalb soll die bestehende IT-Lösung Schritt für Schritt durch SAP abgelöst und um zusätzliche HR-Prozesse und Funktionen erweitert werden. Dem Klinikum ist wichtig, eine ganzheitliche, integrative IT-Unterstützung zu erhalten. Da bereits im Controlling, in der Materialwirtschaft und im Finanzwesen SAP eingesetzt wird, soll diese neue Softwarelösung dementsprechend mittels SAP ERP Human Capital Management (HCM) realisiert werden.

Workshops mit Iterationsstufen

Frischkorn und ihr Team möchte sich aber nicht durch den ausschließlichen Einsatz von SAP-Standardfunktionen einschränken lassen – die Software muss sich nach Möglichkeit den etablierten HR-Prozessen anpassen. Auch suchen sie nach innovativen Lösungen, um dem hohen Anspruch an das Personalmanagement gerecht zu werden. Das Klinikum Ingolstadt begann daher zunächst damit, die eigenen Anforderungen, die sowohl die Mitarbeiter in der Personal- als auch die in der IT-Abteilung an SAP besitzen, im Rahmen einer Fachkonzeption interdisziplinär zu erheben und vollumfänglich zu dokumentieren. Auf der Suche nach einem kompetenten Partner mit entsprechender Erfahrung in diesem Bereich fiel die Wahl auf die projekt0708 GmbH. Der Spezialist für SAP ERP Human Capital Management aus München hat schon für einige Unternehmen in der Health Care Branche vergleichbare Konzepte mitbetreut und gestaltet.

Der sogenannte Business Blueprint des Klinikums Ingolstadt beschreibt die Anforderungen der zu implementierenden Prozesse an SAP. Hierzu wurde eine Workshop-Serie anberaumt, in denen in unterschiedlichen Iterationsstufen anhand von projekt0708 entwickelten Fragekatalogen die Anforderungen gezielt ermittelt und dokumentiert wurden. „Uns war wichtig, dass projekt0708 einen roten Faden hatte und uns durch die Erstellung der Fachkonzeption führte“, sagt Frischkorn. So wurden unsere Prozessanforderungen mit dem Leistungsumfang des SAP-Standards abgeglichen und Deltas herausgearbeitet.

Standard, Anpassung oder 3rd-Party-Lösung

„Die Workshops haben uns intensiv in SAP geschult, sodass wir gegenüber potenziellen Dienstleitern auf Augenhöhe auftreten können.”

Renate Frischkorn, Leiterin der Hauptabteilung Personal, IT und Organisation

Im Rahmen dieses Business Blueprints konnte nun die Entscheidung getroffen werden, ob der SAP Standardfunktionsumfang für die Abbildung der eigenen Prozesse ausreicht, ob dieser anzupassen bzw. zu erweitern ist oder ob für das Klinikum eine sogenannte 3rd-Party-Lösung als ein den SAP Standard ergänzendes „AddOn“ den besten Weg darstellt. So kam zum Beispiel zutage, dass das Klinikum hinsichtlich der HCM Kernfunktionen wie etwa die Personaladministration, Personalabrechnung und dem Organisationsmanagement mit der SAP ERP HCM Suite optimal ausgestattet ist. Für die Abbildung der elektronischen Personalakte sowie die Dokumentenerstellung wird jedoch eine 3rd-Party-Lösung angestrebt. Folgende SAP HCM Module will das Klinikum voraussichtlich in den nächsten drei Jahren auf Basis des Erstellten Konzeptes sukzessive einführen:

Personaladministration
Organisationsmanagement
Personalabrechnung
Qualifikation und Anforderungen
Travel Management
E-Recruiting
Learning Solution
Self-Services (ESS/MSS)

Ende Januar 2016 startete das Klinikum mit dem ersten Workshop. Fünf Monate später war die vollumfängliche Fachkonzeption fertig. „Das gelang nur, weil die Mitarbeiter des Klinikums ein sehr hohes Engagement an den Tag legten“, berichtet projekt0708-Geschäftsführer Michael Scheffler aus dem Projekt. Nun sucht das Klinikum anhand einer HR/IT-Roadmap und mit weiterer Unterstützung des SAP-Spezialisten nach passenden Implementierungspartnern in Form einer europaweiten Ausschreibung. „Die Workshops haben uns intensiv in SAP geschult, sodass wir gegenüber potenziellen Dienstleitern auf Augenhöhe auftreten können“, unterstreicht Frischkorn einen Vorteil der Fachkonzeption. Auf diese Weise ist sie mit ihren Mitarbeitern bestens vorbereitet, um die idealen Partner zu finden, damit das Klinikum Ingolstadt mit einer tragfähigen IT-Unterstützung den zukünftigen Personalbedarf decken kann.