Der Knorr-Bremse Konzern mit Hauptsitz in München ist der weltweit führende Hersteller von Brems- und Sicherheitssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge. Innovativ denkende Mitarbeiter sind die Basis für den Erfolg des Unternehmens.

Damit der Konzern nicht nur die besten Mitarbeiter bekommt, sondern diese noch dazu auf eine komfortable Art und Weise, setzt er als AddOn den projekt0708 PDF Converter für SAP ERP Human Capital Management (HCM) ein. Der PDF Converter ist eine Zusatzsoftware, mit der Unternehmen das SAP ERP HCM erweitern und so passgenau auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden können. Die elektronische Bewerberakte für SAP E-Recruiting wurde möglich, indem das Tool webPDF von SoftVision integriert wurde.

SAP ERP HCM bietet in der Standardversion durch automatisierte Workflows und systemgestützte Korrespondenzen bereits eine Vielzahl effizienzsteigernder Funktionen, doch werden die Möglichkeiten des E-Recruitings erst mit Zusatzanwendungen vollumfänglich genutzt. Der projekt0708 PDF Converter etwa bündelt automatisiert alle Bewerberunterlagen in einem PDF-Dokument und erleichtert damit wesentlich die Arbeitsprozesse von Personalverantwortlichen und Führungskräften.

Ermöglicht wird die Zusammenfassung aller Datei-Anhänge durch das zugrundeliegende SoftVision-Produkt: Die serverbasierte Lösung webPDF bietet Funktionen zur zentralen PDF-Erzeugung und -Verarbeitung sowie zum PDF-Export und -Druck. Das Tool ermöglicht die Konvertierung von rund 100 Dateiformaten – darunter sämtliche Office- und Bildformate –, zudem können Dokumente aufgeteilt oder verbunden werden, einzelne Seiten können rotiert oder gelöscht werden. Interessant ist besonders bei sensiblen Daten das digitale Signieren und Zertifizieren – webPDF bringt ein entsprechendes Zertifikat im Dokumente an und schützt es dadurch vor Veränderungen. Mit der Möglichkeit zur Erstellung von PDF/A-Dateien ist auch die Langzeitarchivierung – etwa im Rahmen einer digitalen Personalakte –  kein Problem, da die Dokumente dem ISO Standard 19005-1 entsprechen, welches die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten definiert. Sobald eine Änderung erfolgt oder Anlagen hinzugefügt werden, gewährleistet die automatische Aktualisierung der PDF-Zusammenfassung, dass stets die aktuellen Daten zur Verfügung stehen. Ein besonders schöner Effekt ist der Zugriff auf die Kandidatenmappe via Tablet etwa im Rahmen eines Interviewtermins. Personaler ersparen sich auf diese Weise das Ausdrucken der Unterlagen, zudem fördert eine solche mobile Lösung ein modernes Image des Arbeitgebers. Ein weiteres Plus: Durch die Einbettung der PDF-Datei der Bewerbungsmappe in die SAP Web-Anwendung wird kein separates Fenster geöffnet.

Diese Vorteile überzeugten den Münchener Bremsspezialisten. „Ausschlaggebend dafür war neben dem komfortablen Handling, dass sich das Tool gut in unsere bestehende IT-Infrastruktur einfügen ließ“, erinnert sich Franz Eisenmann, Business Process & Application Consultant Human Resources der Knorr-Bremse IT Services GmbH. 

Seit Januar 2013 nutzt Knorr-Bremse den projekt0708 PDF Converter. „Zuvor mussten wir alle Unterlagen eines Bewerbers umständlich einzeln an- und durchklicken“, berichtet Franz Eisenmann. „Mit dem AddOn ist es nun möglich, elektronische Bewerbungen im Look-and-Feel einer klassischen Bewerbungsmappe zu präsentieren. Die elektronische Kandidatenmappe mutet nicht nur vom Aussehen wie eine herkömmliche Bewerberakte an, sondern orientiert sich auch hinsichtlich ihrer Handhabung an der Old-School-Variante. Anstatt einzelne Dateianhänge zu öffnen, können wir nun via Dashboard durch ein einziges Dokument scrollen - vergleichbar dem Durchblättern einer klassischen Bewerbungsmappe.“ Dazu werden im Hintergrund alle hochgeladenen Anlagen eines Bewerbers in ein zentrales PDF-Dokument zusammengefasst, mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis versehen und dem Anwender zur Verfügung gestellt. „Das bedeutet für unsere Recruiter und Manager eine erhebliche Erleichterung beim Handling der Unterlagen“, erklärt Franz Eisenmann. Ein einziger Klick verhilft zum Überblick über ein Kandidatenprofil. Die systematische Gliederung aller relevanten Daten des Kandidaten unterstützt nicht nur den gesamten Bewerbungsprozess, sondern vereinfacht den Vergleich von Bewerbungen.

Die Zusammenarbeit mit projekt0708 beschreibt der Bremsenspezialist als durchweg positiv. Daher wird das Unternehmen die Zusammenarbeit weiter ausbauen. „Wir werden in diesem Jahr peu à peu beginnen, den projekt0708 PDF Converter im Zuge unseres E-Recruitings-Rollouts an weiteren Standorten einzuführen“, berichtet Franz Eisenmann. Denn als technologischer Schrittmacher weiß der Konzern um die zentrale Bedeutung von stetig optimierten und harmonisierten Prozessen für den Unternehmenserfolg. Und weil dieses Ziel am besten im Team zu erreichen ist, ist auch zukünftig projekt0708 mit von der Partie.