Mit der Piller Work Zone bzw. PillerConnect wurden wir als Gewinner beim SAP Innovation Award 2024 in der Kategorie Experience Wizard ausgezeichnet. Wir freuen uns sehr!
Unternehmen / Branche
Piller Blowers & Compressors GmbH / Maschinenbau
Leistungsspektrum
PILLER ist Hersteller kundenspezifischer Gebläse und Kompressoren und zählt zu den Technologieführern in der Prozessindustrie. An neun Standorten weltweit beschäftigt PILLER rund 500 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Umsatz von 97,3 Mio. Euro (Stand 2022).
Website
www.piller.de
Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt in einem noch nie dagewesenen Tempo. Hybrides Arbeiten – ob von zu Hause, auf Geschäftsreise oder aus dem Ausland – ist im Zuge der COVID-Pandemie zum Standard geworden. Mitarbeitende in international agierenden Unternehmen brauchen schnellen Zugriff auf relevante Anwendungen ihres Arbeitsalltags: rund um die Uhr, von jedem Endgerät aus. Gleichzeitig führt der Wandel von On-Premise hin zu Cloud-Lösungen zu hybriden Systemlandschaften, die mit einer gestiegenen Komplexität und damit höheren Betriebsaufwänden einhergehen. Der erfolgreiche Hersteller kundenspezifischer Gebläse und Kompressoren PILLER nahm sich der Herausforderung an, den digitalen Arbeitsplatz seiner Mitarbeitenden zu modernisieren und für ein optimiertes und einheitliches Arbeitsumfeld zu sorgen.
Als global agierendes Unternehmen an neun Standorten weltweit sucht PILLER ständig nach innovativen Lösungen, um die Herausforderungen im digitalen Zeitalter zu meistern. Die COVID-Pandemie hatte die Notwendigkeit für flexible Arbeitsmodelle beschleunigt, die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen erforderte die nahtlose Integration und Betreuung heterogener Systemlandschaften. Zudem besteht bis heute in fast allen Branchen und Berufsgruppen ein erheblicher Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden. Ein verbessertes Mitarbeitendenerlebnis ist ein Schlüsselfaktor für die Bindung der Mitarbeitenden in einem derart volatilen Arbeitsumfeld. Mit einem beeindruckenden Portfolio an kundenspezifischen Gebläsen und Kompressoren hat sich PILLER als einer der Technologieführer in der Prozessindustrie etabliert. Das Unternehmen wuchs in den letzten Jahren sehr schnell, auch mit neuen Niederlassungen im Ausland. Bei den Mitarbeitenden wuchs gleichzeitig der Bedarf an Informationen – sowohl über PILLER selbst als auch über die Marktsituation des Unternehmens sowie dessen Kunden.
PILLER stand vor der Aufgabe, seine globale Belegschaft effizient zu vernetzen und ein modernes Mitarbeitendenerlebnis zu bieten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entwickelt PILLER die Vision einer zentralen digitalen Arbeitsumgebung: PillerConnect. Das Ziel ist es, eine Plattform zu schaffen, die alle Mitarbeitenden weltweit vernetzt und einen nahtlosen Zugriff auf alle notwendigen Anwendungen, Prozesse und Informationen ermöglicht. Zudem soll mit SAP Build die Möglichkeit geschaffen werden, dass Business User in einer "kontrollierten" Umgebung selbstständig Anwendungen mittels Low-Code/No-Code-Technologie entwickeln können, um die Digitalisierung von Prozessen zusätzlich zu beschleunigen.
Mit SAP SuccessFactors Work Zone wurde eine moderne und effiziente Lösung implementiert, welche die veraltete Intranetlösung ablöst und die verschiedenen Elemente zusammenführt.
Das Projekt „PillerConnect“ markiert einen Wendepunkt für die Produktionsmitarbeitenden (Blue Collar Worker) bei PILLER, die traditionell keinen eigenen Arbeitsplatz besitzen. Durch die Bereitstellung von PillerConnect auf allen (mobilen) Endgeräten – auch Bring Your Own Device (BYOD) – wurde eine inklusive Arbeitsumgebung geschaffen. Die Effizienz und das Engagement werden durch den verbesserten Zugang zu allen wichtigen Anwendungen, Prozesse und Informationen gesteigert.
Bereits seit 2017 nutzt PILLER SAP-Produkte. Im Laufe der Zeit führte das Unternehmen viele verschiedene SAP-Lösungen ein – vorrangig cloudbasiert. Meist täglich griffen Mitarbeitende auf eine Vielzahl unterschiedlicher SAP-Lösungen zu, darunter SAP SuccessFactors, SAP Sales Cloud, SAP Ariba, SAP HCM ESS/MSS sowie S/4HANA.
PILLER stand vor der Herausforderung, seine Mitarbeitenden weltweit zu vernetzen und systemübergreifende Workflows zu vereinfachen. Das bisherige Intranet war rein auf die Kommunikation von Informationen fokussiert und sollte u.a. auch aus diesem Grund ersetzt werden. Prozesse liefen über verschiedene Systeme und Technologien hinweg ab. Mitarbeitende mussten teilweise in über fünf Systemen aktiv werden und hatten 7 unterschiedliche Inboxen. Sie agierten unter Umständen mit diversen SAP Systemen und Benutzeroberflächen, was den Schulungsbedarf erhöhte und eine längere Einarbeitungszeit erforderte. Die zur Arbeit benötigten Daten lagen in unterschiedlichen Formaten und Strukturen vor. Analyse und Berichterstattung erforderten fortgeschrittene Werkzeuge und Fähigkeiten. Alle Entwicklungen von kleineren Anwendungen mussten über die IT abgewickelt werden, wodurch Entwicklerkapazitäten für andere wichtige Projekte blockiert wurden.
Die Entscheidung seitens PILLER für das Projekt entwuchs aus den genannten Hindernissen und der damit entstandenen Notwendigkeit, den Arbeitsplatz der Mitarbeitenden zu modernisieren und zu integrieren. Damit sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von der Funktion und dem Standort, von einer optimierten und einheitlichen digitalen Umgebung profitieren können.
Für die Umsetzung des Projekts suchte PILLER nach einer geeigneten Softwarelösung und einem kompetenten Implementierungspartner. Da PILLER bereits mehrere SAP-Lösungen im Einsatz hatte, wählte das Unternehmen SAP Build und damit SAP SuccessFactors Work Zone als Plattform. Ein bedeutsames Argument für die SAP-Lösung und gegen die alternative Lösung Microsoft Viva war die nahtlose Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft. Die Einführung von SAP SuccessFactors Work Zone wurde vom IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen projekt0708 GmbH als SAP-Gold-Partner begleitet, das sein tiefes HR-Prozess-Know-how und seine technische Expertise in den Bereichen SAP Build, SAP Business Technology Platform (BTP), SAP SuccessFactors und SAP HCM einbrachte.
projekt0708 verfolgte bei der PILLER Work Zone einen agilen und strukturierten Ansatz, um eine effektive und effiziente Implementierung der digitalen Arbeitsplatzlösung zu gewährleisten. Der Fokus lag darauf, die Bedürfnisse der globalen Belegschaft von PILLER zu verstehen und zu erfüllen. Es wurde eine moderne und integrative Plattform geschaffen, die den Zugang zu kritischen Anwendungen und Informationen vereinfacht.
Der erste Schritt des Projektes war die Durchführung einer vorgelagerten Projektphase, in der eine detaillierte Scoping- und Persona-Analyse stattfand. Ziel war es, die verschiedenen Nutzergruppen innerhalb des Unternehmens zu identifizieren und ein tiefes Verständnis ihrer spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen zu entwickeln. Diese Analyse ermöglichte es dem Projektteam, relevante Personas zu definieren und die Funktionalitäten festzulegen, die im Konzept der digitalen Arbeitsplatzlösung berücksichtigt werden sollten.
Nach der initialen Analysephase fokussierte sich das Projektteam auf die Umsetzung der ersten Ausbaustufe, die sich auf die Basisfunktionen und die Integration der deutschen Standorte und Gesellschaften konzentrierte. In dieser Phase wurde ein Minimum-Viable-Product-Ansatz (MVP) verfolgt, um das bestehende Intranet schnell und effizient durch die neue Plattform auf Basis von SAP SuccessFactors Work Zone zu ersetzen. Dieser Ansatz ermöglichte es dem Team, frühzeitig Feedback von den Endnutzenden zu sammeln und die Plattform iterativ zu verbessern.
Der erfolgreiche Go-Live der ersten Ausbaustufe in Deutschland markierte einen wichtigen Meilenstein im Projekt. Dieser Schritt ermöglichte es den Mitarbeitenden der deutschen Standorte, die neuen Funktionen und den verbesserten Zugang zu Unternehmensressourcen zu nutzen. Der Go-Live diente auch als Testlauf für die weiteren Implementierungsphasen und bot wertvolle Einblicke für die Optimierung der Plattform.
Nach dem erfolgreichen Go-Live in Deutschland widmete sich das Projektteam der zweiten Ausbaustufe: die Anforderungen und Bedürfnisse der internationalen Standorte und Gesellschaften wurden in den Fokus genommen. Diese Phase umfasste die Realisierung weiterführender Funktionen und die Integration zusätzlicher SAP- und Non-SAP-Anwendungen, um eine konsistente und umfassende Benutzererfahrung für alle globalen Mitarbeitenden zu gewährleisten. Auch wurden PILLER spezifische Anforderungen mit den Low-Code/No-Code Werkzeugen in SAP Build aber auch Pro-Code auf Basis von SAP Business Application Studio umgesetzt. Darunter beispielsweise eine eigene UI Integration Card „Piller Clock“, die über alle Zeitzonen hinweg die genaue Uhrzeit am jeweiligen Piller Standort darstellt.
Der internationale Go-Live der zweiten Ausbaustufe war ein entscheidender Moment für das Projekt, da er die globale Verfügbarkeit von PillerConnect sicherstellt. Die Mitarbeitenden an internationalen Standorten erhalten damit Zugang zu den erweiterten Funktionen und Ressourcen, was die weltweite Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens fördert.
Auch nach den erfolgreichen Go-Lives bleibt die Optimierung von PillerConnect ein kontinuierlicher Prozess. Die Implementierung funktionaler Verbesserungen, wie zum Beispiel die Einführung des Task Centers als zentrale Inbox über alle SAP-Lösungen hinweg, trägt dazu bei, die Benutzererfahrung stetig zu steigern und die Plattform an die sich wandelnden Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens anzupassen.
Der agile Projektansatz für die Implementierung von PillerConnect ermöglichte eine flexible und bedarfsorientierte Entwicklung und Einführung der digitalen Arbeitsplatzlösung. Durch die schrittweise Realisierung, angefangen bei einem MVP für die deutschen Standorte bis hin zum globalen Rollout, konnte PILLER gemeinsam mit projekt0708 ein modernes Intranet schaffen. Dieses steigert die Produktivität, fördert das Mitarbeiterengagement und bietet eine solide Basis für kontinuierliche Verbesserungen und zukünftiges Wachstum.
Die Implementierung von PillerConnect ist für PILLER und projekt0708 ein umfangreiches Unterfangen, das nicht nur die technologische Infrastruktur des Unternehmens transformiert, sondern auch tiefgreifende Einblicke in die Gestaltung und Führung von IT-Projekten im Kontext der digitalen Arbeitsplatzentwicklung bietet. Aus diesem Projekt gehern mehrere wertvolle Lessons Learned hervor, die für zukünftige Vorhaben richtungsweisend sind:
Agilität und Flexibilität sind entscheidend: Die Anwendung eines agilen Projektansatzes seitens projekt0708 erwies sich als äußerst vorteilhaft, um auf Veränderungen reagieren und Anforderungen effizient umsetzen zu können. Die Fähigkeit, schnell zu iterieren und Anpassungen vorzunehmen, trug wesentlich zum Erfolg des Projekts bei.
Bedeutung der Nutzerzentrierung: Die Einbeziehung der Endnutzenden von Beginn an durch Scoping und Persona-Analyse stellen sicher, dass die entwickelten Lösungen tatsächlich den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen. Dies unterstreicht die Wichtigkeit, die Nutzenden in den Mittelpunkt aller Entwicklungs- und Implementierungsphasen zu stellen.
Kommunikation als Schlüsselfaktor: Eine offene, transparente und kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den Stakeholdern bei PILLER förderte das Verständnis, die Akzeptanz und die Unterstützung für das Projekt.
Testen und Feedback sind unerlässlich: Frühzeitiges und regelmäßiges Testen, gepaart mit dem Einholen von Feedback, war entscheidend für die Identifikation von Verbesserungspotenzialen und die Sicherstellung der Nutzerakzeptanz. Dieser Prozess half dabei, die Lösung vor dem globalen Rollout zu optimieren.
Kontinuierliche Verbesserung sichert Langzeitwert: Das Projekt verdeutlicht, dass die Einführung von PillerConnect nicht das Ende, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist. Die Bereitschaft, auf Basis von Nutzerfeedback zu iterieren und neue Funktionen zu integrieren, ist entscheidend für den anhaltenden Erfolg und die Relevanz der Plattform.
Die Implementierung von PillerConnect hat für das Unternehmen transformative Vorteile gebracht. Einer der herausragendsten Erfolge ist die deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität durch die Zentralisierung von Arbeitsabläufen und Informationen. Die Bereitstellung eines einheitlichen digitalen Arbeitsplatzes verbessert nicht nur die internen Kommunikationswege, sondern fördert auch eine stärkere Unternehmenskultur und -zugehörigkeit. Durch die digitale Transformation innerhalb des Unternehmens kann PILLER seine Position als attraktiver Arbeitgeber stärken. Die flexible und skalierbare Plattform unterstützt zudem das nachhaltige Wachstum des Unternehmens, da sie schnell an veränderte Geschäftsanforderungen angepasst werden kann.
Die IT-Abteilung von PILLER profitierte erheblich von der Einführung von PillerConnect. Die Konsolidierung der IT-Landschaft reduzierte Komplexität und vereinfacht die Wartung und das Management der Systeme. Dies führt zu einer Senkung der Betriebs- und Supportkosten. Darüber hinaus ermöglichen die Nutzung von SAP Build und Low-Code/No-Code-Ansätzen eine schnellere und effizientere Entwicklung neuer Anwendungen und Funktionalitäten, was die IT-Abteilung in die Lage versetzt, sich stärker auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Die verbesserte Integration von Prozessen tragen zudem zu einer höheren Datenqualität und -sicherheit bei.
Die Mitarbeitenden sind die Hauptnutzenden von PillerConnect. Sie erleben eine deutlich verbesserte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit im täglichen Arbeitsumfeld. Der zentrale Zugriff auf alle relevanten Anwendungen und Informationen ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und reduziert den Aufwand für Routineaufgaben durch den flexiblen und mobilen Zugang. Darüber hinaus fördern die verbesserte Kommunikation und Kollaboration ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit und des Engagements im Unternehmen. Die Mitarbeitenden profitieren von persönlichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten durch den vereinfachten Zugang zu Lernressourcen innerhalb der „Learning Zone“, einem speziell hierfür etablierten Workspace, was wiederum zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit und Produktivität beiträgt.
Die Einführung von PillerConnect hat tiefgreifende und weitreichende Vorteile für das Unternehmen, seine IT-Abteilung und seine Mitarbeitenden gebracht. Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts unterstreicht die Bedeutung einer gut durchdachten digitalen Strategie und die Kraft agiler Projektmanagementmethoden PILLER hat eine solide Grundlage für kontinuierliches Wachstum und Innovation geschaffen, die es dem Unternehmen ermöglicht, sich den Herausforderungen einer sich schnell verändernden Geschäftswelt zu stellen und gleichzeitig ein herausragendes Mitarbeitendenerlebnis zu bieten.
In einer dritten Phase wird noch in 2024 auf Basis von SAP Build Work Zone das PillerConnect um eine Lieferanten- und Partnersicht erweitert, wodurch Lieferanten und Partner über ein zusätzliches Portal spezifische Dokumente und Informationen abrufen können.
