Transformation des on-premise basierten Reisekosten(abrechnungs)prozesses in die Cloud

SAP Concur als globales Reise- und Ausgabemanagement bei der RATIONAL AG

Unternehmen / Branche
RATIONAL AG / Industrie

Leistungsspektrum
Die RATIONAL-Gruppe ist der weltweite Markt- und Technologieführer für die thermische Speisenzubereitung in Profiküchen. Das 1973 gegründete Unternehmen beschäftigt mehr als 2.200 Mitarbeiter, davon über 1.100 in Deutschland. Seit dem IPO im Jahr 2000 ist RATIONAL im Prime Standard der Deutschen Börse gelistet und heute im MDAX vertreten. Mit über 1.000.000 Geräten im Markt sind die RATIONAL Kochsysteme zum Standard in den Profiküchen der Welt geworden.

Website

www.rational-online.com

Als Weltmarktführer für Profiküchenausstattung steht die RATIONAL AG permanent vor großen Herausforderungen und Entscheidungen, wenn es um die zukünftige Ausrichtung der Unternehmensstrategie geht. Mit dem Wechsel von der bisherigen On-Premise-Lösung zu cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen, ist dem Unternehmen ein entscheidender Schritt Richtung digitaler Neuausrichtung auf globaler Ebene geglückt.

Bereits in wenigen Monaten ist es RATIONAL gemeinsam mit dem zertifizierten SAP Concur Implementierungspartner projekt0708 gelungen, sein Expense Management für erste ausgerollte Standorte, komplett zu automatisieren und nahtlos an sein bestehendes Finanzsystem an zu binden. Zudem führte der Wechsel von der bisher eingesetzten On-Premise-Anwendung zu cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen zu einer Vielzahl positiver Veränderungen: vereinfachte Spesenabrechnungen gehören nun ebenso zum Alltag bei RATIONAL wie die sichere Einhaltung internationaler Richtlinien und die Gewissheit, auf globaler Ebene sicher und schnell agieren zu können. Zukünftig besteht der größte Vorteil der Cloud für RATIONAL in der Einbindung der Lösung in eine ganzheitliche, globale Gesamtstrategie. Unternehmensbereiche wie Finance, Sales und HR können weltweit von den Erkenntnissen profitieren, die ihnen digitale SAP-Concur-Lösungen liefern – für mehr Rentabilität und Resilienz.

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Auf diese SAP-Concur-Lösungen setzt RATIONAL

Concur Expense

Erfassung, Analyse und Reporting von Reisekosten: alles mit Expense.

ExpenseIt

Mit abfotografierten Belegen werden Ausgaben automatisch erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet.

Audit

Externe Überprüfung der Reisekostenabrechnungen gemäß Unternehmensvorgaben.

Intelligence

Die kombinierte Analyse von Reise-, Spesen-, Rechnungs- und Kreditkartendaten in einem einzigen Business-Intelligence-System verschafft einen klaren Überblick über alle Ausgaben.

Wechsel von
on-premise in
die Cloud

Standorte
weltweit

Integration in bestehende
SAP ERP Lösung

Die Ausgangslage

Mit mehr als 1.500 Geschäftsreisen und 300 Abrechnungen pro Monat, bedeutet eine On-Premise-Lösung für RATIONAL einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand im Travel-Backend sowie hohe Mehrkosten aufgrund eines unübersichtlichen Expense Managements. Zudem sorgen unterschiedliche Lösungen in verschiedenen Ländern weltweit für Einschränkungen im globalen Prozess.

Die Folgen:

• Hoher, manueller Zeitaufwand

• Fehlerhafte Abrechnungen

• Keine einheitliche Expense-Lösung

• Keine zentrale Administration möglich

„Durch den Wechsel von der On-Premise-Lösung in die Cloud ist RATIONAL nun deutlich flexibler, was die weiteren Roll-outs betrifft.”

Anton Novac, Managing Consultant bei projekt0708

Ein Change Projekt voller Vorteile

Implementierung

Das erfahrene Münchner-IT Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen projekt0708 wurde kurzerhand mit der Planung und Ausführung des gesamten Implementierungsprozesses von RATIONAL beauftragt. Nach einer gemeinsamen Festlegung spezifischer Anforderungen wurde ein Roll-out-Plan entwickelt – mit Deutschland als Pilotprojekt.

Roll-out

Bereits acht Monate nach der Entscheidung zur digitalen Transformation, erfolgt nach erfolgreicher Implementierung und ständiger Betreuung durch SAP Concur und dem Implementierungspartner projekt0708, der Roll-out in Deutschland.

Auswirkungen

Durch die Verknüpfung eines intelligenten Reisekostenmanagements mit dem eigenen Finanzsystem, erhöht die RATIONAL AG noch im schwierigen Corona-Jahr 2020 ihre Datentransparenz, gewinnt in Echtzeit Überblick über sämtliche Kosten, verbessert die Compliance und stärkt ihre unternehmerische Flexibilität, um auf die besonderen Herausforderungen während der Coronakrise – und darüber hinaus – schnell und sicher reagieren zu können.

Darum SAP Concur Lösungen

„Durch SAP Concur und die Unterstützung von projekt0708 konnten wir die Automatisierung von Reisekostenverbuchungen unter der Einhaltung von steuerrechtlichen Vorgaben erreichen.”

Florian Vogg, Teamleiter SAP FI-Projekte bei RATIONAL AG

Nach dem erfolgreichen Wechsel zu SAP-Concur-Lösungen und dem Wechsel in die Cloud, hat sich bei RATIONAL bereits in kürzester Zeit viel verändert:

Optimierte Prozesse

Dank der Harmonisierung aller Prozesse – über alle Standorte hinweg – lassen sich unternehmensweite Ausgaberichtlinien definieren und einheitliche Ausgabetypen zentral im System verwalten. Hinterlegte Mehrwertsteuersätze für Lebensmittel erleichtern die Erfassung und machen Abrechnungen minimal fehleranfällig.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Während die On-Premise-Lösung nur webbasiert verfügbar war, können Reisende mit der SAPConcur-App nun Belege unterwegs abfotografieren und Abrechnungen virtuell einreichen. Mit der Einführung des intuitiveren User Interface für die SAP-Concur-Lösungen verbessert RATIONAL die Benutzerfreundlichkeit und steigert die Motivation seiner Mitarbeiter.

Fundiertes Reporting

Waren früher nur Auswertungen auf Basis von Kostenstellen möglich, können nun aussagekräftige Reportings und Analysen für jedes Land erstellt werden. Damit werden nicht nur die Ausgaben nachvollziehbar, sondern auch, wie viele Reisen überhaupt stattgefunden haben. Zudem vereinfachen Reportings die Steuerprüfung enorm.

Intelligente Roll-outs

Die Roll-outs in den ersten Standorten brachten früh wichtige Learnings für den weiteren Change-Prozess. Für die anstehenden Implementierungen werden die Ausgangslagen an den einzelnen Standorten genauestens analysiert, länderspezifische Besonderheiten definiert und Systemanforderungen festgelegt.

Der Blick in die Zukunft

Auf Basis des erfolgreichen Wechsels plant RATIONAL ein voll integriertes, intelligentes und über alle Standorte hinweg einheitliches Ausgabenmanagement. Dass die Transformation schnell abgeschlossen sein wird, beweisen folgende Zahlen: Nur zwölf Monate nach dem erfolgreichen Pilotprojekt, wurden bereits sieben weitere Standorte mit einem zukunftsweisenden Expense Management von SAP-Concur-Lösungen ausgerollt. So geht RATIONAL noch gefestigter in die Zukunft. Zudem prüft RATIONAL die Einbindung von Concur Travel, um auch die Buchung von Geschäftsreisen direkt an das Finanzsystem anzuschließen und die Reisekostenabrechnung noch einfacher zu machen.

Erfahrungsbericht der Projektbeteiligten

Pai Arndt, Projektleiterin SAP Concur bei der RATIONAL AG präsentierte gemeinsam mit Anton Novac, Managing Consultant bei projekt0708 die Transformation des on-premise basierten Reisekosten(abrechnungs)systems in die Cloud bei der RATIONAL AG auf dem SAP Concur Partner Speed Dating!

Der Ablauf des Projektes beim Weltmarktführer für Profiküchenausstattung, die Ausgangssituation für die Umsetzung, die besonderen Herausforderungen der internationalen Implementierung und die auf beiden Seiten gesammelten Erfahrungen werden innerhalb von 25 Minuten vorgestellt!

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"Den Unterschied hat für uns die Professionalität der SAP-Concur-Lösungen gemacht. Sie war ausschlaggebend für unseren Wechsel in die Cloud."

Pia Arndt, People Partner Sales & Supporting Processes/ Projektleitung SAP Concur bei RATIONAL AG